Bevezető

A dokumentáció a NAV szállítói számlák NAV oldaláról történő letöltésével, és azok feldolgozásával foglalkozik.
Jelenleg a vállalkozások kötelesek minden, belföldi adóalany között kiállított számláról adatot szolgáltatni a NAV Online Számla rendszerébe. A beküldött számlák adatai a NAV rendszeréből XML formátumban letölthetők. A rendszer a Pénzügy / Adatfeldolgozóközpont menüben 3 percenként letölti a számlákat, ahonnan egy gombnyomásra a szállítói számla létrehozható.

Szükséges beállítások

Számlafogadás

A számlafogadáshoz szükséges beállításokat az Adminisztráció > Cég menüpontban kell megtenni.
Kétféle adatot kell megadni:

1. NAV Online Számla rendszer Technikai felhasználó adatok: számlakiállítás esetén ez már be van állítva

2. NAV online szállító számla adatfogadás kezdő dátuma. A dátum a számla adatszolgáltatás dátumára vonatkozik. (Azonnali adatszolgáltatás esetén ez a számla keltével egyezik meg.) 

Számlafeldolgozás

Az Adminisztráció > Cég menüpontban lehetőség van kiválasztani a beszállítói számlafeldolgozás módját:

• Szállítói számlák feldolgozása tételsorosan: pipa esetén a beszállítói számlák létrehozásakor annyi számlatételsor jön létre, ahány számlázásra került. Egy 20 soros számla a beszállítói számlán is 20 sort fog tartalmazni.
• Szállítói számlák feldolgozása nem tételsorosan: pipa nélkül a beszállítói számlák létrehozásakor áfa kódonként egy tételsor jön létre. Egy 20 soros, 27% ÁFA tartalmú számla a beszállítói számlán egy összevont sorban fog szerepelni.

Alapértelmezett partner

Számlafeldolgozáskor a rendszernek a megfelelő partnerre kell rögzítenie a számlákat. A partner meghatározása adószám alapján történik.

• Amennyiben a XML fájlban szereplő partner adószámának első nyolc számával van megegyező partner a rendszerben, akkor a számlarögzítés erre a partnerre történik.
• Ha nincs megfelelő partner a rendszerben, akkor automatikusan új partnert hoz létre a rendszer

Új partner felvételekor az XML fájl alapján három értéket tud a rendszer egyértelműen rögzíteni:

• Partnernév
• Adószám
• Címadatok

A partnertörzsben ennél jóval több kötelező adat szerepel egy partner rögzítésekor. Ezeknek az értékeknek a megadására szolgál a sablon partner. Ezért új partnerek rögzítéséhez egy sablon partnert kell felvenni a rendszerbe.
A Sablon partner egy alapértelmezett inaktív partner. A partnertörzs összes kötelező és tetszőlegesen megadott beállítását meg lehet adni a partnernek. Új partner létrehozáskor minden adat, ami be volt állítva a sablon partneren az az új partneren is ennek megfelelően lesz beállítva.
Például a sablon partneren megadható adatok:

• Partner kategória: Besorolás alatt
• Partner típus: Jogi személy
• Működési terület: Belföldi
• Szállító csoport: Belföld

Amennyiben egy partner adószám alapján nem szerepel még a rendszerben, akkor automatikusan új partner kerül létrehozásra a következő adatokkal a fenti példa alapján:

• Partnernév: XML alapján
• Adószám: XML alapján
• Címadatok: XML alapján
• Partner kategória: Sablon partner alapján
• Partner típus: Sablon partner alapján
• Működési terület: Sablon partner alapján
• Szállító csoport: Sablon partner alapján

Egy speciális partnerkategóriát akár hasznos lehet az automatikusan felvett partnereknek meghagyni (pl. Besorolás alatt), így könnyen szűrhetők az új partnerek, így lehet ellenőrizni a beállításokat, módosítani, amit szükséges.
A sablon partner NAV online számlához való hozzákapcsolásához egyszeri konzulensi segítségre van szükség.

Alapértelmezett termék

Számlafeldolgozáskor a rendszernek a számla tételeket termékre kell rögzítenie.

A termék rögzítés kétféle módon történhet:

• Partnerhez történő termékrendelés

Mivel többször előfordul, hogy partnerek jellemzően egy-egy típusú terméket számláznak, így sok partnernél a partner maga már egyértelműen meghatározza, hogy milyen termékre/főkönyvi számra történik a számlák rögzítése. Ezeknél a partnereknél Alapértelmezett terméket érdemes beállítani a Partnertörzsbe.
Annál a partnernél, ahol van alapértelmezett termék megadva, ott a partnerre rögzített összes számla erre a megadott termékre kerül rögzítésére.

• Technikai termékre rögzítés

Ahol nem egyértelműen meghatározható a terméktörzsből a termék, ott minden esetben egy technikai termékre történik a számlák rögzítése, könyvelés előtt pedig a terméket módosítani kell a megfelelő termékre.
Ehhez létre kell hozni egy terméket. Érdemes a termékhez olyan termék könyvelési csoportot/főkönyvi számot rendelni, ami jelzi, hogy ez egy technikai tétel, még a számlakönyvelés előtt feladat van vele. Minden új partner vagy olyan partner számlája, ahol nincs alapértelmezett termék erre a termékre fog rögzítésre kerülni.

