Új érvénytelenítő számla rögzítés
Érvénytelenítő számlát a Pénzügy > Beszállító számla menüben az eredeti számlát megnyitva az Érvénytelenítés gomb megnyomásával lehet létrehozni. Technikailag az érvénytelenítő számlát akár új számlaként is létre lehetne hozni, azonban az érvénytelenítés funkció használat két dolog miatt is fontos:
- Az Áfa bevallás M lapjának korrekciós része csak az érvénytelenítéssel létrehozott számlákat kezeli
- A számlák érvénytelenítő típusú számlák lesznek, ezáltal könnyen kereshetővé válnak minden listában
Az érvénytelenítés gomb megnyomásával, egy megerősítő kérdés után:
- egy Új státuszú Érvénytelenítő típusú számla jön létre. A számla minden adata szerkeszthető
- az eredeti számla Érvénytelenített státuszú Normál számla lesz. Amíg tartozik érvénytelenítő számla a bizonylathoz, addig visszanyitni vagy újra érvényteleníteni nem lehet a számlát
- mindkét számlán kapcsolódó bizonylatként megjelenik a másik számla
Lezárt ÁFA időszak esetén kiemelten fontos!
Annak eldöntése, hogy egy érvénytelenítő vagy helyesbítő beszállító számla milyen ÁFA időszakra kerüljön, szükséges-e esetleg az érvénytelenítés vagy helyesbítés miatt egy korábbi időszak ÁFA bevallásának önellenőrzése, a Felhasználó feladata. Az ÁFA esedékessége mező kitöltésére itt különösen ügyelni kell, mert adott számla Lezárt vagy Nyitott ÁFA időszakba is bekerülhet a Felhasználó döntése alapján.
Ha az adott beszállói számlából létrehozott, azzal összepontozott helyesbített vagy érvénytelenítő számla lezárt áfa időszakra esik és szükséges önellenőrzés, az ÁFA önellenőrzést segíti, hogy a lezárt ÁFA időszak ÁFA analitikájában megkülönböztetve jelenik meg az utólag bekerült bizonylat. Itt a számla kap egy „ÁFA zárás dátuma” mezőt, ami megegyezik a számla lezárásának dátumával. Az így bekerült számlákat piros színnel mutatja mind az ÁFA analitika, mind a bevallás lista, illetve a ÁFA zárás dátumából is látszik, hogy melyik számla került be a listába bevallás után.
Fontos tudni, hogy a normál késett beszállítói számlára tilos önrevíziót készíteni, azonban a késett közösségen belüli, illetve fordított adózású számlákra kötelező! Kérjük, ezt vegye figyelembe a számla rögzítésekor az ÁFA esedékesség mező kitöltésénél!
Annak ellenére, hogy az XML file-ok időszak zárás nélkül is lekérhetőek, felhívjuk a figyelmet rá, hogy az ÁFA IDŐSZAK LEZÁRÁSA FONTOS ÉS SZÜKSÉGES ahhoz, hogy az önrevízió segítése funkció megfelelően működhessen!
Számla műveletek
| Egy Új státuszú, Érvénytelenítő számla jön létre a rendszerben. A számla ebben a státuszban még szerkeszthető, törölhető. Áfa analitika, kontírtétel még nem kapcsolódik hozzá. |
| A mentéshez hasonlóan egy Új státuszú, Érvénytelenítő számla jön létre a rendszerben. A számla ebben a státuszban még szerkeszthető, törölhető. A gomb megnyomása után a Számla listára kerül a felhasználó. |
| Lezárás előtt a számla törölhető. Egy megerősítő kérdés után a számla teljesen törlésre kerül a rendszerből. Ebben az esetben az eredeti számla Lezárt státuszú Normál számla lesz |
| A számla véglegesítésre kerül, Lezárt státuszú Érvénytelenítő számla jön létre a rendszerben. Lezárás után a számla nem szerkeszthető, korrekcióra a számla visszanyitásával vagy módosítással van lehetőség |
| A gomb megnyomásával raktár kiadás típusú készletmozgató bizonylat hozható létre. |
| Mentett vagy lezárt számla tételei excelbe exportálhatóak. |
| A fejadatok megadása után lehetőség van a tételek importálására excel fájlból. A tételrögzítéskor érvényes validációk az excel esetén is működnek. |
Számla lezáráskor a következő események történnek
- Áfa analitika: a tételen megadott áfa kódnak megfelelően a számla bekerül az ÁFA analitikába, ennek részletei az ÁFA analitika altabon látható
- Kontírtételek: a számla lezárásával a számla a megadott adatok alapján kontírozásra kerül és bekerül a főkönyvbe. A könyvelés szállító naplóba kerül
- A szállítói kötelezettség a szállító csoport alapján kerül kontírozásra.
