Bevezető

Nyitó importok segítségével a rendszerben történő főkönyvi és analitikus nyitás gyorsan elvégezhető. A nyitás funkciókat csak a rendszer indulásakor kell használni, a későbbi években az üzleti év nyitása/zárása használandó.

A nyitó importok előtt kérjük, tekintse át az alábbi fejezeteket:

• Számlatükör
• Pénzügy alapadatok
• ÁFA alapadatok
• ÁFA időszakok
• Kontrolling alapadatok (Könyvelés/Konfiguráció)

Főkönyvi nyitás

A főkönyvi nyitást a Pénzügyi alapadatok / Naplókönyvelés menüpontban kell elvégezni. A nyitáshoz használt mintafájl innen letölthető, a tartalma megegyezik egy normál vegyes könyvelésnél használt fájlal.
A nyitó adatokat a nyitó naplóba kell felvenni. Igény szerint a vevő/szállító adatokat akár tételesen is meg lehet nyitni.

Analitikus nyitás

A különböző analitikákat a megfelelő menüpontokban kell megnyitni.

Vevő- szállító nyitás

A vevő és szállító számlák analitikus nyitása import fájlok segítségével történik. Az importálás folyamataként olyan „kézi" számlák jönnek létre a rendszerben, amelyeknek fejadatai töltve vannak, de csak technikai tételei vannak. A számlák csak az analitikába kerülnek be, könyvelés nem tartozik hozzájuk, az áfa bevallásba nem kerülnek.
Az importálás előfeltétele, hogy a rendszerbe a következő törzsadatok már feltöltésre kerüljenek:

• Partnerek
• ÁFA kódok
• Pénznemek
• Fizetési feltételek
• Dimenziók

A Pénzügy / Vevő és szállító számla importálás menüpontban excel import segítségével rögzíthető a SMART ERP rendszer használatát megelőzően kiállított (nyitott) vevő és szállító számlák. Az import segítségével felvett számlák bekerülnek a vevő és szállító analitikába, a nyitó analitika így rögzíthető.
Ahhoz, hogy valaki láthassa a menüpontot, meg kell kapnia a Vevő és szállító számla importálás Jogosultságot.

Az importáláshoz szükséges mintafájlok a „Vevői számla export", illetve a „Beszállítói számla export" gombok segítségével tölthető le. A megkapott excel dinamikusan változik aszerint, hogy a rendszerben milyen értékkel vannak felvéve ÁFA kódok és dimenziók.

Adattartalom Vevő számla import

• Bizonylatszám: A számla bizonylatszám
• Számla kelte: A számla kelte
• Teljesítési dátum: A számla áfa törvény szerinti teljesítése
• Esedékesség: A számla fizetési határideje
• Számviteli teljesítés: A számla számviteli törvény szerinti teljesítése. Kitöltése csak akkor szükséges, ha az ÁFA törvény és számviteli törvény szerinti teljesítés eltér (folyamatos teljesítésű számlák)

Fontos! A nyitó import számlák nem kerülnek automatikusan az ÁFA analitikába! Amennyiben egy nyitó számla áfája még nem került bevallásra, úgy az áfát manuálisan szükséges rögzíteni vegyes bizonylat segítségével!

• Fizetési feltételek: a rendszerben rögzített értékek valamelyike lehet. Fontos, hogy ügyelni kell a teljes egyezőségre, a kis- és nagybetűk használatára!
• Pénzforgalmi elszámolású: vevői oldalon a pénzforgalmi jelölés nem releváns, mert a SMART ERP ezt nem kezeli
• 0%/18%/27% - Nettó érték: A számla tartalomnak megfelelően az egyes áfa kulcsok nettó értékeit szükséges felvinni a megfelelő oszlopokba. A bontásra a forgalomlisták miatt van szükség, az analitika szempontjából az információ nem releváns.

Fontos, hogy egy számla adatai egy sorba kerüljenek akkor is, ha több Áfa kód szerepel rajta!

