Beállítandó paraméterek
A csomagkezeléshez a rendszerben több paramétert be kell állítani.
Az Adminisztráció-Dokumentumkezelőben létre kell hoznunk egy adott mappát, amelybe a visszaküldött PDF állományokat tároljuk le:
Alapvető beállítások
A rendszerben pár további beállításra is szükség van:
A szállítási módok
Az Értékesítés/Értékesítési alapadatok Szállítási módok fülön kell rögzíteni.
- Külső azonosító:
Ezt kell megadni az interfészt bekapcsoló folyamati paraméter értékeként. - Csomag információ email szövege:
Az az előre berögzített Nyomtatvány szöveg, amit az email kiküldés használ. - Szállítói címkés:
A szállítási mód esetén lehet-e csomag címkét nyomtatni.
Bizonylat tömb beállítása
Az Adminisztráció – Adminisztrációs alapadatok menüben a Bizonylatszámok altabon be kell rögzítenünk a cimkékhez tartozó paraméterezést.
Esetünkben CSOM előtaggal és hat numerikus karakterrel vettük fel:
Email sablon szöveg beállítás
A nyomtatvány szövegeknél lehet rögzíteni a az email sablon szöveget, amit az email küldésnél automatikusan előtöltünk, ha az hozzá van rendelve a csomag szállítási módjához.
3 különböző sablon rögzíthető.
- GLS csomag email sablon (amennyiben a csomagot GLS-el kézbesítjük) - Ebben az esetben Típushoz használjuk a Csomag információ email törzsszöveg1-et
- Személyes csomag átvétel email sablon (amennyiben a csomagot személyesen veszi át az ügyfél) - Ebben az esetben Típushoz használjuk a Csomag információ email törzsszöveg2-t
- Saját címkés csomag email sablon (amennyiben nem GLS által küldött adatok alapján hozzuk létre a címkét - Ebben az esetben Típushoz használjuk a Csomag információ email törzsszöveg3-t
Munkafolyamat
A csomagkezelés funkciót két külön folyamat során is használni tudjuk a rendszerben.
- Rendelés -> Kiszedés -> Kiszállítás → Csomagfeladás -> Címke nyomtatás -> Email küldés - Ebben az esetben már a rendelés létrehozása során olyan beállításokat használunk, ahol az adott rendelést csomagos kiszállításként tervezzük az ügyfélhez eljuttatni.
- Csomagkészítés korábbi kiszállításból - ebben az esetben egy olyan rendelést irányítunk át csomagkezelési ágra, ahol már létrehoztuk a kiszállítást.
Rendelésből létrehozott csomagszállítás
Megnyitjuk az Értékesítés - Rendelések menüt.
Az új gombbal létrehozunk egy új rendelést. A rendelésen megadjuk a kötelező mezők adatait (sárgával jelölve).
Tételekhez felvesszük az értékesíteni kívánt terméket:
A felvett adatokkal elmentjük a rendelésünket. A menü sorban az eddig inaktív gombok aktiválódnak a további munkafolyamathoz. Rendelésünk státusza: Új.
Ezek után a Készletkezelés menüből rákattintunk a Kiszedési lista készítése menüre.
A Szállítás módnál megadjuk a kívánt kiszállítási módot (esetünkben most a GLS-t), valamint a Kiszállítás dátumát:
Ezek után megnyitjuk a tételsort és visszaigazoljuk a kiszedett mennyiséget:
Elmentjük a kiszedési listánkat és ezzel aktiváljuk az oldalon a további munkafolyamathoz szükséges menűpontokat:
A menüsorból kiválasztjuk a Kiszállítás készítése menüt.
Itt ellenőrizzük, hogy a Szállítás módja, valamint a Kiszállítás dátuma megfelelően ki legyen töltve:
Ezen az oldalon kel megadnunk az információt, hogy mennyi csomagban fogjuk teljesíteni a rendelést (esetünkben én most 3 csomagot állítok be):
A tételek menüsorában (a 3 pontra kattintva) megnyitjuk a Csomagok menüpontot:
Majd a Csomag generálás parancsgombbal létrehozzuk a csomagazonosítókat.
Fontos: a csomagok súly és értékelosztását a rendszer a létrehozott csomagszámra arányosan osztja szét. Amennyiben eltérés van a valós adatokhoz képest, akkor ezt manuálisan kell korrigálni!
Láthatjuk, hogy létrejött három csomagazonosító, amelyeken a Címke státusz, a Csomag státusz és az Email státusz is 'Új' státusszal szerepel.
A hozzáadás parancsgombbal újabb csomagot fel tudunk venni, ha arra lenne szükség.
