Bevezető

Számlázás több folyamatból történhet számla kiállítás a rendszerben

• Új számla
• Számla másolás
• Kiszállításból számla
• Szerviz munkalapból számla

A folyamatleírás az új számla kiállítással és a számla másolással foglalkozik

A számlázás előfeltétele:

• ÁFA időszak létrehozása
• Kontrolling időszak létrehozása

Új számla

Új számlát a Pénzügy > Számla menüpontban lehet létrehozni az „Új" gomb megnyomásával.
A számlán a vevő kiválasztásával a partnernél megadott alapadatok automatikusan betöltésre kerülnek a fejadatok közé.

Az alapértelmezett fizetési feltétel és pénznem manuálisan felülírható. 

Új számlázási, szállítási cím esetén a Partnertörzsbe kell az új adatokat felvinni. 

A dimenziók viselkedése mind a vevői mind a beszállítói oldalon ugyanolyan: A számla fejében beállított dimenziókat tovább viszi tétel szintre is. Amennyiben a tételeknél szeretnénk más-más dimenziót beállítani, abban az esetben azt a tételeknél be tudjuk állítani.

Számla kelte: aktuális nap, szerkesztésére nincs lehetőség
Esedékesség: a fizetési feltétel alapján automatikusan kerül kiszámításra. Egyedi fizetési feltétel esetén a mező szerkeszthető.
Teljesítési dátum: aktuális nap, de ez felülírható. A számlán szereplő teljesítési dátumot kell itt megadni, könyvelési szempontból az áfa törvény szerinti teljesítésnek felel meg. A teljesítési dátum alapján az üzleti év automatikusan töltésre kerül.

ÁFA esedékesség: mező a számla teljesítési dátuma alapján automatikusan töltődik minden folyamatból létrejövő vevő számla esetén (pl. előleg, kiszállítás, szerviz), de a tartalma a számla lezárásáig szerkeszthető. A számla lezárása után ez a dátum nem módosítható, a „Könyvelés módosítása” gombbal sem – ez a gomb továbbra is csak a könyvelést módosítja. Az ÁFA esedékesség mező határozza meg, hogy az adott számla mely ÁFA időszakra kerül be az ÁFA analitikába. Az ÁFA esedékesség a számla nyomtatási képre nem kerül ki.

Lezárt ÁFA időszakra is lehet rögzíteni vevő számlát az ÁFA esedékessége alapján – ezért fontos az ÁFA esedékessége mező megfelelő kitöltése. Ilyenkor a számla lezáráskor egy figyelmeztető üzenet jelenik meg:

“A számla lezárt áfa időszakra vonatkozik. Biztosan módosítja a …. (áfa időszak) Áfa analitikáját? Igen / Nem”

Az „Igen” választásakor a számlát lezárjuk és bekerül abba a lezárt áfa időszakba, amelyikbe az áfa esedékessége alapján tartozik. Ebben az esetben az ÁFA önellenőrzést segíti, hogy a lezárt ÁFA időszak ÁFA analitikájában megkülönböztetve jelenik meg az utólag bekerült bizonylat. Itt a számla kap egy „ÁFA zárás dátuma” mezőt, ami megegyezik a számla lezárásának dátumával. Az így bekerült számlákat piros színnel mutatja mind az ÁFA analitika, mind a bevallás lista.

153/B §-nak megfelelés (ÁFA TV)

153/B. § ^*  (1) Abban az esetben, ha az adóalany által korábban megállapított és bevallott adóalap vagy az adóalany által korábban fizetendő adóként megállapított és bevallott adó csökken, az adóalany a különbözetet - ha az a fizetendő adót érinti, a 153/A. § (1) bekezdése szerint megállapított fizetendő adót csökkentő tételként - legkorábban abban az adómegállapítási időszakban jogosult figyelembe venni, amelyben

a) az eredeti számlát érvénytelenítő számla vagy az azt módosító számla a jogosult személyes rendelkezésére áll;

A helyesbítő vagy érvénytelenítő vevő számlák esetében 5.15 verziótól elérhető funkció, hogy az ÁFA esedékesség mező felülírható. Alapesetben a teljesítés dátumát ajánlja fel, azonban a dátum felülírható arra az esetre, ha a számla egy következő/későbbi időszakban kell, hogy szerepeljen az ÁFA bevallásban.

A számla lezárása után utólagos módosításra csak úgy van lehetőség, ha a számlát helyesbítjük vagy érvénytelenítjük, és új számlát állítunk ki a megfelelő ÁFA esedékesség dátummal.

