Bevezető

A funkcióleírás célja, hogy a felhasználó megismerje a Beszállítói számla készítési folyamatának különböző variációit. Továbbá betekintést nyerhet abba is, hogy mely esetekben mely variációt célszerű választania a munkavégzés során.

Szállítószámla rögzítési képernyő leírása

Funkció gombok

A funkciógombok a képernyő felső részén helyezkednek el és az adott bizonylattal kapcsolatos műveletek elvégzésére szolgálnak.

Beszállítói számla funkciógombok

Altabok

Beszállítói számla képernyő altabjai

• Tételek: A beszállítói számla tételeinek felrögzítésére szolgáló felület. (az Egységár mező kizárólag nullánál nagyobb szám lehet!)
• Kapcsolódó bizonylatok: Amennyiben a beszállítói számla más bizonylatból lett elkészítve, akkor a bizonylatok között kapcsolat jön létre és ezen a felületen ez a kapcsolatrendszer tekinthető meg.
• Csatolt fájlok: A beszállítói számlához Iratként kapcsolt nyomtatványkép megtekintése
• Történet: A beszállítói számla objektumon elvégzett módosítások historikus listázása.
• Kifizetések: A beszállítói számlához tartozó kifizetések megtekintése. Amennyiben technikai kifizetést (nem bank és pénztár) szeretnénk a számlához kapcsolni, az itt tehető meg.
• Kontírtételek: Lezárt státuszú számla Naplókönyvelésének tételei tekinthetők meg.
• Áfa analitika: A lezárt státuszú számla áfa tartalmának megtekintésére szolgáló felület.

Szállítószámla rögzítés folyamat lehetséges variánsai

Az árut vagy az árut és szolgáltatást vegyesen tartalmazó beszállítói számla rögzítésénél három különböző esetet különböztetünk meg, attól függően, hogy a beszerzést megelőzte-e beszállítói rendelés felvétele, illetve, hogy a beszállítói számlát rögzítő felhasználónak mely képernyőkhöz van a rendszerben hozzáférés jogosultsága:

1. (Beszerzési rendelés) > Raktárbevét > Beszállítói számla
2. (Beszerzési rendelés) > Raktárbevétek > Beszállítói számla
3. Raktári kiadás (visszáru) -> Jóváíró számla

Áruszámla rögzítésének folyamatához használható Jogosultságok/ funkció jogosultságok

Szállítószámla rögzítése

Szállítószámla rögzítése raktárbevétből

Esettanulmány(ok):

• A beszállító egy szállítólevélen szállítja le a megrendelt árukészletet, amely szállítólevélről egy darab számlát állít ki.
• A beszállító egy szállítólevélen szállítja le a megrendelt árukészletet, amely szállítólevél tételeiről több szállítószámlát fog kiállítani.

Fontos!

Időben először a megrendelt árukészlet raktárba bevételezése történik meg, amelynek a bizonylata a Raktárbevét. Amikor a bevételezés befejeződött, a logisztika lezárt állapotra állítja a raktárbevétet. A lezárt állapotú raktárbevétből a Logisztika/Pénzügy/Könyvelés két különböző ablakból is el tudja indítani a beszállítói számla rögzítését jogosultságtól függően. 

Fontos megjegyezni, hogy a Beszállítói számla készletet semmilyen formában nem mozgat!

Jogosultságkezelés szempontjából eldöntendő, hogy mely területen dolgozó kolléga fogja megkezdeni a számla rögzítését. Amennyiben a pénzügy érkezteti a postát, veszi fel az Iratok közé a nyomtatványt, akkor ő fogja a szállítólevél szám alapján megkeresni (ha az feltüntetésre került a számlán) a raktárbevétet. Jogosultság hiányában értesítést küld az ERP Feladatkezelő rendszerével a Logisztika számára, hogy készítse el a számla piszkozatát.
Jogosultság kezelés két lehetséges esete:

• Pénzügy nem kap hozzáférést a Készlet modulhoz. A Logisztika kap korlátozott hozzáférést a Beszállítói számla funkcióhoz. A Logisztika felvételi joggal rendelkezik, de Lezárási jogosultságot nem kap.
• A Pénzügy kap jogosultságot a Készlet modulhoz, ő indítja el a Számla készítést.