• Nettó végösszeg: A „0%/18%/27% - Nettó érték" nettó értékek összege. Ennek meg kell egyezni a számlán szereplő összes nettó értékkel
• Bruttó végösszeg: A számlán szereplő összes bruttó érték
• Hátralék: a bruttó összegből még nyitott összeget kell megadni. Ennek segítségével lehet részben kiegyenlített számlákat kezelni.
• Fizetési dátum: részkiegyenlítés esetén a kiegyenlítés dátuma
• Pénznem: a számla pénzneme, a rendszerben rögzített értékek valamelyike lehet. Fontos, hogy ügyelni kell a teljes egyezőségre, kis- és nagybetűk használatára!
• Árfolyam: a számla árfolyama. Forint számlák esetén a mező értékének 1-nek kell lennie.
• Vevőkód: a rendszerben rögzített partner partnerkódja
• Vevő: a rendszerben rögzített partner neve. Fontos, hogy ügyelni kell a teljes egyezőségre, kis- és nagybetűk használatára!
• Megjegyzés: esetleges megjegyzések használatára, kitöltése nem kötelező
• Ország/Irányítószám/Város/közterület neve: Megadható számlázási cím, a mező kitöltése nem kötelező.
• Dimenzió: a megfelelő dimenziók itt rögzíthetők. A mező kitöltése nem kötelező.

Adattartalom Szállítói számla import

• Iktatószám: A számla iktatószáma a korábbi rendszerből
• Bizonylatszám: A számla bizonylatszám
• Számla kelte: A számla kelte
• Teljesítési dátum: A számla áfa törvény szerinti teljesítése
• Esedékesség: A számla fizetési határideje
• Számviteli teljesítés: A számla számviteli törvény szerinti teljesítése. Kitöltése szállítói számlák esetén kötelező.

Fontos, a nyitó import számlák nem kerülnek automatikusan az ÁFA analitikába! Amennyiben egy nyitó számla áfája még nem került bevallásra, úgy az áfát manuálisan szükséges rögzíteni vegyes bizonylat segítségével

• Fizetési feltételek: a rendszerben rögzített értékek valamelyike lehet. Fontos, hogy ügyelni kell a teljes egyezőségre, a kis- és nagybetűk használatára!
• Pénzforgalmi elszámolású: pénzforgalmi áfás számlák jelölésére szolgál, „igen" megnevezést szükséges adni ezeknél a számláknál

Fontos, a jelölés tájékoztató jellegű, a nyitó import számlák pénzforgalmi áfáját nem kezeli automatikusan a rendszer! Amennyiben egy nyitó pénzforgalmis szállító számla kiegyenlítésre kerül és az áfa bevallása szükséges, úgy az áfát manuálisan szükséges rögzíteni vegyes bizonylat segítségével!

• 0%/18%/27% - Nettó érték: A számla tartalomnak megfelelően az egyes áfa kulcsok nettó értékeit szükséges felvinni a megfelelő oszlopokba. A bontásra a forgalomlisták miatt van szükség, az analitika szempontjából az információ nem releváns.

Fontos, hogy egy számla adatai egy sorba kerüljenek akkor is, ha több Áfa kód szerepel rajta!

• Nettó végösszeg: A „0%/18%/27% - Nettó érték" nettó értékek összege. Ennek meg kell egyezni a számlán szereplő összes nettó értékkel
• Bruttó végösszeg: A számlán szereplő összes bruttó érték
• Hátralék: a bruttó összegből még nyitott összeget kell megadni. Ennek segítségével lehet részben kiegyenlített számlákat kezelni.
• Fizetési dátum: részkiegyenlítés esetén a kiegyenlítés dátuma
• Pénznem: a számla pénzneme, a rendszerben rögzített értékek valamelyike lehet. Fontos, hogy ügyelni kell a teljes egyezőségre, kis- és nagybetűk használatára!
• Árfolyam: a számla árfolyama. Forint számlák esetén a mező értékének 1-nek kell lennie.
• Szállítókód: a rendszerben rögzített partner partnerkódja
• Szállító: a rendszerben rögzített partner neve. Fontos, hogy ügyelni kell a teljes egyezőségre, kis- és nagybetűk használatára!
• Partner bankszámla: a partner bankszámlaszáma, a partnernél rögzített bankszámlák egyike lehet. Kitöltése utalás feladás használata esetén ajánlott!
• Megjegyzés: esetleges megjegyzések használatára, kitöltése nem kötelező
• Dimenzió: a megfelelő dimenziók itt rögzíthetők. A mező kitöltése nem kötelező.

