A nyitó adatok importálásra csak új ügyfelek esetén, a rendszer használatbavételekor van szükség. A későbbi években importálásra már nincs szükség, a nyitás és zárás a rendszeren belül történik, erről részletesebb leírást Lásd. Nyitás és zárás.

Szükséges beállítások

Az importálás előfeltétele, hogy a rendszerbe a következő törzsadatok már feltöltésre kerüljenek:

• Partnerek
• ÁFA kódok
• Pénznemek (Adminisztrációs alapadatok > Pénznemek)
• Fizetési feltételek
• Dimenziók

Számla importálás

A Pénzügy > Vevő és szállító számla importálás menüpontban excel import segítségével rögzíthető a SMARTFRONT ERP rendszer használatát megelőzően kiállított (nyitott) vevő és szállító számlák. Az import segítségével felvett számlák bekerülnek a vevő és szállító analitikába, a nyitó analitika így rögzíthető.
Az importáláshoz szükséges mintafájlok a „Vevői számla export", illetve a „Beszállítói számla export" gombok segítségével tölthető le.

Adattartalom Vevő számla import

• Bizonylatszám: A számla bizonylatszám
• Számla kelte: A számla kelte
• Teljesítési dátum: A számla áfa törvény szerinti teljesítése
• Esedékesség: A számla fizetési határideje
• Számviteli teljesítés: A számla számviteli törvény szerinti teljesítése. Kitöltése csak akkor szükséges, ha az ÁFA törvény és számviteli törvény szerinti teljesítés eltér (folyamatos teljesítésű számlák)

• Fizetési feltételek: a rendszerben rögzített értékek valamelyike lehet. Fontos, hogy ügyelni kell a teljes egyezőségre, a kis- és nagybetűk használatára!
• Pénzforgalmi elszámolású: vevői oldalon a pénzforgalmi jelölés nem releváns, mert a SMART ERP ezt nem kezeli
• 0%/18%/27% - Nettó érték: A számla tartalomnak megfelelően az egyes áfa kulcsok nettó értékeit szükséges felvinni a megfelelő oszlopokba. A bontásra a forgalomlisták miatt van szükség, az analitika szempontjából az információ nem releváns.

• Nettó végösszeg: A „0%/18%/27% - Nettó érték" nettó értékek összege. Ennek meg kell egyezni a számlán szereplő összes nettó értékkel
• Bruttó végösszeg: A számlán szereplő összes bruttó érték
• Hátralék: a bruttó összegből még nyitott összeget kell megadni. Ennek segítségével lehet részben kiegyenlített számlákat kezelni.
• Fizetési dátum: részkiegyenlítés esetén a kiegyenlítés dátuma
• Pénznem: a számla pénzneme, a rendszerben rögzített értékek valamelyike lehet. Fontos, hogy ügyelni kell a teljes egyezőségre, kis- és nagybetűk használatára!
• Árfolyam: a számla árfolyama. Forint számlák esetén a mező értékének 1-nek kell lennie.
• Vevőkód: a rendszerben rögzített partner partnerkódja
• Vevő: a rendszerben rögzített partner neve. Fontos, hogy ügyelni kell a teljes egyezőségre, kis- és nagybetűk használatára!
• Megjegyzés: esetleges megjegyzések használatára, kitöltése nem kötelező
• Ország/Irányítószám/Város/közterület neve: Megadható számlázási cím, a mező kitöltése nem kötelező.
• Dimenzió: a megfelelő dimenziók itt rögzíthetők. A mező kitöltése nem kötelező.

Adattartalom Szállító számla import

• Iktatószám: A számla iktatószáma a korábbi rendszerből
• Bizonylatszám: A számla bizonylatszám
• Számla kelte: A számla kelte
• Teljesítési dátum: A számla áfa törvény szerinti teljesítése
• Esedékesség: A számla fizetési határideje
• Számviteli teljesítés: A számla számviteli törvény szerinti teljesítése. Kitöltése szállítói számlák esetén kötelező.

• Fizetési feltételek: a rendszerben rögzített értékek valamelyike lehet. Fontos, hogy ügyelni kell a teljes egyezőségre, a kis- és nagybetűk használatára!
• Pénzforgalmi elszámolású: pénzforgalmi áfás számlák jelölésére szolgál, „igen" megnevezést szükséges adni ezeknél a számláknál

• 0%/18%/27% - Nettó érték: A számla tartalomnak megfelelően az egyes áfa kulcsok nettó értékeit szükséges felvinni a megfelelő oszlopokba. A bontásra a forgalomlisták miatt van szükség, az analitika szempontjából az információ nem releváns.

• Nettó végösszeg: A „0%/18%/27% - Nettó érték" nettó értékek összege. Ennek meg kell egyezni a számlán szereplő összes nettó értékkel
• Bruttó végösszeg: A számlán szereplő összes bruttó érték
• Hátralék: a bruttó összegből még nyitott összeget kell megadni. Ennek segítségével lehet részben kiegyenlített számlákat kezelni.
• Fizetési dátum: részkiegyenlítés esetén a kiegyenlítés dátuma
• Pénznem: a számla pénzneme, a rendszerben rögzített értékek valamelyike lehet. Fontos, hogy ügyelni kell a teljes egyezőségre, kis- és nagybetűk használatára!
• Árfolyam: a számla árfolyama. Forint számlák esetén a mező értékének 1-nek kell lennie.
• Szállítókód: a rendszerben rögzített partner partnerkódja
• Szállító: a rendszerben rögzített partner neve. Fontos, hogy ügyelni kell a teljes egyezőségre, kis- és nagybetűk használatára!
• Partner bankszámla: a partner bankszámlaszáma, a partnernél rögzített bankszámlák egyike lehet. Kitöltése utalás feladás használata esetén ajánlott!
• Megjegyzés: esetleges megjegyzések használatára, kitöltése nem kötelező
• Dimenzió: a megfelelő dimenziók itt rögzíthetők. A mező kitöltése nem kötelező.

