Leltár indítása
A SmartFront ERP-ben leltárt létrehozni a Készletkezelés/Leltár menüponton belül lehet az Új gombra kattintva.
Leltár létrehozásakor kötelező mező a Raktár és a Típus.
A kötelező mezők kitöltése után a Leltár generálásra kattintva indul a leltár.
Leltár
A leltározás általános menete:
- leltárív generálása
- fizikai számolás, a számolt értékek rögzítése a rendszerbe
- az eltérések elemzése, korrekciók elvégzése
- eltérések generálása, illetve a leltár lezárása előtt az eltérés listán még módosítható a pozitív eltérések készletértéke.
- a leltár zárása, a készlet aktualizálása.
A leltározás típusai:
- Egyszerűsített leltár: ilyenkor a rendszer enged mozgásokat végezni a leltározás alatt lévő raktárban, a leltáradatok rögzítője látja, hogy a rendszer szerint miből mennyi van. Csak tárhely nélküli raktárban indítható.
- Vakleltár: ilyenkor a leltár alatt lévő raktárakban nem lehet a leltár befejezéséig mozgásokat végezni (fagyasztja a készletet), a leltár rögzítő nem látja a rendszerben nyilvántartott mennyiségeket.
- Egylépéses vakleltár: egyszeri rögzítés elegendő, nem kötelező a másodlagos számolás megadása, le lehet zárni a leltárt az elsődleges számolások megléte után.
- Kétlépéses vakleltár: a számolt mennyiségeket rögzíteni, majd ellenőrizni, és újabb rögzítéssel nyugtázni kell.
FONTOS!
Vakleltár és kétlépcsős vakleltár indítása előtt a rendszer ellenőrzi, a készletmozgató bizonylatok státuszát. A figyelmeztető és a hibaüzenetek még a leltár generálása előtt, a típus és a raktár kiválasztása után megjelennek. A hibák elhárításáig nem lehet a leltárívet generálni.
Bizonylatok ellenőrzése:
- Hiba: A raktárban vannak nyitott kiszedési listák!
Kiszedési lista kiszedés alatt, vagy kiszedve státuszú. - Figyelem: A raktárban vannak nyitott kiszállítások!
- Hiba: A raktárban vannak nyitott raktári kiadások!
Raktári kiadás (beszállítói visszáru, költséghelyes, gyártási) - Figyelem: A raktárban vannak nyitott raktárbevétek!
- Figyelem: A raktárban vannak nyitott visszáruk! (Vevői visszáru)
- Hiba: A raktárban vannak nyitott beszállítói visszáruk!
Beszállítói visszáru: Kiszedés alatt vagy kiszedve státuszú - Figyelem: A raktárban vannak nyitott egyszerűsített gyártások!
- Hiba: A raktárban vannak speciális mozgások (belső áttárolás)!
- Figyelem: A raktárban vannak speciális mozgások (nem belső áttárolás)!
Készletállapotra ellenőrzése (csak tárhelyes raktár esetén):
- Figyelem: Az Árukiadás tárhelyen vannak foglaló bizonylat nélküli tételek!
- Figyelem: Az Áruátvétel tárhelyen vannak tételek!
Egyszerűsített leltár menete (csak tárhely nélküli raktárban)
Egyszerűsített leltár esetén a leltár generálásakor a tételekbe a rendszer előtölti minden termékből a mennyiséget és az ellenőrzött mennyiséget. (Az előtöltés egy folyamati paraméterrel kikapcsolható, de ekkor nem csak az eltéréseket kell felülírnunk, hanem az összes tétel mennyiségét rögzítenünk kell.)
A tételeken egyesével végighaladva minden terméken javítható az ellenőrzött mennyiség – ha van eltérés-, és a státusz módosításával jelölhető, hogy melyik tételen történt meg az ellenőrzés. A nem szerkesztett tételeknél nem lesz eltérés a leltár végén.
Az eltérések generálása után az eltérés fülön láthatjuk a különbségeket, ha javításra van szükség a leltár újranyitható. Az eltérések felületen a többletek esetén van lehetőség módosítani a bekerülő készlet értékét, a rendszer alapértelmezetten az utolsó beszerzési árral számol.
A leltár lezárása után a készletek módosulnak. Lezárt leltár esetén lehetőség van leltár ívet nyomtatni az eltérésekről.
Amennyiben a leltárt papír alapon szeretnék elvégezni, akkor a javasolt módszer a raktárkészlet lekérdezésből nyomtatott Excel export lista használata.
Az egyszerűsített leltár nem zárolja a leltározott raktár készletét, valamint egy raktárban egy időben több egyszerűsített leltár is nyitva lehet.
Az egyszerűsített leltár számolása mobileszközön is elvégezhető.
Vakleltár menete
Vakleltár esetén a leltár generálásakor a tételekbe a rendszer nem tölti elő a mennyiségeket csak a tételek altabon a megszámolandó termékeket listázza.
