Pénztár létrehozása

Pénzügy/Pénzügyi alapadatok/Pénztárak menüpont alatt hozható létre, azonban a pénztár nyitás speciális abban az esetben, ha a korábbiakkal ellentétben átlagárfolyamra kívánnak áttérni vagy új átlagárfolyamos pénztárt kívánnak létrehozni.

1. lépés: Ebben az esetben először is meg kell határozni azt a devizaértéket és a hozzá tartozó árfolyamot, amin a korábbi (kézi, napi árfolyamos) pénztárt lezárták. Ez lesz a nyitó összegünk. Példa: 1.000,- EUR 420 Ft/EUR árfolyamon
2. lépés : Nyissuk meg az új pénztárat (Pénzügyi alapadatok/Pénztárak/Új)

• kalkuláció típusa : kézi árfolyam
• nyitó egyenleg: 0,-

3. lépés: Lépjünk át a Pénztárbizonylat felületre, és új bevételi pénztárbizonylatként rögzítsük fel a nyitó egyenlegünket. Kézzel írjuk át az árfolyamot a záró árfolyamra. Példánkban 420 Ft/EUR

(alapból a napi MNB árfolyamot fogja felhozni ami jelen esetben: )

4. lépés : A tételeknél vigyük fel a nyitó EUR összegünket Főkönyvi könyvelés Jogcímen - az ellenszámla lehet egy átvezetési számla pl.

5. lépés : Mentés és bezárás

6. lépés : Erre a napra készítsünk pénztár zárást!

készítsük el a címletjegyzéket, és Mentés

FIGYELEM! Ha  ezután visszanyitjuk a pénztárbizonylatunkat, akkor a napi árfolyamot mutatja de ez ne tévesszen meg bennünket!

A pénztárbizonylat kontírtételek altabon látható, hogy a 420 Ft-os árfolyamon könyvelt.

A naplókönyvelésben is  látjuk, hogy a helyes, átírt, 420 Ft-os áron könyvelte a tételünket.

7. lépés: Menjünk vissza a Pénzügy alapadatokba, és módosítsuk az árfolyam kalkuláció típusát Átlag árfolyamra.

Mentés

8. lépés: Ezután kezdjük el rögzíteni a pénztár tételeinket az adott napokra:

Manuális pénztárbizonylat

A pénztárnak, pénztárvezetésnek két típusa lehetséges a rendszerben.

• Automatikus bizonylatszám: szigorú pénztár vezetése a rendszer által generált bizonylatszámokkal. A létrehozott pénztárakból pénztárbizonylat nyomtatható
• Kézi bizonylatszám: pénztárvezetésre alkalmas mód (például kézi tömb, vagy tényleges bizonylatszám használata mellett). A bizonylatszám megadása manuálisan történik, de kötelező. Pénztárbizonylat nem nyomtatható.

Automatikus bizonylatszám

Pénztárbizonylat rögzítésekor a pénztárt, a dátumot és az irányt kell kiválasztani.

Megjelenítendő név: a partner, személy neve

Árfolyam: devizás pénztár esetén a rendszerben - a banki árfolyamkezeléssel azonos módon - az alábbi árfolyam számításokat lehet beállítani:

• napi árfolyam (MNB árfolyam a rendszerben beállítottak alapján)
• kézi árfolyam (kézzel beírható bármilyen árfolyam)
• átlag árfolyam (bevételi pénztárbizonylat - napi árfolyam ; kiadási pénztárbizonylat átlagárfolyam a bevételek alapján számítva) 

A pénztárbizonylat listanézeten devizás pénztár esetében a listán szereplő árfolyam a pénztárbizonylat tételsorán szereplő könyvelési árfolyam! A legtöbb esetben ez megegyezik a pénztárbizonylat felső részén lévő árfolyammal, azonban átlagárfolyamos kiadási pénztárbizonylat esetén ez eltér! Átlagárfolyamos kiadási pénztárbizonylatnál mindig a Kontírtételek fülön szereplő árfolyamot kell figyelni, ezen történik a könyvelés!

