Kontrolling időszakok

A kontrolling időszak szerepe a rendszerben, hogy bármilyen pénzügyi bizonylatot csak kontrolling időszakra lehet rögzíteni, az időszak zárásával pedig biztosítani lehet, hogy az időszakra vonatkozóan már semmilyen bizonylatot ne lehessen rögzíteni.

• Időszak létrehozás

Kontrolling időszakot a Könyvelés > Kontrolling alapadatok > Kontrolling időszakok menüpontban lehet létrehozni.

Csak olyan bizonylatot lehet rögzíteni a rendszerben (pl. vevő számla, szállító számla, bank, pénztár), aminek teljesítési dátumára vonatkozóan van nyitott kontrolling időszak.

• Időszak lezárás

A Kontrolling időszakokat szintén a Könyvelés > Kontrolling alapadatok > Kontrolling időszakok menüpontban a Kontrolling időszak lezárása gomb megnyomásával lehet lezárni.

Lezárt időszakra semmilyen bizonylatot nem lehet rögzíteni a rendszerben.

• Időszak visszanyitás

Lezárt időszak visszanyitására szintén a menüponton belül van lehetőség a Kontrolling időszak visszanyitása gomb megnyomásával

Költség felosztás

A kontrolling időszak másik szerepe, hogy erre vonatkozóan lehet költségfelosztást indítani a rendszerben. A költségfelosztás lényege, hogy adott időszakban beérkező információk alapján meghatározott költségeket felosszon a rendszer. A felosztásról egy naplóbejegyzés készül, ahol főkönyvi számonként, tömbösítve, dimenziókra szétbontva szétkönyvelődnek a költségek a beállított szabályok szerint.

Ha egy időszakot lezártunk, azután új tételeket már nem lehet hozzárendelni, csak ha visszanyitottuk azt. Visszanyitás esetén újra lehet generáltatni a rendszerrel a felosztásokat és belekerülnek a lezárás óta erre az időszakra rögzített tételek is.

A költségfelosztáshoz három beállításra van szükség:

Mérőszámok kezelése

A rendszerben lehetőség van mérőszám kezelésre a Könyvelés > Kontrolling alapadatok > Mérőszámok kezelése menüpontban.

Mérőszám rögzítés

A mérőszámokat Költségfelosztáson túl a Vezetői riportban lehet használni, műveleteket lehet vele végrehajtani. Mérőszám lehet például a Létszám, segítségével létszámarányos árbevétel számítására van lehetőség.

Mért értékek kezelése

A Könyvelés > Kontrolling alapadatok > Mért értékek kezelése menüpontban lehet a mérőszámokhoz időszak és dimenzió vonatkozásában értékeket megadni.

Mért értékek kezelése 

Az előző pontban rögzített mérőszámhoz hozzá kell rendelni az időszakot és azt a dimenziót, amelyikre rögzítettük az adott időszakban.

Felosztási szabályok

Az eddig beállított, paraméterezett részeket a Felosztási szabályok fogják össze és ez végzi el a Költségek allokációját.

Felosztási szabály szerkesztés

Be kell állítani, hogy melyik költségnem sort (vezetői riport sort) melyik dimenzióról melyik dimenzióra allokálja át, milyen már előre paraméterezett mérőszám alapján és a felosztási szabályok futtatásakor hanyadik helyen fusson le.

Dimenziók

A dimenziók beállítása és kötelezősége teljesen ügyfélspecifikus. Éppen ezért a Melyik dimenzióról adat nem kötelező, hisz lehet, hogy pont egy olyan szabályt akar létrehozni az ügyfél, hogy az olyan költségeket ossza fel bizonyos dimenziókra, ahol ez az adat üresen lett hagyva rögzítéskor. (pl: általános/ központi költségeknél nem állítunk be dimenziót és ezeket a költségeket a telephelyekre szét akarom osztani)

Futtatási sorrend

A felosztási szabályok között összefüggés lehet. Vannak olyan költség allokációk, amelyek akkor indíthatóak el, ha már egy másik felosztás megtörtént. Ezért futtatási sorrendet alakítunk ki paraméterezéskor.

A Felosztási szabályokat célszerű felrögzíteni a következőféleképpen:

• első = 10
• második = 20
• harmadik =30…

Így, ha a későbbiekben lesz egy olyan szabály, amit kettő, már előtte is rögzített szabály közé kellene beépíteni, akkor bármilyen nagy adatmódosítást el lehet kerülni.

Költség felosztás futtatása

A beállított adatok alapján költségfelosztást a Könyvelés > Kontrolling alapadatok > Kontrolling időszakok > Költség felosztás futtatása gomb megnyomásával lehet indítani.

Jogosultság