Szükséges beállítások

Az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítéséhez regisztráció szükséges, melyet a https://onlineszamla.nav.gov.hu/home oldalon kell elvégezni.
Sikeres regisztrációt követően a számlák NAV felé történő beküldéséhez néhány beállítás szükséges.

Technikai adatok

A cég saját alapadatait, illetve a NAV regisztráció adatait az Adminisztráció > Cégek menüpontban kell megadni. A szükséges adatok:

• adószám
• ország/helység/irányítószám/közterület
• a regisztráció után kapott technikai felhasználó, jelszó és az aláíró kulcsok. 

Cégadat beállítás

Bizonylatszámok

A kiállított számlák feladásához technikailag egy belső bizonylatszámra van szükség, melyet az Adminisztráció > Adminisztrációs alapadatok > Bizonylatszámok menüben kell új bizonylatszámot felvenni. 

• Előtag: legyen egyedi - maximum 30 (előtag+számjegyek) karakter hosszú lehet (kisbetű, nagybetű, szám, alulvonás lehet)
• Típus: navRequestId - ha ez nincs kitöltve, akkor nem lehet a vevői számlát lezárni

NAV online számla bizonylatszám

Partnertörzs

A jelenlegi szabályozás értelmében az összes partner számára kiállított számlát fel kell adni a NAV felé, független annak adótartalmától.

A NAV online adatszolgáltatás szempontjából három típusú vevő van:

1. Belföldi: adószám megadása kötelező
2. Magánszemély: tilos név és címadatokat megadni az adatszolgáltatásban
3. Egyéb: közösségi partner esetén közösségi adószám kötelező, külföldi partner esetén nem kötelező az adószám, de megadható

 Két alapvető beállítás befolyásolja, hogy a partner milyen típussal kerül feladásra és ennek megfelelően milyen adatokat szükséges közölni az adatszolgáltatásban:

• Partner típus
  • Magánszemély: magánszemély partner esetén magánszemély lesz a partner típusa a magánszemély neve és adatai nem kerülnek továbbításra a NAV felé
  • Jogi személy partner esetén az adatszolgáltatás tartalma a Működési terület beállításoktól függ 
• Működési terület
  • Belföld: belföldi partnerként kerül a partner meghatározásra, ahol az a belföldi adószám kötelező eleme az adatszolgáltatásnak, így a partnertörzs beállításoknak is
  • Közösségen belüli: egyéb partner kategóriába kerül a partner az adatszolgáltatásban, ahol a közösségi adószám megadása kötelező, így a partnertörzs beállításoknak is
  • Közösségen kívüli: egyéb partner kategóriába kerül a partner az adatszolgáltatásban, ahol a harmadik országbeli adószám megadása nem kötelező, de lehetséges - a partnertörzs beállítás is hasonlóan működik

A számla adattartalom, NAV feladás szempontjából a másik kritikus adat az Adószám.

• Jogi személy esetén az adószám megadása kötelező. A beírt adószám automatikusan ellenőrzésre kerül a NAV felületén keresztül - helytelen adószám esetén partner mentéskor a rendszer figyelmeztet: A partner adószáma nem megfelelő!
• Közösségen belüli partner esetén az EU adószám megadása kötelező

NAV online számla beállítások a partnertörzsön

ÁFA

Az online számla adatszolgáltatás több típusú áfa kódot különböztet meg. Az adatszolgáltatásban az áfa kódok besorolása a Pénzügyi alapadatok > ÁFA kódok altabon megadott beállítások alapján történik

• 5%, 18%, 27%: Az "adó mértéke százalékban" beállítás alapján kerül az áfamérték beküldésre

• Fordított adózású számlák a "Fordított" checkbox jelölése alapján kerülnek beküldésre

• Adómentes vagy ÁFA hatályán kívüli számlák esetén az adatszolgáltatás három kötelező adatot ír elő, amit az ÁFA kódokon lehet beállítani
  • Az adómentesség vagy ÁFA törvényen kívüliség jelölése
  • Az adómentesség vagy ÁFA törvényen kívüliség oknak megjelölése egy előre meghatározott értékkészletből
  • Az adómentesség vagy ÁFA törvényen kívüliség szöveges indoklása (számlaképen is megjelenő szöveg)

ÁFA törvény hatályán kívüli ÁFA kód minta

Mennyiségi egységek

A NAV az online számla adatszolgáltatás 15+1 mennyiségi egységet határoz meg.

A rendszerben található mennyiségi egységeket és a NAV által meghatározott mennyiségi egységeket a Termék > Termék alapadatok > Mennyiségi egységek altabon lehet összepárosítani.

Minden mennyiségi egységhez a NAV 15+1-es listájából kell egy megfelelőt kiválasztani. Értelemszerűen, ha nincsen a 15 mértékegység között a használt érték pl.: raklap, akkor a Saját -ot kell választani.

Tipp: elég a használt mennyiségi egységekhez beállítani, nem kell mind a 15-öt felvinni akkor, ha nincsenek használva.

Értesítések

Ha a számla feladási státuszokról értékesít szeretnénk beállítani azt a Felhasználói beállítások > Értesítési szabályok menüben lehet megtenni. Az értesítések folyamatát Lásd
Az aktuális folyamatot érintő értesítések:

• A számla beküldés sikertelen
• A számla feldolgozás sikertelen
• A számla feldolgozás sikeres, de figyelmeztetés érkezett

Vevő számla és NAV online számla kapcsolat

Új vevői számla kiállítás után minden számla feladásra kerül a NAV számára. A beküldött számlákról a Pénzügy > Riportok > NAV Online Adatszolgáltatás lekérdezésben lehet tájékozódni.

A NAV rendszere megkülönbözteti a sikeresen beküldött és sikeresen feldolgozott számlákat. Sikeres feldolgozás után a számla NAV azonosítószámot kap. Ezeket az információkat visszaküldi a SmartFront ERP felé. 

A riportból egyértelműen látható, lekérdezhető, hogy a számlák küldése és feldolgozása sikeresen megtörtént-e.

• Ha a feldolgozás sikeres - és nem kaptunk figyelmeztető visszajelzést - akkor nincs teendőnk
• Ha a feldolgozás sikeres - de kaptunk figyelmeztető visszajelzést - a számla bekerül a NAV-hoz, de érdemes megnézni, és javítani a hibát az esetleges további ilyen jelzések elkerülése miatt
• Ha a feldolgozás sikertelen, és hibaüzenetet kapunk - a számla nem került beküldésre, a számla beküldését manuálisan kell pótolni

Amennyiben hiba van az a riportból is egyértelműen kiderül, valamint a korábban részletezettek szerint értesítést is lehet kapni a hibákról/figyelmeztetésekről.

A NAV oldalán is lekérdezhető / megnézhető a számlák státusza, ott külön színjelzést is kapnak. (zöld - ok, sárga - warning, piros - error)

NAV online számla adatszolgáltatás

Az adatszolgáltatás státusza a riport mellett minden vevő számla NAV történet altabján is elérhető. Az altabot csak az a felhasználó látja a számla képernyőn, akinek van jogosultsága a NAV Online Számla Adatszolgáltatáshoz.

NAV történet számlafül

Technikai információk:

A rendszer 3 percenként küldi az adatokat a NAV felé és 5 percenként frissíti a feldolgozás státuszát.

Addig próbálkozik a feladással amíg nem kap NAV azonosító számot.

Jogosultságok