Az ÁFA analitika felületen az ÁFA bevallásból kivétel gomb nem erre a célra szolgál!

Elszámolási időszakos számlák létrehozásakor az ÁFA esedékessége mező szintén a teljesítési dátum alapján töltődik, a számla lezárásáig ez szintén módosítható.

                                                                                                                                                                                                           _{ÁFA esedékesség számla felületen}

Nyomtatvány nyelve: ha nincs töltve, akkor a rendszerben beállított alapértelmezett nyelv szerint fog választani, de a partnertörzsben lehet beállítani, ha egy-egy partnernél más nyelvű nyomtatványt szeretnénk használni

Nyomtatvány nyelvének beállítása

Számla megjelenítési formája: a NAV online számla feladásban a számla megjelenítési formáját határozza meg.

• Papír alapú számla
• Elektronikus, nem EDI számla
• Elektronikus, EDI számla
• Nem ismert

A vevő számla kiállításkor a megadott értéknek megfelelően történik a NAV online számlában a számla beküldése a NAV felé.

A partneradatoknál be lehet állítani alapértelmezett értéket a partnerhez. Ebben az esetben a partner minden számla alapértelmezetten ezzel a beállítással jön fel, de lezárás előtt lehetőség van még szerkesztésre.

A cégadatoknál be lehet állítani alapértelmezett értéket. Ebben az esetben minden számla alapértelmezetten ezzel a beállítással jön fel, de lezárás előtt lehetőség van még szerkesztésre. Ha történt beállítás a cégadatnál, akkor a partner töltésnek már nincs haszna, a cégadat beállítás erősebb

Számla szerkesztő

Számlatétel rögzítés manuálisan: tetszőleges számú számlatételt a „Hozzáadás" gomb megnyomásával lehet kiválasztani.

Számla tételszerkesztő

Terméket a terméktörzsből lehet választani, illetve a szerkesztő segítségével új termék is egyszerűen felvehető. A termékből a megadott adatok automatikusan betöltésre kerülnek, az egységár, áfakód, kontír manuálisan felülírható:

• Mennyiségi egység
• Egységár
• Áfakód  - Kivéve, ha használjuk a Fordított adózás tiltás funkciót, ebben az esetben a terméken szereplő ÁFA Kód megváltozik! lásd még: Termék rögzítés; Partner rögzítés
• Főkönyvi szám

Számla tétel rögzítés excel import segítségével: a számla tételeit excel fájlból is lehetőség van importálni a gyorsabb számlarögzítés érdekében.

Egy korábbi számláról a Továbbiak / Tételek exportálás gomb megnyomásával a számla tételeket lehetőség van exportálni. Majd egy új számlán a Továbbiak / Tételek importálásával ez a fájl, vagy egy tetszőlegesen módosított tartalmú fájl beolvasható. Az importálás feltétele, hogy a fejadatok kitöltésre kerüljenek. Importáláskor, ha volt tétel rögzítve a számlán azok felülírásra kerülnek az importtal, így üres számlán érdemes az import funkciót használni. A tétel importálás és exportálás funkciójoghoz kötött.

_{Számla tételek összevonása nyomtatáskor}

Számla kiállítás (lezárás)

Számla lezáráskor a következő események történnek:

• Bizonylatszám: számla lezáráskor az Adminisztrációs alapadatok > Bizonylatszámok > Számla beállítások alapján a rendszer automatikusan kiosztja a következő sorszámot. Devizanemenként külön kell bizonylattömböt felvenni.
• NAV online számla: a lezárás hatására a számla a megfelelő feltételek teljesülése esetén feladásra kerül a NAV felé. A feladás státusza a számlán is megtekinthető a NAV történet altabon

NAV online számla adatok a számlafülön

• Áfa analitika: a tételen megadott áfa kódnak megfelelően a számla bekerül az ÁFA analitikába, ennek részletei az ÁFA analitika altabon látható

ÁFA adatok a számlafülön

         Amennyiben egy számla lezárt ÁFA időszakot érint, az ÁFA analitikában pirossal megjelölve jelenik meg (ezekre a tételekre önrevízió szükséges!):

                                                                                                                                                                         _{Lezárt ÁFA időszakot érintő számla megjelenítése ÁFA Analitikában}

• Kontírtételek: a számla lezárásával a számla a megadott adatok alapján kontírozásra kerül és bekerül a főkönyvbe. A könyvelés vevő naplóba kerül
  • A vevőkövetelés a vevő csoport alapján kerül kontírozásra.
  • A bevétel a terméken megadott termék könyvelési csoport alapján kerül kontírozásra. Belföldi működési területű partner esetén az értékesítés belföld, Közösségen belüli partner esetén az értékesítés EU, Közösségen kívüli partner esetén pedig az értékesítés egyéb külföld mezőben megadott értékek szerint.
  • Az áfa az ÁFA kódoknál megadott Fizetendő áfa főkönyvi szám alapján kerül kontírozásra.