ÁFA kódok

Az számlák megfelelő ÁFA kódra történő rögzítéséhez az ÁFA kódok párosítása szükséges.
Az XML fájlok ÁFA kódjait párosítani szükséges a rendszerben lévő ÁFA kódokkal. Egy XML ÁFA kódhoz csak egy rendszerben szereplő ÁFA adható meg. Tehát 27% áfa kulcshoz csak egy 27% áfakód adható meg, ha több van használatban, akkor azt a számlákon manuálisan szükséges módosítani.

Összesen hat ÁFA beállítást kell megtenni:

• 27%: 0,27 értéket kell megadni a megfelelő ÁFA kódhoz
• 18%: 0,18 értéket kell megadni a megfelelő ÁFA kódhoz
• 5%: 0,05 értéket kell megadni a megfelelő ÁFA kódhoz
• Adómentes: adómentes pipa jelzi
• ÁFA törvény hatályán kívüli: ÁFA törvény hatályán kívüli pipa jelzi
• Fordított adó: Fordított pipa jelzi

Számlafeldolgozás (nem készletkezelt számlák esetében)

Számlabeérkezés

A cég adószámára kiállított számlák a Pénzügy / Adatfeldolgozó központ menüben megjelennek. A számlák Feldolgozásra vár státuszba kerülnek be.
A beérkezett szállító számlák státusza négyféle értéket vehet fel:

Szállítói számla létrehozás

Dupla kattintásra a rendszer megpróbálja létrehozni a szállítói számlát.

Sikeres feldolgozás esetén a beszállítói számla szerkesztő képernyőre kerül a felhasználó. Egy Új státuszú szállítói számla jön létre, a számla minden adata szerkeszthető, módosítható. Az Adatközpontban a számla státusza Feldolgozva lesz.

Hiba esetén az Adatközpontban a számla státusza Feldolgozás sikertelen lesz, a Hiba / Figyelmeztetés oszlopban található a hiba oka.

• A szállítói számla adatai a következőképpen állnak össze:
  Általában fontos megjegyezni, hogy a létrejövő beszállítói számlákkal kapcsolatosan, hogy a rendszer az adatszolgáltatásból dolgozik. Amennyiben az adatszolgáltatás hibás/hiányos adatokat tartalmaz, akkor a számlák ezekkel az adatokkal kerülnek feldolgozásra. A számlák adattartalmát könyvelés előtt mindenképp érdemes ellenőrizni!
• Bizonylatszám: XML fájl alapján
• Szállító:
  • Létező partner esetén már létező partner
  • Új partner esetén az automatikusan létrehozott új partner
• Számla kelte: XML fájl alapján
• Teljesítési dátuma: XML fájl alapján
• Esedékesség: manuálisan vagy XML fájl alapján

• Iktatási dátum: minden esetben manuálisan szükséges megadni
• Fizetési mód: manuálisan vagy XML fájl alapján

• Pénznem: XML fájl alapján
• Árfolyam: XML fájl alapján
• Pénzforgalmi elszámolás: XML fájl alapján
• Elszámoló időszak vége: manuálisan vagy XML fájl alapján

• Bankszámla név: minden esetben manuálisan szükséges megadni
• Tételek: XML alapján (Cégadat beállítás alapján összevontan vagy tételesen)

Az NAV szállítói számlafolyamat során létrehozott számlák Import forrás mezőjébe NAV online adatszolgáltatás megnevezés kerül.

A számla lezárás és a beszállítói számlára vonatkozó folyamatok a manuálisan létrehozott számláéval megegyeznek.

Számlafeldolgozás készletkezelt számlák esetében

Számlabeérkezés

Készletkezelt beszerzési számla (BSZ) létrehozásának esetei a következők lehetnek:

• BSZ létrehozása Beszerzési rendelésből (azonos vagy eltérő devizában), nincs Raktárbevét
• BSZ létrehozása Beszerzési rendelésből (azonos vagy eltérő devizában), van Raktárbevét (több is lehet)
• BSZ létrehozása Beszerzési rendelés Listanézetből - Gyűjtőszámla,
• BSZ létrehozása Raktárbevétből (azonos devizában) – ilyenkor a BSZ csak egy raktárbevéthez tartozhat
• BSZ létrehozása Raktárbevét listanézetről

A beszerzési számla legenerálásának a folyamata nem változott az egyes esetekben, tehát ugyanúgy kell eljárni ahogy eddig is. A különbség csak annyi, hogy a számla készítésekor feljön egy felugró ablak, ahol a megfelelő NAV szállítói számlát kell kiválasztani.



A felugró ablak csak akkor jelenik meg ha a szállítónak van NAV-ból jövő számlája.
A megjelenő számlák már a megfelelő partnerre és pénznemre szűrve jelennek meg.
A számla kiválasztása után a beszállítói számla szerkesztése funkcióba a rendszer kitölti a számla fejadatait a NAV online szállító adataiból, a tételeket pedig a raktárbevétből. Csak azok a tételek kerülnek a beszerzési számlára, melyekre még nincs korábbi beszerzési számla rögzítve.
Abban az esetben, ha nincs raktárbevét, de van beszerzési rendelés, akkor a tételeket a rendelésből tölti elő a rendszer. Ilyenkor természetesen a később létrejövő raktárbevét a beszerzési számla árait fogja használni.


NAV online szállítói számla feldolgozás jelenleg a következő folyamatokat nem kezeli:

• Előleg és végszámla
• Helyesbítés és érvénytelenítés

Jogosultság