A tételek rögzítésekor a pénztár jogcímeket használja (Pénzügy > Pénzügyi alapadatok > Jogcímek). Amelyik gazdasági esemény ott rögzítve van, az felhasználható a pénztáron belül. Közvetlenül főkönyvi számra főkönyvre könyvelés típusú jogcím használatával lehetséges.

Vevő vagy szállító számla kiegyenlítésekor vevő vagy szállító jogcím használat szükséges. Számla kiegyenlítéskor a partner és a számlaszám megadása is kötelező. Csak kiegyenlítetlen számlákat ad fel a rendszer összepontozás miatt, illetve csak a pénztár irányának megfelelő irányú számlák jelennek meg (Negatív összegű szállítói számla a bevételek között fog megjelenni).

A fizetés számla kiegyenlítés nélkül partnerre is történhet.  A későbbi pénztár – számla összepontozást a Folyószámla kiegyenlítés menüpontban is meg lehet csinálni. Lásd

Pénztár mentésre vagy első nyomtatásra a következő események történnek:

• A pénztárbizonylat a beállításoknak megfelelő bizonylatszámot megkapja
• A pénztárbizonylat nyomtatható
• A pénztárbizonylathoz kapcsolódó könyvelések rögzítésre kerülnek a főkönyvben. A könyvelés a kontírtételek fülön megtekinthető.
• Számla kiegyenlítéskor a 0 és 5-re történő kerekítéseket elszámolja a rendszer

Mentett pénztárbizonylat további tranzakciói:

• Nyomtatás: A pénztárbizonylat bármikor nyomtatható
• Rontás: A pénztárbizonylat rontásával, a bizonylat rontott lesz. Nyomtatni, módosítani már nem lehet rajta. A bizonylathoz kapcsolódó könyvelés törlésre kerül.
• Módosítás: Lezárt pénztárbizonylaton lehetőség van utólagosan módosítani a könyvelés miatt. Módosítani a dimenziókat és a jogcímet lehet. Jogcímet csak egyéb típusú jogcím esetén lehet módosítani, vevő-szállítónál nem. A jogcím módosítás a már létrehozott pénztárbizonylat képét nem módosítja

Kézi bizonylatszám

Pénztárbizonylat rögzítésekor a pénztárt, a dátumot és az irányt kell kiválasztani. Kézi típusú pénztár esetén a bizonylatszám megadása is kötelező. 

Árfolyamkezelés, tétel kiválasztás az automatikus pénztárbizonylathoz hasonlóan történik.

Pénztár mentésre a következő események történnek:

• A pénztárbizonylathoz kapcsolódó könyvelések rögzítésre kerülnek a főkönyvben. A könyvelés a kontírtételek fülön megtekinthető.
• Számla kiegyenlítéskor a 0 és 5-re történő kerekítéseket elszámolja a rendszer

Mentett pénztárbizonylat további tranzakciói:

• Nyomtatás: Kézi pénztár esetén nincs nyomtatható pénztárbizonylat!
• Rontás: A pénztárbizonylat rontásával, a bizonylat rontott lesz. Nyomtatni, módosítani már nem lehet rajta. A bizonylathoz kapcsolódó könyvelés törlésre kerül.
• Módosítás: Lezárt pénztárbizonylaton lehetőség van utólagosan módosítani a könyvelés miatt. Módosítani a dimenziókat és a jogcímet lehet. Jogcímet csak egyéb típusú jogcím esetén lehet módosítani, vevő-szállítónál nem. A jogcím módosítás a már létrehozott pénztárbizonylat képét nem módosítja

Automatikus pénztárbizonylat

Számlából

A pénzügyi alapadatok közt beállítható, hogy a készpénzes vevői és beszállítói számlák esetén lezárásakor automatikusan generáljon egy pénztárbizonylatot is. (Érvénytelenítéskor nem készül el automatikusan, manuálisan kell elrendezni a kiegyenlítéseket)

Bankból

Pénztár jogcím használatával automatikus pénztárbizonylatot lehet létrehozni bankból. Ennek működése a következő:

• A Pénztár jogcímen be kell állítani a pénztárat. Például Főpénztár

Pénztár típusú jogcím beállítás

• A bankba rögzíteni kell egy mozgást a jogcímre
• Bank mentésekor automatikusan létrejön a pénztárbizonylat

Pozitív bank mozgás esetén kiadási pénztárbizonylat, negatív banki mozgás esetén bevételi pénztárbizonylat jön létre. Jogcímként a bankon megadott jogcím szerepel.