A rögzítést úgy kell elképzelni, mintha a számlák ÁFA összesítőjét rögzítenénk. Nem soronként kell rögzíteni, hanem ÁFA kódonként. Ha egy számlának csak 27%-os ÁFA-val van tétele, akkor a teljes Nettó értéket a 27% - Nettó érték oszlopba kell írni és a többit üresen kell hagyni.
Ha van rajta 5% és 27% is, akkor a példa: 5% - Nettó érték oszlopba 1500, a 27% - Nettó érték oszlopba 10000 – a többi Áfás oszlop üres. Ebben az esetben a
Nettó összeg: 11500
Bruttó összeg: 14275

Hátralék
Amennyiben a Hátralék 0 – a rendszer megállítja az import folyamatot – hisz csak nyitott számlák betöltésére szolgál a funkció.
Ha a Bruttó összeg és a Hátralék megegyezik, akkor a számla Kiegyenlítetlen státuszt kap.
Ha a Bruttó összeg nagyobb, mint a Hátralék, de a Hátralék nem nulla, akkor a számla Részben kiegyenlített státuszt kap és egy technikai kiegyenlítést a Bruttó összeg és a Hátralék különbözetével.
Ezek az importált számlák és a hozzájuk tartozó részkiegyenlítések a Vevő – szállító analitikában is helyesen megjelennek.

Kiegyenlítések
A SMART ERP-ben később ezek az importált számlák hátraléka megjelenik a bankban, így könnyen kiegyenlíthető (akár utólagos összepontozással is)

Importálás

A kitöltött fájlokat a „Vevői számla import" és a „Beszállítói számla import" gombok segítségével lehet a rendszerbe betölteni.
Hiba esetén a listában megjelenik, hogy mely sor, mely oszlopában milyen típusú hiba található. A számla rögzítéshez hasonlóan az import esetén is vannak validációk, például azonos bizonylatszámmal nem lehet két számlát importálni.

Hiba esetén a leírásnak megfelelően a hibákat javítani szükséges, majd a fájlt újra kell importálni.
Betöltés akkor történik, ha fájl minden sorában helyes adat található. Ebben az esetben a „Vevői számla import" és a „Beszállítói számla import" gombok megnyomása után sikeres mentés jelzi, hogy az importálás megtörtént.
Az importáláskor az importált „köteg" kap egy sorszámot (adott nap + egy szám, hogy hanyadik aznap).

Importálás javítás

Az importált számlák javítása nem lehetséges a rendszerben. Hibás importálás esetén az importált számlákat törölni szükséges, majd a javítás után a megfelelő adatokkal új fájl importálása szükséges.
Fontos, hogy törölni csak olyan számlákat lehetséges, ahol kiegyenlítés a rendszerben még nem történt!
Az importált számlák törlése két helyen lehetséges a rendszerben:
A Pénzügy / Vevő és szállító számla importálás menüben az „Importált adatok törlése" gomb megnyomásával egy import csomag csoportos törlésére van lehetőség. A törléshez meg kell adni a Bizonylattípust (vevő vagy szállító) és az Importálás dátumát. Ezzel az egy csomagban importált számlák tömegesen törölhetők. A rendszer csak azokat a számlákat törli, amit lehetett. Amennyiben a törlés valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor figyelmeztető üzenet jelenik meg arról, hogy melyik számlánál miért nem lehetséges a törlés.

Számla szintű törlésre a vevő számlák esetén a Pénzügy / Számla menüben a számla kijelölése utána az „Importált számlák törlése" gomb megnyomásával van lehetőség. Akár több számla egyszerre kijelölhető és törölhető. A rendszer csak azokat a számlákat törli, amit lehetett. Amennyiben a törlés valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor figyelmeztető üzenet jelenik meg arról, hogy melyik számlánál miért nem lehetséges a törlés.

Egyezőségek

Az összes importált számla megjelenik a számla listákban, vevő-szállító analitikában, a kintlevőségek között. A fordulónapra lekért analitika az import alapján hozza az összes nyitott számlát. Fontos, hogy az importálással csak az analitikába kerülnek a számlák! A főkönyvi nyitást külön kell elvégezni. A főkönyvi és analitikus nyitás elvégzése után a fordulónapra lekért főkönyvnek és a fordulónapra lekért analitikának egyezőséget kell mutatnia. Ezt mindenképpen ellenőrizni érdemes!