Az alábbi kép szemlélteti azt, hogy a Raktárbevét képernyőről az adott raktári bevétet kikeresve és megnyitva az ott található funkciógombok közül a Beszállítói számla készítése gomb segítségével indítható el a Beszállítói számla rögzítése:

Számla készítése a raktárbevét objektumból

Az alábbi kép pedig azt szemlélteti, hogy a Raktárbevét listanézetről a lista szűrései segítségével az adott raktári bevétet kikeresve a Számla funkciógomb segítségével indítható el a Beszállítói számla rögzítése:

Számla készítése a Raktárbevét listanézetből

A számla készítése gomb után az ERP megnyitja a Beszállítói számla szerkesztése képernyőt és a Raktárbevét rendelkezésre álló adatai alapján előtölti azt adatokkal:

• Teljesítés dátuma a raktárbevét dátuma lesz.
• Árfolyam: devizaszámla esetén a teljesítéskor érvényes árfolyam.
• Tételek és azok egységára, nettó, bruttó értéke és áfája.
• Kontrolling használata esetén a könyvelési dimenziók.

Új státuszú Beszállítói számla

A fej adatok kitöltése után a tételeknél további műveletek végezhetők el:

• Amennyiben a számla a raktárbevét egy részéről szól, akkor a nem számlázott tételek kijelölés után törölhetők a Tételek altabon található Törlés gombbal.
• Amennyiben a számla szolgáltatást, pl. szállítást, raktározást is tartalmaz, akkor a Hozzáadás gombbal új tétel vehető fel.

Tételek törlése és hozzáadása a beszállítói számlán

• A tételek módosítása után a számla végösszege újraszámolódik.

Fontos!

Amennyiben a számlán található egységárak nem egyeznek meg a raktárbevéten használt egységárakkal, akkor a program a számla lezárásakor a raktárbevéten használt egységárat felülírja. 

Szállítószámla rögzítése több raktárbevétből

A Raktárbevét listanézeten a szűrések segítségével a Számlázott bizonylatokat egy képernyőre hozzuk. A sorok elején található pipák segítségével kijelöljük őket és a Számla gomb megnyomásával elindítjuk a számla rögzítési folyamatot. A számla ebben az esetben nem gyűjtőszámla lesz, egy teljesítési dátummal fog rendelkezni, időben az utolsó bevételezés dátumát fogja átvenni a Teljesítés dátumba.

Beszállítói számla több raktárbevétből

Egy raktárbevéthez kapcsolódó több Beszállítói számla

Előfordulhat olyan eset, amikor a Beszerzési rendelésen szereplő tételek maradéktalanul megérkeznek a raktárba, és bevételezésre kerülnek, azonban a Beszállítói számla nem arról a mennyiségről szól, amit bevételeztünk. Ebben az esetben van lehetőség a Raktárbevétből készített Beszállítói számla felületén a mennyiséget változtatni. Egy raktárbevétre mindaddig lehet Beszállítói számlákat készíteni, amíg a raktárbevéten szereplő mennyiség rendelkezésre áll. A soron következő számlánál már csak a fennmaradó mennyiséget fogja hozni a rendszer.

Példa:

1. lépés : Beszerzési rendelésünk 10 db-ról szól

_{Beszerzési rendelés felület}

      2. lépés: Készítünk egy raktárbevétet a 10 db-ról:

_{Raktárbevét felület}

     3. lépés : Készítünk a raktárbevétből egy beszállítói számlát, de csak 3 db tételről majd zárjuk le a számlát.

_{Számla tételen darabszám módosítása}

       4. lépés: A raktárbevétből készítendő következő Beszállítói számlán már csak 7 db látszik:

Több beszerzési rendelés - egy raktárbevét - egy számla

Amennyiben több beszerzési rendelést érintő tételek érkeznek meg egyszerre a raktárba, van lehetőségünk arra, hogy egy olyan Új normál bevétet készítsünk - a Tételek alfülön a Tétel hozzáadás BR-ről gombot megnyomva - amely több beszerzési rendelést tartalmaz. Ebből a raktárbevétből a korábban bemutatott módon is készíthető 1 db számla. 

Egy raktárbevéthez kapcsolódó több Beszállítói számlaKészletre adott előleg felhasználása Beszállítói számlán

A készletekre adott előleg felhasználása az Új státuszban lévő Beszállítói számlán az Előlegfelhasználás funkciógomb segítségével történik.

Készletre adott előleg felhasználása

A számla nyomtatványképének a Beszállítói számlához kapcsolása

A Csatolmányok altabon a Hozzáadás gombbal lehetőség van az Iratok közé korábban már felvett dokumentumot/számlaképet csatolni.
Amennyiben az Iratok közé nem lett felvéve a számlakép, akkor a tallózás majd Feltöltés gombbal ezen a felületen is lehetőség van feltölteni.