Az esetünkben 'Utánvétes' fizetésű csomagokat kezelünk. Az utánvétes csomagoknál az utánvét összegét minden esetben a vezér, vagyis az első csomagnál tüntetjük fel:
Amennyiben szükséges, akkor a tételsor kijelölésével lehetőségünk nyílik a törlésre is.
Csomagfeladáshoz jelöljük ki a kívánt vagy minden csomagot:
Majd ezek után kattintsunk a Csomag feladás gombra. Itt felugrik egy ablak, amely megerősítést vár tőlünk, hogy csak a kijelölt csomag adatait küldjük át, vagy az összes csomagét. Szükség szerint eldönthetjük.
A feldolgozás után láthatjuk, hogy a Csomag státusz módosult Új → Feladva státuszra.
Csomag címkéket úgy tudunk nyomtatni, hogy kijelöljük a tételsorokat, majd rákattintunk a Címke nyomtatás parancsgombra.
Itt a rendszer ismételten visszakérdez, hogy csak a kijelölt tételsor csomagjára, vagy minden csomagra nyomtassunk címkét.
Egy új felugró ablakban megjelennek a kinyomtatható címkék.
Itt kinyomtathatjuk a címkéket.
Ezek után, kiértesítjük Email-ben a vevőt a Csomagszám küldés parancsgombbal:
Lehetőségünk van a levélbe a rendeléshez előzőleg feltöltött dokumentumok csatolására is.
Amennyiben a levelet elküldtük, akkor a csomag tételsoron az Email státuszunk 'Elküldve'-re módosul.
Ezek után a Kiszállításunkat a Kiszállítás menüből Szállítólevél nyomtatással vagy Lezárással tudjuk lezárni.
Szállítólevél nyomtatás esetén kinyomtathatjuk a szállítólevelet
Mindkét lépés után a Szállítási feladatunk lezárt státuszt kap.
Kiszállítási folyamatból indított csomagfeladás
Amennyiben már egy létrehozott kiszállítási igényből szeretnénk csomagfeladást létrehozni, akkor megnyitjuk a Készletkezelés - Kiszállítás menüpontot.
Kiválasztjuk a csomagfeladásra szánt szállítást és megnyitjuk:
Megadjuk a szállítási módot, a Szállítás dátumát és a csomagok számát
A tételek menüsorában (a 3 pontra kattintva) megnyitjuk a Csomagok menüpontot:
Majd a Csomag generálás parancsgombbal létrehozzuk a csomagazonosítókat.
Láthatjuk, hogy létrejött kettő csomagazonosító, amelyeken a Címke státusz, a Csomag státusz és az Email státusz is 'Új' státusszal szerepel.
Fontos: a csomagok súly és értékelosztását a rendszer a létrehozott csomagszámra arányosan osztja szét. Amennyiben eltérés van a valós adatokhoz képest, akkor ezt manuálisan kell korrigálni!
A hozzáadás parancsgombbal itt is fel tudunk venni újabb csomagokat, ha arra lenne szükség.
Ebben az esetben 'Átutalás (30 nap)' fizetési mód van kiválasztva a rendelésen, ezért a vezér (első) csomagra nem kerül fel utánvétes költség.
Ebben az esetben is lehetőségünk van a kijelölt csomagok törlésére.
Csomagfeladáshoz jelöljük ki a kívánt vagy minden csomagot:
Majd ezek után kattintsunk a Csomag feladás gombra. Itt felugrik egy ablak, amely megerősítést vár tőlünk, hogy csak a kijelölt csomag adatait küldjük át, vagy az összes csomagét. Szükség szerint eldönthetjük.
A feldolgozás után láthatjuk, hogy a Csomag státusz módosult Új → Feladva státuszra.
Csomag címkéket úgy tudunk nyomtatni, hogy kijelöljük a tételsorokat, majd rákattintunk a Címke nyomtatás parancsgombra.
Itt a rendszer ismételten visszakérdez, hogy csak a kijelölt tételsor csomagjára, vagy minden csomagra nyomtassunk címkét.
Egy új felugró ablakban megjelennek a kinyomtatható címkék.
Itt kinyomtathatjuk a címkéket.
Láthatjuk, hogy a Címke státuszunk átváltott 'Nyomatva'-ra Ezek után, kiértesítjük Email-ben a vevőt a Csomagszám küldés parancsgombbal:
Lehetőségünk van a levélbe a rendeléshez előzőleg feltöltött dokumentumok csatolására is.
Amennyiben a levelet elküldtük, akkor a csomag tételsoron az Email státuszunk 'Elküldve'-re módosul.
Ezek után a Kiszállításunkat a Kiszállítás menüből Szállítólevél - Nyomtatással vagy Lezárással tudjuk lezárni.
Szállítólevél nyomtatás esetén kinyomtathatjuk a szállítólevelet
Bármelyik lépés után a Szállítási feladatunk Lezárt státuszt kap.