Áfa nyitás

Amennyiben olyan számlák is importálásra kerültek, amelyeknek az ÁFA tartalma januárra vonatkozna (első hónap a SMART ERP-ben), akkor ennek áfa kezelését VEGYES könyveléssel lehet megtenni. Ugyanígy kell eljárni, ha pénzforgalmi áfás beszállítói számla került nyitásra, ennek áfa értékét is manuálisan kell felvenni.

A VEGYES könyvelés esetében van arra lehetőség, hogy egy tetszőleges átvezetési számlával szemben csak az áfát könyveljük és ez megjelenjen az ÁFA analitikában is.

Bank nyitás

A főkönyvi nyitás mellett a banki felületen is fel kell venni a nyitó egyenlegeket.
Minden bank esetén az első kivonaton a nyitó egyenleg szerkeszthető, ide kell felvenni a megfelelő nyitó értéket forintban vagy devizában. Csak az első kivonat nyitó egyenlege szerkeszthető, további kivonatok rögzítése után a nyitó egyenleg nem felülírható.

Pénztár nyitás

A főkönyvi nyitás mellett a Pénzügyi alapadatok / Pénztárak felületen is fel kell venni a nyitó egyenlegeket.
Minden pénztár esetén az első pénztárbizonylat rögzítése előtt meg lehet adni nyitó értéket.

Tárgyi eszköz nyitás

A tárgyi eszközök analitikus nyitása import fájl segítségével történik. A mintafájl a Tárgyi eszközök / Tárgyi eszközök / Továbbiak / Mintafájl gomb megnyomásával érthető el, majd az „Excelfájl importálás" gomb megnyomásával lehet felvenni a rendszerbe. A nyitás dátumát folyamati paraméterben szükséges megadni:
FIXED_ASSET_IMPORT_OPENING_TRANSACTION_DATE_FROM_FIRST_PERIOD– konzulens állítja be (beállítva)
Az első tárgyi eszköz időszak: 2020.01
Az importálás előfeltétele, hogy a rendszerbe a következő törzsadatok már feltöltésre kerüljenek:

• Partnerek
• Pénznemek
• Dimenziók
• Tárgyi eszköz időszakok
• Tárgyi eszköz csoportok
• Telephelyek

Adattartalom tárgyi eszköz import

• Név: Az eszköz megnevezése
• Szállító kód: a rendszerben rögzített partner partnerkódja
• Szállító név: a rendszerben rögzített partner neve. Fontos, hogy ügyelni kell a teljes egyezőségre, kis- és nagybetűk használatára!
• Bekerülési érték
• Beszerzés dátuma
• Aktiválás dátuma
• Tárgyi eszköz csoport: a rögzített tárgyi eszköz csoportok közül kell választani
• Telephely: a rögzített telephelyek közül kell választani
• Bizonylatszám
• Leírási mód SZTv: lehetséges érték: Lineáris, Azonnali
• Leírási kulcs SZTv: Kötelező, ha a leírási mód: Lineáris
• Leírási mód TAO: lehetséges érték: Lineáris, Azonnali
• Leírási kulcs TAO: Kötelező, ha a leírási mód: Lineáris
• Nyitó nettó érték SZTv:
• Értékcsökkenés egyenleg SZTv: a kummulált értékcsökkenés értéke sztv. szerint
• Nyitó nettó érték TAO
• Értékcsökkenés egyenleg TAO: a kummulált értékcsökkenés értéke tao szerint

Opcionális mezők:

• Nyilvántartási szám: ha nincs megadva, generáljunk
• Fejlesztési tartalék
• Maradványérték
• Gyártási év
• VTSZ
• Mennyiség
• Leltári szám
• Gyári szám
• Támogatási arány
• Dimenziók

Az importált eszközökön az importált checkbox aktív, így könnyen lehet rájuk szűrni.
A nyitás dátumára lekért leltár tartalmazza a nyitó bruttó, écs, nettó értéket
Az importált eszközöket, ha még nincsen feladott tárgyi eszköz időszak, akkor lehet törölni az importált tárgyi eszköz törlése gomb megnyomásával.