A számlázás előfeltétele:

• ÁFA időszak létrehozása
• Kontrolling időszak létrehozása

Előlegszámla rögzítés

Szállítói előlegszámlát a Pénzügy > Beszállítói számla > Továbbiak / Új előlegszámla gomb megnyomásával lehet létrehozni.

A számla fej és tételadatainak töltése a normál számlához hasonlóan történik. A számlának két specialitása van:

1. A kontírozásnál a költség kontírozása a termék beszerzés előleg főkönyvi száma alapján történik
2. Lezáráskor Lezárt státuszú Előleg típusú számla jön létre

Az előlegszámlák vevői és szállító oldali kezeléséhez egy előre rögzített Előleg termék - product_prepayment található a rendszerben.
Előlegszámlán tetszőleges termékek vagy a product_prepayment Előleg termék is szerepelhet.

Beszállítói előlegszámla

ÁFA esedékesség mező a számla teljesítési dátuma alapján automatikusan töltődik, de a tartalma a számla lezárásáig szerkeszthető. A számla lezárása után ez a dátum nem módosítható, a „Könyvelés módosítása” gombbal sem – ez a gomb továbbra is csak a könyvelést módosítja. Az ÁFA esedékesség mező határozza meg, hogy az adott számla mely ÁFA időszakra kerül be az ÁFA analitikába.

Lezárt ÁFA időszakra is lehet rögzíteni beszállítói számlát az ÁFA esedékessége alapján – ezért fontos az ÁFA esedékessége mező megfelelő kitöltése.  Ilyenkor a számla lezáráskor egy figyelmeztető üzenet jelenik meg:

“A számla lezárt áfa időszakra vonatkozik. Biztosan módosítja a …. (áfa időszak) Áfa analitikáját? Igen / Nem”

Az „Igen” választásakor a számlát lezárjuk és bekerül abba a lezárt áfa időszakba, amelyikbe az áfa esedékessége alapján tartozik. Amennyiben a késett beszállítói számla esetében szükséges önellenőrzés, az ÁFA önellenőrzést segíti, hogy a lezárt ÁFA időszak ÁFA analitikájában megkülönböztetve jelenik meg az utólag bekerült bizonylat. Itt a számla kap egy „ÁFA zárás dátuma” mezőt, ami megegyezik a számla lezárásának dátumával. Az így bekerült számlákat piros színnel mutatja mind az ÁFA analitika, mind a bevallás lista, illetve a ÁFA zárás dátumából is látszik, hogy melyik számla került be a listába bevallás után.

Beszállítói előlegszámlán a tételekhez tetszőleges áfa kódot lehet megadni. Ebben az esetben az előlegfelhasználáskor az áfa kódokra kiemelt figyelmet kell fordítani.

Beszállítói előlegszámla különböző ÁFA kódok

Előlegszámla lezáráskor a következő események történnek

• Áfa analitika: a tételen megadott áfa kódnak megfelelően a számla bekerül az ÁFA analitikába, ennek részletei az ÁFA analitika altabon látható

ÁFA adatok a számlafülön

Amennyiben a számla lezárt ÁFA időszakot érint, az ÁFA analitikában pirossal megjelölve jelenik meg (ezekre a tételekre csak akkor kötelező önrevízió amennyiben fizetendő ÁFA keletkezik!): 

_{Lezárt ÁFA időszakban rögzített beszállítói számla}

• Kontírtételek: a számla lezárásával a számla a megadott adatok alapján kontírozásra kerül és bekerül a főkönyvbe. A könyvelés szállító naplóba kerül
  • A szállítói kötelezettség a szállító csoport alapján kerül kontírozásra.
  • Az előleg (nettó érték) a terméken megadott termék könyvelési csoport beszerzési előleg alapján kerül kontírozásra.
  • Az áfa az ÁFA kódoknál megadott Levonható áfa főkönyvi szám alapján kerül kontírozásra.

Könyvelési adatok a számlafülön

• Felhasználható előleg: A szállítói számlákról felhasználható előleg értéke a szállítói számla listán megtekinthető

Felhasználható előleg a számlalistán

Végszámla rögzítés

Végszámla létrehozására új szállítói számla megnyitásával, előleg felhasználásával van lehetőség - Beszállítói számla > Új > Előleg felhasználás.
Amennyiben van a partnernek fel nem használt előlegszámlája, úgy egy új számlán az előleg értéke felhasználható. Az előlegszámlákból tetszőleges összeg felhasználható és tetszőleges számú előlegszámla emelhető be új számla létrehozásakor. Az előleg felhasználáskor az áfa kódját és a felhasznált bruttó értéket kell megadni.