Automatikus pénztárbizonylat tartalma

Pénztárzárásra, időszaki pénztárjelentésre van lehetőség a Pénzügy / Pénztár zárás menüpontban. A megadott időszakra a pénztár egyenlege látható, rovancs készíthető . A mentés gomb megnyomásával a pénztárzárás létrejön. A zárás bizonylatszáma a Pénzügyi alapadatok / Pénztárak menüben a Bizonylattömbnél megadott érték alapján kerül kiosztásra. Mentés után válik a Nyomtatás gomb aktívvá, ezután lehet a pénztárjelentést nyomtatni.

Lezárt időszakon belüli pénztárbizonylatot módosítani nem lehet, rontani sem. A pénztárbizonylat rögzítésekor a rendszer figyelembe veszi a folyamatos teljesítés szabályát bizonylattömbön belül (kiadási – bevételi), így egy kiállított bizonylat előtti dátumra másik már nem kiállítható.

Dokumentum csatolása pénztárbizonylathoz

A pénztárbizonylatainkhoz - legyen az kiadási vagy bevételi - csatolhatunk dokumentumokat a Csatolt fájlok alfülön található Hozzáadás gomb megnyomásával.

Pénztárbizonylat Csatolt fájlok alfül

_{Hozzáadás gomb megnyomása után felugró ablak}

Kétféle módon csatolhatunk a pénztárbizonylathoz dokumentumot:

1. Tallózás gomb segítségével a számítógépünkről, hálózatunkról választhatunk ki file-okat, amelyeket utána a feltöltés gombra kattintva csatolhatunk.
2. A Dokumentumkezelőben tárolt file-jaink közül kiválaszthatunk egyet vagy többet az előtte lévő négyzetbe kattintva, majd nyomjuk meg a Csatolás gombot.

A feltöltött dokumentumok megjelennek a Pénztárbizonylatunk Csatolt fájlok alfülén:

_{Feltöltött dokumentumok Pénztárbizonylathoz}

A csatolmányokat törölni is lehet, a tételsor kijelölése valamint utána az aktívvá váló Törlés gomb segítségével:

_{Csatolt fájlok törlése}

Pénztárbizonylat felületen egyenlegek ellenőrzése - megjelenítése

Pénzügy-Pénztárbizonylat felületen lehetőség van megjeleníteni a Nyitó egyenleget, a Záró egyenleget, valamint a Napi bevétel és Napi kiadások összegét.

A megjelenítésnek két feltétele van:

• Először ki kell választani egy pénztárt a Pénztár azonosító listából,
• Majd be kell állítanunk a Dátum/Tartomány mezőbe a vonatkozó időtartamot

(amennyiben egy napra szeretnénk lekérdezni, akkor a tartomány kezdő és végdátuma megegyezik)

• A bizonylatok közül célszerű az Érvényes típusúakra szűrni

_{Pénztárbizonylat egyenlegek lekérdezése időszakra}

_{Pénztárbizonylat egyenlegek lekérdezése adott napra}

A Napi nyitó egyenleg mező minden esetben meg kell, hogy egyezzen az előző, forgalommal rendelkező pénztár záró egyenlegével.

A Napi bevétel mező az adott napon - vagy időszakban - kiállított bevételi pénztárbizonylatok összegét tartalmazza.

A Napi kiadás mező az adott napon - vagy időszakban - kiállított kiadási pénztárbizonylatok összegét tartalmazza.

A Napi záró egyenleg = Napi nyitó egyenleg + Napi bevétel - Napi kiadás

Jogosultság