Importálás

A kitöltött fájlokat a „Vevői számla import" és a „Beszállítói számla import" gombok segítségével lehet a rendszerbe betölteni.
Hiba esetén a listában megjelenik, hogy mely sor, mely oszlopában milyen típusú hiba található. A számla rögzítéshez hasonlóan az import esetén is vannak validációk, például azonos bizonylatszámmal nem lehet két számlát importálni.

Vevő számla import hibaüzenet

Hiba esetén a leírásnak megfelelően a hibákat javítani szükséges, majd a fájlt újra kell importálni.
Betöltés akkor történik, ha fájl minden sorában helyes adat található. Ebben az esetben a „Vevői számla import" és a „Beszállítói számla import" gombok megnyomása után sikeres mentés jelzi, hogy az importálás megtörtént.

Vevő számla import – sikeres mentés

A Nyitó számlák sajátosságai

A nyitó import során létrejövő szállítói és vevő számlák néhány sajátossággal rendelkeznek

Nyitó vevő számlák

Az importál nyitó vevő számlák Kézi számla típusúak lesznek, ezzel könnyel elkülöníthetők a normál számláktól. Az importált számlák esetén az Import forrás mező értéke Import nyitó lesz. A számlákon csak egy fajta termék szerepel import_product – Technikai import tétel megnevezéssel. A számlán nincs áfa kód, csak az import fájlban megadott nettó, áfa és bruttó összeg jelenik meg.
Importált vevői számla - számlakép

A számlák mögött könyvelés nincsen, az importálás csak a vevő-szállító analitikába teszi be a számlákat.
Az importált számláknak nincs kapcsolata az áfa analitikával.
A számlákat szerkeszteni nem lehetséges, csak import számla törléssel funkcióval (lásd. később) lehet törölni, majd a javított értéket újra importálni.
A számlák a vevő-szállító analitikában kiegyenlítésig nyitottként jelennek meg. A számlák nyitott számlaként megjelennek a bankban, pénztárban, kiegyenlítésük itt lehetséges.

Nyitó szállító számlák

Az importál nyitó szállító számlák Normál típusú, Lezárt számlák lesznek. A korábbi iktatószám alapján egyszerűen elkülöníthetők a rendszerben rögzített számláktól. Az importált számlák esetén az Import forrás mező értéke Import nyitó lesz. A számlákon csak egy fajta termék szerepel import_product – Technikai import tétel megnevezéssel. A számlán nincs áfa kód, csak az import fájlban megadott nettó, áfa és bruttó összeg jelenik meg.

Importált szállítói számla - számlakép

A számlák mögött könyvelés nincsen, az importálás csak a vevő-szállító analitikába teszi be a számlákat.
Az importált számláknak nincs kapcsolata az áfa analitikával. Pénzforgalmi áfás számlák esetén sem jön létre áfa tétel nyitó import számla kiegyenlítésekor.
A számlákat szerkeszteni nem lehetséges, csak import számla törléssel funkcióval (lásd. később) lehet törölni, majd a javított értéket újra importálni.
A számlák a vevő-szállító analitikában kiegyenlítésig nyitottként jelennek meg. A számlák nyitott számlaként megjelennek a bankban, pénztárban, kiegyenlítésük itt lehetséges.

Nyitó analitika

Az importált számlák kinnlevőségként megjelennek a vevő-szállító analitikában.
A fordulónapra lekért analitika az import alapján hozza az összes nyitott számlát.

Nyitó vevő analitika

A főkönyvi és analitikus nyitás elvégzése után a fordulónapra lekért főkönyvnek és a fordulónapra lekért analitikának egyezőséget kell mutatnia. Ezt mindenképpen ellenőrizni érdemes!

A nyitás javítása

Az importált számlák javítása nem lehetséges a rendszerben. Hibás importálás esetén az importált számlákat törölni szükséges, majd a javítás után a megfelelő adatokkal új fájl importálása szükséges.

Az importált számlák törlése két helyen lehetséges a rendszerben.
A Pénzügy > Vevő és szállító számla importálás menüben az „Importált adatok törlése" gomb megnyomásával egy import csomag csoportos törlésére van lehetőség. A törléshez meg kell adni a Bizonylattípust (vevő vagy szállító) és az Importálás dátumát. Ezzel az egy csomagban importált számlák tömegesen törölhetők. A rendszer csak azokat a számlákat törli, amit lehetett. Amennyiben a törlés valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor figyelmeztető üzenet jelenik meg arról, hogy melyik számlánál miért nem lehetséges a törlés.
Számla szintű törlésre a vevő számlák esetén a Pénzügy > Számla menüben a számla kijelölése utána az „Importált számlák törlése" gomb megnyomásával van lehetőség. Akár több számla egyszerre kijelölhető és törölhető. A rendszer csak azokat a számlákat törli, amit lehetett. Amennyiben a törlés valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor figyelmeztető üzenet jelenik meg arról, hogy melyik számlánál miért nem lehetséges a törlés.
Szállítói számlák esetén csak import fájlonkénti csoportos törlésre van lehetőség.

Jogosultságok