Csomagkezelés

Csomagkezelés funkció célja

A csomagkezelési funkció célja, hogy a megadott szállítmányozó partnert értesítsük az általunk feladandó csomagokról, majd a tőle kapott csomagazonosítók alapján elkészítsük a csomagcímkéket. Ez mellett értesítsük a vevőt a kiszállítási adatokról, illetve a csomag aktuális státuszáról.

Alapvető beállítások

A szállítási módok

Az Értékesítés/Értékesítési alapadatok Szállítási módok fülön kell rögzíteni.

Szállítási módok beállítása

• Külső azonosító:
  Ezt kell megadni az interfészt bekapcsoló folyamati paraméter értékeként.
  
  
• Csomag információ email szövege:
  Az az előre berögzített Nyomtatvány szöveg, amit az email kiküldés használ. Rögzítése az Adminisztráció/Nyomtatvány szövegek menüpontban történik.
  
  
• Szállítói címkés:
  A szállítási mód esetén lehet-e csomag címkét nyomtatni. Amennyiben nincs bejelölve az adott szállító csomagjairól nem készülhet csomagcímke.

Szállítási mód rögzítése

Csomagazonosítószám (bizonylattömb) beállítása

Az Adminisztráció / Adminisztrációs alapadatok menüben a  Bizonylatszámok fülön be kell rögzítenünk a címkékhez tartozó paraméterezést.

Csomagazonosítószám beállítása

Esetünkben CSOM előtaggal és hat numerikus karakterrel vettük fel:

Csomagazonosítószám beállítása

Email sablon szöveg beállítás

A nyomtatvány szövegeknél lehet rögzíteni a az email sablon szöveget, amit az email küldésnél automatikusan előtöltünk, ha az hozzá van rendelve a csomag szállítási módjához.

Három különböző sablon rögzíthető.

Email sablon szövegek beállítása

Csomagkészítés folyamata

A csomagkezelés funkciót két külön folyamat során is használni tudjuk a rendszerben. 

1. Rendelés -> Kiszedés -> Kiszállítás -> Csomagfeladás -> Címke nyomtatás -> Email küldés - Ebben az esetben már a rendelés létrehozása során olyan beállításokat használunk, ahol az adott rendelést csomagos kiszállításként tervezzük az ügyfélhez eljuttatni.
2. Csomagkészítés korábbi kiszállításból - ebben az esetben egy olyan rendelést irányítunk át csomagkezelési ágra, ahol már létrehoztuk a kiszállítást.

Rendelésből létrehozott csomagszállítás

Megnyitjuk az Értékesítés / Rendelések menüt. 

Rendelések listája

Az Új gombbal létrehozunk egy új rendelést. A rendelésen megadjuk a kötelező mezők adatait (sárgával jelölve) és ha már tudjuk, akkor a Szállítás módját is.

Új rendelés létrehozása

Tételekhez felvesszük az értékesíteni kívánt terméket:

Tételek felvétele rendelésbe

A felvett adatokkal elmentjük a rendelésünket.  A menü sorban az eddig inaktív gombok aktiválódnak a további munkafolyamathoz. Rendelésünk státusza: Új.

Rendelés rögzítése

Ezek után a Készletkezelés menüből rákattintunk a Kiszedési lista készítése gombra, majd elvégezzük a kiszedést. 

Rendelés kiszedése

A Szállítás módnál (ha a rendelésen még nem adtuk meg) megadjuk a kívánt kiszállítási módot (esetünkben most a GLS-t), valamint a Kiszállítás dátumát (nem kötelező):

Rendelés kiszedése

Ezek után megnyitjuk a tételsort és visszaigazoljuk a kiszedett mennyiséget:

Rendelés kiszedése

Elmentjük a kiszedési listánkat és ezzel aktiváljuk az oldalon a további munkafolyamathoz szükséges menüpontokat, majd a kiválasztjuk a Kiszállítás készítése menüpontot. 