- A költség a terméken megadott termék könyvelési csoport alapján kerül kontírozásra. Belföldi működési területű partner esetén a beszerzés belföld, Közösségen belüli partner esetén a beszerzés EU, Közösségen kívüli partner esetén pedig az beszerzés egyéb külföld mezőben megadott értékek szerint.
- Az áfa az ÁFA kódoknál megadott Levonható áfa főkönyvi szám alapján kerül kontírozásra.
- Kifizetések: érvénytelenítés esetén lehetőség van automatikus számla kiegyenlítésre. Ebben az esetben a rendszer a teljesítés dátumára az érvénytelenítő számla végösszegével egy technikai kiegyenlítést tesz az érvénytelenítő és az érvénytelenített számlára. A technikai kiegyenlítés egyéb fizetési módot kap.
Figyelem! Ha már volt kiegyenlítés az eredeti számlán, akkor a technikai kiegyenlítés miatt a számla túlfizetésbe kerülhet. Ezért érvénytelenítéskor erre az esetre figyelmeztet a rendszer. Ilyenkor a korábbi kiegyenlítés manuális átmozgatása szükséges!
- Hátralék státusz: a lezárt számla kiegyenlített státuszba kerül.
Érvénytelenítő számla az ÁFA bevallásban
Az áfa bevallás M lapjának korrekciós lapján az érvénytelenítéssel létrehozott számla megjelenik.
Lezárt számla műveletek
| A számla ennek segítségével visszanyitható, Új státuszú, Érvénytelenítő számla lesz ismételten. Lezárt áfa időszak esetén a visszanyitásra kiemelt figyelmet kell fordítani, a visszanyitás az áfa és a kontír tételt is törli! |
| Lezárt számlán a kontír, a dimenzió, a Bankszámla és a Partner bankszámla módosítható a módosítás gomb megnyomásával.
|
| Új és lezárt számláról is lehetőség van számla másolásra. Számla másolás esetén a korábbi számla legtöbb adata másolásra kerül egy új számlára, a bizonylatszám és a dátumok kitöltése manuális. A létrejövő új számlán minden adat szerkeszthető, pontosan olyan a számla, mintha az új gomb megnyomásával jött volna létre. A számlán szereplő adatok az eredeti számlával mindenben megegyeznek. |
| A gomb megnyomásával raktár kiadás típusú készletmozgató bizonylat hozható létre. |
| A számláról költségfelosztást lehet indítani, amennyiben felosztandó költség szerepel a számlán |
| A számláról költségfelosztást lehet indítani, amennyiben felosztandó költség szerepel a számlán |
Jogosultság
| Jogosultság | Funkció jogosultság | Működés / Tanács |
|---|---|---|
| Pénzügy / Beszállítói számla | Módosítás | Szállítói számla módosításának joga |
| Pénzügy / Beszállítói számla | Beszállítói számla lezárás | Számla lezárás joga, a számla lezárásával a számla könyvelésre kerül, ennek megfelelően érdemes a jogot megadni |
| Pénzügy / Beszállítói számla | Beszállítói számla visszanyitás | Lezárt szállítói számla visszanyitható a segítségével. A funkciót érdemes körültekintően használni, a visszanyitás ÁFA analitikát is érinthet, így érdemes csak könyvelőnek megadni |
| Pénzügy / Beszállítói számla | Beszállítói számla könyvelési dimenziók módosítása | A módosítás funkcióval a jog mellett lehetséges a számlán az utólagos dimenzió módosítás |
| Pénzügy / Beszállítói számla | Könyvelés módosítása | A módosítás funkcióval a jog mellett lehetséges a számlán az utólagos költségszámla módosítás |