Előlegfelhasználás szerkesztőképernyő

• Összeg: a bruttó összeget az előleg felhasználásakor a felhasznált előleg mezőben lehet megadni
• Áfa: Az áfa kódot a product_prepayment alapján automatikusan töltődik. Az előleg felhasználás rögzítésekor az áfa kód tetszőlegesen módosítható. Ellenőrzése mindenképpen szükséges.

Előleg felhasználáskor a rendszer a megadott értékek alapján az előlegszámla összegét a product_prepayment termékre negatív összeggel automatikusan beemeli.

• Az előlegfelhasználás az előlegszámlán megadott főkönyvi szám alapján kerül kontírozásra. A kontír manuális módosítására van lehetőség.

A számla lezárásakor Lezárt státuszú Normál típusú beszállítói számla jön létre.

Szállítói végszámla

Egy végszámlán, akár több előleg tételt is fel lehet használni. Amennyiben az előlegszámlán több különböző áfa kód szerepelt, úgy a végszámlán legalább annyi előleg felhasználásnak kell szerepelnie, amennyi különböző áfa kód szerepelt az előlegszámlán.

Szállítói végszámla több ÁFA kóddal

A felhasználható előleg összege csak számla lezárás után tud frissülni. Amennyiben egy számláról több különböző összegben történik az előlegfelhasználás, úgy a felhasználható előleg összege megtévesztő lehet. Számla lezárás után a felhasználható előleg összege megfelelő értéket mutat.
Számla lezáráskor a következő események történnek:

• Áfa analitika: a tételen megadott áfa kódnak megfelelően a számla bekerül az ÁFA analitikába, ennek részletei az ÁFA analitika altabon látható
• Amennyiben a számla lezárt ÁFA időszakot érint, az ÁFA analitikában pirossal megjelölve jelenik meg (ezekre a tételekre csak akkor kötelező önrevízió amennyiben fizetendő ÁFA keletkezik!)
• Kontírtételek: a számla lezárásával a számla a megadott adatok alapján kontírozásra kerül és bekerül a főkönyvbe. A könyvelés szállító naplóba kerül
  • A szállítói kötelezettség a szállító csoport alapján kerül kontírozásra.
  • A költség a terméken megadott termék könyvelési csoport alapján kerül kontírozásra. Belföldi működési területű partner esetén a beszerzés belföld, Közösségen belüli partner esetén a beszerzés EU, Közösségen kívüli partner esetén pedig az beszerzés egyéb külföld mezőben megadott értékek szerint.
  • Az előleg felhasználás (nettó érték) az előlegszámla alapján
  • Devizás előleg felhasználás esetén az elszámolás az előleg árfolyamán történik, és az árfolyamkülönbözet a 4541-el szemben automatikusan megtörténik 8-as vagy 9-es főkönyvre!
  • Az áfa az ÁFA kódoknál megadott Levonható áfa főkönyvi szám alapján kerül kontírozásra.

Könyvelési adatok a számlafülön

_{Devizás előleg elszámolás könyvelési adatai árfolyamkülönbözet automatikus elszámolásával}

• Felhasználható előleg: A felhasználható előleg értéke a felhasználásnak megfelelően módosul.

ÁFA bevallás

2020.07.01-től a végszámlák megjelenítési szabálya változott az M lapon. A számlákat két sorban kell megjeleníteni, külön kell adatot szolgáltatni:

• az értékesített termék adóalapjáról és adójáról
• az adóalap különbözetről és adójáról

A SMARTFRONT ERP-ben a megfelelően rögzített végszámlákat a fenti elvek szerint jeleníti meg az M lap.

Beszállító számlák visszanyitásának hatása az ÁFA bevallásra:

Ha a beszállítói számla bekerült egy ÁFA időszakra, majd ezt az időszakot lezártuk, a számla nem nyitható vissza. Amennyiben olyan beszállítói számlát szeretnénk visszanyitni, amely már Lezárt ÁFA időszakban van, akkor egy figyelmeztető üzenet jelenik meg:

„A számla lezárt áfa időszakot érint. Visszanyitása megváltoztatja az áfa analitika tartalmát. Biztosan folytatja? OK / Mégse”. OK gombra kattintva hibaüzenetet kapunk: „Hiba: A beszállítói számla nem nyitható vissza, mert lezárt ÁFA időszakra esik!”

Ha a lezárt ÁFA időszakban lévő beszállítói számlán szeretnénk módosítani, akkor helyesbítő vagy érvénytelenítő számlával tudjuk azt megtenni.

Ha a beszállító számla az időszak lezárása után, utólag kerül be az ÁFA időszakba, a számla visszanyitható. Figyelmeztető üzenetet ekkor is kapunk: „A számla lezárt áfa időszakot érint. Visszanyitása megváltoztatja az áfa analitika tartalmát. Biztosan folytatja? OK / Mégse”. Az OK gombra kattintva visszanyitható a számla.

A beszállító számla visszanyitása csak megfelelő jogosultsággal lehetséges!

Jogosultság