Rendelés kiszedése

Itt ellenőrizzük, hogy a Szállítás módja, valamint a Kiszállítás dátuma megfelelően ki legyen töltve. A Kiszállítás dátumát mindig kötelező megadni, míg a Szállítási mód csak csomagkezelés esetén szükséges.

Kiszállítás kötelezően kitöltendő adatai

Ezen az oldalon kell megadnunk az információt, hogy mennyi csomagban fogjuk teljesíteni a rendelést (esetünkben ez most 3):

Csomagok számának megadása

A tételek menüsorában (a 3 pontra kattintva) megnyitjuk a Csomagok menüpontot:

Csomagok fül megnyitása

Majd a Csomag generálás parancsgombbal létrehozzuk a csomagazonosítókat. 

Legenerált csomagok listája

Láthatjuk, hogy létrejött három csomagazonosító, amelyeken a Címke státusz, a Csomag státusz és az Email státusz is Új státusszal szerepel.

A hozzáadás parancsgombbal újabb csomagot fel tudunk venni, ha arra lenne szükség.

Újabb csomagok hozzáadása a kiszállításhoz

Az esetünkben Utánvétes fizetéssel rendelkező csomagokat kezelünk. Az utánvétes csomagoknál az utánvét összegét minden esetben csak a vezér, vagyis az első csomagnál tüntetjük fel.

Utánvét összeg a csomagokon

Amennyiben szükséges, akkor a tételsor kijelölésével lehetőségünk nyílik a törlésre is. 

Csomag törlése

Csomagfeladáshoz jelöljük ki a feladandó vagy akár az összes csomagot.

Csomagfeladás

Majd ezek után kattintsunk a Csomag feladás gombra. Itt felugrik egy ablak, amely megerősítést vár tőlünk, hogy csak a kijelölt csomag adatait küldjük át, vagy az összes csomagét. Szükség szerint eldönthetjük.

A feldolgozás után láthatjuk, hogy a Csomag státusz módosult Új státuszról Feladva státuszra.

Csomag címkéket úgy tudunk nyomtatni, hogy kijelöljük a tételsorokat, majd rákattintunk a Címke nyomtatás parancsgombra.

Itt a rendszer ismételten visszakérdez, hogy csak a kijelölt tételsor csomagjára, vagy minden csomagra nyomtassunk címkét.

Egy új felugró ablakban PDF formátumban megjelennek a kinyomtatható címkék. Itt kinyomtathatjuk a címkéket.

Csomagcímkék nyomtatási képe

A címkék újra nyomtatására is van lehetőség a Címkenyomtatás újbóli megnyomásával.

Ezek után, kiértesítjük Email-ben a vevőt a Csomagszám küldés parancsgombbal:

Ügyfél értesítő Email

Itt lehetőség van a levélbe a rendeléshez előzőleg feltöltött dokumentumok csatolására is.

Amennyiben a levelet elküldtük, akkor a csomag tételsoron az Email státuszunk Elküldve-re módosul.

Ezek után a Kiszállításunkat a Kiszállítás menüből Szállítólevél nyomtatással vagy Lezárással tudjuk lezárni.

Szállítólevél nyomtatás esetén kinyomtathatjuk a szállítólevelet

Szállítólevél nyomtatási kép

Mindkét lépés után a Szállítási feladatunk lezárt státuszt kap.

Kiszállítás státusz Lezárás vagy Nyomtatás után

Kiszállítási folyamatból indított csomagfeladás

A Kiszállításból indított csomagfeladás folyamata megegyezik a Rendelésből indított csomagfeladás folyamattal, annyi különbséggel, hogy ilyenkor nem történik rendelés rögzítés és a kiszedési lista készítés. 

Csomagkészítés a Csomagkezelés menüpontban

A Készletkezelés / Csomagkezelés menüpontot megnyitva láthatjuk a rendszerben lévő korábban már elkészített csomagokat.