Könyvelési adatok a számlafülön

• Hátralék státusz: a lezárt számla kiegyenlítetlen státuszba kerül, a bankban, pénztárban összepontozható, a különböző riportok (vevő-szállító analitika, partner egyenleg) a számla kiegyenlítéséig a számlát a kinnlevőségek között hozzák.

Lezárt számlán elérhető funkciók

Devizás számla kiállítás

Deviza árfolyamok beállításait Lásd
Devizás számla esetén a fejadatban a Pénznem mezőben kell a megfelelő devizát kiválasztani. A mező, csak tételek nélkül szerkeszthető. Ha van már tétel megadva és a deviza nem megfelelő, úgy előbb a tételeket kell törölni, utána válik szerkeszthetővé a pénznem mező.

Devizás számla szerkesztő

A deviza adatok alapján a teljesítés napi árfolyam betöltésre kerül, manuálisan nem szerkeszthető.
A kiállított számlákon az MNB árfolyam megjelenik, belföldi partnernek kiállított devizás számla esetén a számla áfa értéke forintban is feltüntetésre kerül a számlán.
Devizás számla lezárása, nyomtatása, korrekciója a normál számla folyamatnak megfelelően történik

Devizás számla kiállítás (lezárás)

Lezárás: a gomb megnyomásával a számla véglegesítésre kerül, Lezárt státuszú Normál számla jön létre a rendszerben. Lezárás után a számla nem szerkeszthető, korrekcióra csak a számla érvénytelenítésével vagy helyesbítésével van lehetőség.

• Bizonylatszám: számla lezáráskor az Adminisztrációs alapadatok > Bizonylatszámok > Számla beállítások alapján a rendszer automatikusan kiosztja a következő sorszámot. Devizanemenként külön kell bizonylattömböt felvenni.
• NAV online számla: a lezárás hatására a számla a megfelelő feltételek teljesülése esetén feladásra kerül a NAV felé. A feladás státusza a számlán is megtekinthető a NAV történet altabon
• Áfa analitika: a tételen megadott áfa kódnak megfelelően a számla bekerül az ÁFA analitikába, ennek részletei az ÁFA analitika altabon látható. Az ÁFA analitikában már csak a forintban meghatározott számlaérték kerül.
• Amennyiben a számla lezárt ÁFA időszakot érint, az ÁFA analitikában pirossal megjelölve jelenik meg ugyanúgy, ahogy a belföldi számlák esetében is. Ezekre a tételekre önrevízió szükséges.

ÁFA adatok a számlafülön

• Kontírtételek: a számla lezárásával a számla a megadott adatok alapján kontírozásra kerül és bekerül a főkönyvbe. A könyvelés vevő naplóba kerül. A tartozik és követel összeg a számla szerinti devizában és alapdevizában is megjelenik a kartonon.
  • A vevőkövetelés a vevő csoport alapján kerül kontírozásra.
  • A bevétel a terméken megadott termék könyvelési csoport alapján kerül kontírozásra. Belföldi működési területű partner esetén az értékesítés belföld, Közösségen belüli partner esetén az értékesítés EU, Közösségen kívüli partner esetén pedig az értékesítés egyéb külföld mezőben megadott értékek szerint.
  • Az áfa az ÁFA kódoknál megadott Fizetendő áfa főkönyvi szám alapján kerül kontírozásra.

Könyvelési adatok a számlafülön

• Hátralék státusz: a lezárt számla kiegyenlítetlen státuszba kerül, a bankban, pénztárban összepontozható, a különböző riportok (vevő-szállító analitika, partner egyenleg) a számla kiegyenlítéséig a számlát a kinnlevőségek között hozzák.

Folyamatos teljesítésű számla kiállítás

Szükséges beállítások
A folyamatos teljesítésű számlák ÁFA átvezetéséhez a Pénzügyi alapadatok > Áfa kódok menüpontban átvezetési számlát kell megadni.