Irat és Beszállítói számla összerendelése

Riportok

Rendelt és számlázott mennyiség

A megrendelt és számlázott mennyiség összehasonlítására a Beszerzés -> Beszerzés rendelés tételek lista „Mennyiség" és „Számlázott mennyiség" oszlopainak összehasonlítása szolgál.

Berendelt készletek

Beszerzési árak, szállítói árajánlatok, beszerzési rendelés árainak ellenőrzése

A Beszerzési rendelés árainak és a Számlán szereplő árak összehasonlítása két riport összehasonlításával lehetséges:

• Beszerzés -> Beszerzési rendelés tételek
• Pénzügy -> beszállítói számla forgalomlista

Érdemes a beszerzést projektszámmal (dimenzióval) ellátni, hogy kapcsolódási pontot hozzunk létre a két riport között.

Beszerzési rendelés tételek nettó-bruttó értéke

Beszállított tételek nettó-bruttó értéke

Nem számlázott raktári bevétek

Ahhoz, hogy tömegesen meg tudjuk tekinteni, mely raktári bevétekhez nem érkezett még be a szállítótól a számla a Készletkezelés -> Raktárbevét listanézethez szükséges olvasási joggal rendelkezni. A listanézeten a lezárt státuszú raktárbevétekre kell szűrni. Az üres számlaszám oszlop mutatja, hogy az adott bevéthez még nincs lezárt státuszú szállítószámla rögzítve.
A le nem zárt és természeten a lezárt státuszú bizonylat meglétét a Beszállítói számla Kapcsolódó bizonylatok altabján is vissza lehet követni.

Raktárbevétek

Áru beszerzésről szóló beszállítói számla könyvelése

Két esetet különböztetünk meg:

• Nincs készletkönyvelés, csak Szállítónaplón könyvelünk ELÁBÉ-ra a termékhez Rendelt Termékkönyvelési csoport Beszerzés oszlopaiban megadott főkönyvi számokkal;
• Van készletkönyvelés.

Amennyiben van készletkönyvelés, akkor beszállítói oldalon a készletérték könyvelése két naplón keresztül történik:

• Készlet napló: 2-es számlaosztályba bekerül, a beszállítói számla rögzítéséig ütköző számlával szemben.
• Szállító napló: A készletnaplón használt ütköző számlát (és áfát) állítjuk szembe a szállítóval.

A könyvelés során használni kívánt főkönyvi számok a rendszerben az alábbi helyeken paraméterezhetők be:

• Készlet napló Tartozik láb (Visszáru esetén a Követel láb): A készletre vett Termék „Termékkönyvelési csoportjához" tartozó „Készletkönyvelési csoport" táblázatban az „Alapértelmezett készlet" oszlopba írt számlaszám.
• Készlet napló Követel láb (Visszáru esetén a Tartozik láb): A készletre vett Termék „Termékkönyvelési csoportjához" tartozó „Készletkönyvelési csoport" táblázatban az „Beszerzés", „Beszállítói visszáru" és „Beszállítói visszáru sztornó" oszlopokba írt számlaszám.
• Szállító napló Tartozik láb (Visszáru esetén a Követel láb): A készletre vett Termék „Termékkönyvelési csoportjában" a „Beszerzés belföld", „Beszerzés EU" és „Beszerzés egyéb külföld" mezőkbe írt főkönyvi számok egyike a Beszállító Partnertörzsben beállított működési területe alapján.
• Szállító napló Követel láb (Visszáru esetén a Tartozik láb): A Beszállítóhoz rendelt „Beszállító csoportban" található Kötelezettség számla.

A Szállító naplónkönyvelés a Beszállítói számla Kontírtételek altabján megtekinthető:

Beszállítói számla könyvelése

Speciális esetek

• Raktárbevéten és Beszállítói számlán eltérő egységár szerepelt: A raktárbevét alapján történt készletérték könyvelés változatlan marad, mellette létrejön egy úgynevezett Nem eredeti tétel, ami módosítja a készletértéket a Beszerzés mozgáson. Amennyiben a készlet a számla rögzítése előtt értékesítésre került, akkor a változás az értékesítés mozgásnemébe (ELÁBÉ-jába) is bekerül.

 Készletérték változás könyvelése eltérő egységár esetén

• A devizás raktárbevét dátuma és devizás beszállítói számla teljesítés dátuma eltér egymástól, árfolyamkülönbözet keletkezik: Az előzővel megegyező könyvelés zajlik le, az árfolyamkülönbözet külön tételen mind a Raktári bevéten, mind az Értékesítésen megjelenik.