Ezen az oldalon tudunk új csomagot létrehozni, a szállító felé feladni, címkét nyomtatni illetve a csomagszámokat emailben kiküldeni vagy a csomag adatokat kimenteni Excel-be.

Csomagkezelés menüpont

Néhány mező jelentése a teljesség igénye nélkül:

1. Csomagazonosító: A Smartfront ERP által generált belső azonosító.
2. Csomagszám: A szállító cég által visszaküldött azonosító.
3. E-mail státusz
   1. Új
   2. Elküldve
4. Cimke Státusz
   1. Új
   2. Nyomtatva
5. Csomag Státusz
   1. Új
   2. Feladva
6. Csomag értéke: A csomaghoz kapcsolódó kiszállításokon szereplő tételek bruttó értékeinek az összege.
7. Csomag súlya (kg): A csomaghoz kapcsolódó kiszállításokon szereplő tételek bruttó súlyainak az összege.

Csomag feladás a Csomagkezelés menüből

Az Új gomb megnyomásával lehet úgy csomagot létrehozni.

Új csomag létrehozása

A kötelező mezők megadásával kitöltődnek a jobb oldalon a szállítási adatok is.

Új csomag létrehozása - Partner kiválasztása

A csomag értékét, az utánvét értékét illetve a súly adatokat szükség szerint kitölthetjük.

Ezek után a Bizonylatok fülön, a Hozzáadás gombbal felvehetjük a csomaghoz a kiszállításokat.

A rendszer leválogatja számunkra a már korábban létrehozott és lezárt Kiszállításokat. 

Új csomag létrehozása - Kiszállítás hozzáadás

Kiválasztjuk azt a kiszállítást, amelyet csomagként szeretnénk feladni. 

Az OK gomb megnyomásával a kiválasztott kiszállítások rögzítve lesznek a Bizonylatok listára és a bizonylatok érték és súly adatai alapján frissülnek a Csomag értéke és Csomag súlya adatok valamint amennyiben a kiválasztott kiszállítások között van utánvétes, akkor az Utánvét összege mező értéke is frissül.

Csomaghoz rendelt kiszállítások listája a Bizonylatok fülön

Amennyiben téves szállítást vettünk volna fel a tétel listára, akkor azt kijelölve még a csomag feladása előtt lehetőség van törölni.

Ha minden kívánt szállításunkat felvettünk a listára, akkor a Csomag Feladás gombbal feladjuk a csomagokat. Ekkor, ha a szállító céggel van interfész kapcsolatunk, akkor a csomag adatait elküldjük a szállítónak és a csomagot Feladva státuszra állítjuk, egyébként ha nincs interfész kapcsolatunk, akkor csomag adatokat nem küldünk csak a csomagot állítjuk Feladva státuszra.

Csomagfeladás

Miután jeleztük a szállítócég felé csomagküldési szándékunkat, a visszaküldött csomagszámmal kinyomtathatjuk a csomagcímkénket  az aktívvá vált Címke nyomtatás gombbal.

A címke kinyomtatása után a Címke státusz Feladva lesz.

Amennyiben a címkénket újra ki kellene nyomtatni, akkor azt megtehetjük a Címke nyomtatás gomb újbóli megnyomásával.

Címke nyomtatás

A címke kinyomtatása után, értesíthetjük az ügyfelet a csomag küldeményről. Ezt a Csomagszám küldés gombbal tehetjük meg.

Az email elküldése után az Email státusz Elküldve lesz.

Csomagszám küldés emailben

A csomagkészítés folyamat végén a következőket kell látnunk.

1. Csomag státusz: Feladva
2. Csomagszám:  Ki van töltve a szolgáltató által küldött csomagszámmal. (Csak interfész kapcsolat esetén.)
3. Címke státusz: Nyomtatva
4. Email státusz: Elküldve

Végleges csomag státuszok