Számlázás

Folyamatos teljesítésű számlák esetén a számla kiállításkor a folyamatos teljesítés checkboxot pipálni kell és meg kell adni az elszámoló időszak kezdete és záró dátumot. A megadott dátumok alapján az áfa törvény szerint a rendszer automatikusan felajánlja a teljesítési dátumot, de azt manuálisan felül lehet írni. A számlaképen a megadott elszámoló időszak a fejadatok alatt megjelenik.

Folyamatos teljesítésű számla lezárása, nyomtatása, korrekciója a normál számla folyamatnak megfelelően történik.

Lezárás: a gomb megnyomásával a számla véglegesítésre kerül, Lezárt státuszú Normál számla jön létre a rendszerben. Lezárás után a számla nem szerkeszthető, korrekcióra csak a számla érvénytelenítésével vagy helyesbítésével van lehetőség.

• Bizonylatszám: számla lezáráskor az Adminisztrációs alapadatok > Bizonylatszámok > Számla beállítások alapján a rendszer automatikusan kiosztja a következő sorszámot. Devizanemenként külön kell bizonylattömböt felvenni.
• NAV online számla: a lezárás hatására a számla a megfelelő feltételek teljesülése esetén feladásra kerül a NAV felé. A feladás státusza a számlán is megtekinthető a NAV történet altabon
• Áfa analitika: a tételen megadott áfa kódnak megfelelően a számla a teljesítési dátumnak megfelelően bekerül az ÁFA analitikába, ennek részletei az ÁFA analitika altabon látható.
• Amennyiben a számla lezárt ÁFA időszakot érint, az ÁFA analitikában pirossal megjelölve jelenik meg folyamatos számlák esetében is. Ezekre a tételekre önrevízió szükséges.

ÁFA adatok a számlafülön

• Kontírtételek: a számla lezárásával a számla a megadott adatok alapján kontírozásra kerül és bekerül a főkönyvbe. A könyvelés vevő naplóba kerül. Az elszámoló időszak záró dátuma alapján a vevőkövetelés, az árbevétel és a megadott áfa átvezetési számla kerül könyvelésre. A vevő-szállító analitikába is ezzel a dátummal kerül a tétel. A teljesítési dátum alapján pedig az átvezetési számláról a normál áfára kerül könyvelésre az áfa összege.

Könyvelési adatok a számlafülön

• Hátralék státusz: a lezárt számla kiegyenlítetlen státuszba kerül, a bankban, pénztárban összepontozható, a különböző riportok (vevő-szállító analitika, partner egyenleg) a számla kiegyenlítéséig a számlát a kinnlevőségek között hozzák.

Csoportos tranzakciók

A rendszerben létrehozott minden típusú, minden státuszú vevői számla a Pénzügyi alapadatok > Számla listában érhető el. A listában több tranzakció, csoportos tranzakció indítható.

Riportok

Partner egyenleg

A partner egyenleg lista Egyenleg típusa alapján a lekért dátumra mutatja a vevői és szállítói kinnlevőségeket. A lezárt vevő és beszállító számlákat listázza partnerenként és devizánként.

A késett napok számától – késett napok számáig funkció arra való, ha valaki ellenőrizni szeretné például, hogy van-e a partnernek 60 – 90 napja lejárt számlája és nem a korosított vevő analitikán ellenőrzi ezt.
Erről a felületről lehet a Fizetési felszólítókat és az Egyenlegközlőket is kiállítani. 

Számla forgalomlista

Az összes számla tétel szintű listázására valóriport. A rendszerben rögzített összes típusú és státuszú számla megjelenik. Egy 100 tételes számla 100 sorban jelenik meg a riportban. Tétel és Termék szintű riportálásra használható a lista.

Összesített forgalomlista

A Számla forgalomlista elemein felül a kiskereskedelmi (POS) értékesítés blokkjainak, egyszerűsített számláinak tételeit is tartalmazza.

Korosított szállító analitika

A bankok által is meghatározott időintervallumokban mutatja a vevői kinnlevőségeket, számlákat és partnerre könyvelt vevői kifizetéseket. Teljesítés (számviteli) és kelte dátumára lehet lekérni a kinnlevőségeket.

Vevő analitika

A vevői analitikára szűrve mutatja a lista az összes lezárt számlán, banki, pénztári vagy manuálisan rögzített vevői kifizetést. A kinnlevőség pipa használatával a megadott fordulónapra csak a még kiegyenlítettlen vevői állomány lekérhető.

Jogosultságok