Minden termékből számolások rögzítésére van szükség, megadva a terméket, mennyiséget és opcionálisan egy virtuális tárhelyet, melyet a rendszer csak a leltár idejére kezel. Számolások rögzítésével a leltár tételein az ellenőrzött mennyiség automatikusan frissül. A Tárhelyes raktár esetén egy termékből több számolás is rögzíthető, tárhely nélküli raktár esetén egy új számolás felülírja a termékhez tartozó előzőt. A számolás során lehetőség van a termékeket a termék adatlapján megadott bármely mennyiségi egységben rögzíteni.
A számolás végrehajtható:
Az adott leltár Számolások altabján
A számolások altabon a Hozzáadás gombbal lehet a megszámolt tételeket rögzíteni.
Számolás tétel hozzáadása
Itt a Terméknevet és a mennyiséget kell megadni, illetve gyáriszámos termék esetén a Gyártási számot.
Készletkezelés/Leltár számolás menüponton keresztül
Ki kell választani az előre legenerált leltárt. A tételeket a Számolások altabon a Hozzáadás gombbal lehet rögzíteni.
Meg kell adni a Terméknevet, a Mennyiséget illetve gyáriszámos termék esetén a Szériaszámot.
Leltár számolás tétel hozzáadása
A tételek rögzítése után a számolás befejezéseként a Lezár gombra kell kattintani.
A tételek hozzáadása után az Eltérések generálása gombra kell kattintani.
Az eltérések generálása után az eltérés fülön láthatjuk a különbségeket, ha javításra van szükség a leltár újranyitható. Az eltérések felületen a többletek esetén van lehetőség módosítani a bekerülő készlet értékét, a rendszer alapértelmezetten az utolsó beszerzési árral számol.
A leltár lezárása után a készletek módosulnak. Lezárt leltár esetén lehetőség van leltár ívet nyomtatni az eltérésekről.
A vakleltár zárolja a leltározott raktár készletét. Egy raktárban egyidőben csak egy vakleltár lehet nyitva.
A vakleltár számolása mobileszközön is elvégezhető.
Kétlépcsős vakleltár menete
Kétlépcsős vakleltár esetén a leltár generálásakor a tételekbe a rendszer nem tölti elő a mennyiségeket csak a tételek altabon a megszámolandó termékeket listázza.
Minden termékből számolások rögzítésére van szükség, megadva a terméket, mennyiséget és opcionálisan egy virtuális tárhelyet, melyet a rendszer csak a leltár idejére kezel. Számolások rögzítésével a leltár tételein az ellenőrzött mennyiség automatikusan frissül. A Tárhelyes raktár esetén egy termékből több számolás is rögzíthető, tárhely nélküli raktár esetén egy új számolás felülírja a termékhez tartozó előzőt. A számolás során lehetőség van a termékeket a termék adatlapján megadott bármely mennyiségi egységben rögzíteni.
Kétlépcsős vakleltár esetén elsődleges és ellenőrző számolások rögzítése is szükséges. Az eltérések generálása csak akkor lehetséges, ha az első és második számolások között sehol nincs különbség. Az eltérések felületen a többletek esetén van lehetőség módosítani a bekerülő készlet értékét, a rendszer alapértelmezetten az utolsó beszerzési árral számol.
A számolás a Vakleltárban leírtak szerint történik, annyi különbséggel, hogy a számoláskor meg kell adni a Típus mezőben, hogy az adott rögzítés az Első vagy az Ellenőrző számoláshoz tartozik.
A leltár lezárása után a készletek módosulnak. Lezárt leltár esetén van lehetőség nyomtatni leltár ívet az eltérésekről.
Kiskereskedelmi egység leltározási folyamata Vakleltár esetén
Kiinduló állapot:
- A bolt fizikailag két részből áll (eladótér és raktár), de a SmartFront ERP-ben egy raktárként kezeljük.
- POS értékesítés történik („negatívba” mehet a készlet)
- A választott leltár típus Vakleltár
A leltározás menete:
- Vakleltár generálása a boltnyitás előtt (adott nap hajnali 1:00 és a boltnyitás között). A leltár lezárásáig nincs készletmozgatás a leltározandó bolt és a többi bolt, illetve raktár között.
- Eladótér számolása a boltnyitás előtt. A számolás alatt nincs készletmozgatás az eladótér és a raktár között. Az eladótér számolását be kell fejezni az első POS értékesítés előtt. A leltárat még nem szabad lezárni!
- Az eladótér számolása után következik a bolti raktár számolása. Közben elkezdődhet a POS értékesítés, de többi bolt, illetve raktár között továbbra sincs készletmozgatás.
- A bolti raktár számolása után lehet lezárni a leltárat. A leltár lezárása után megkezdődhet a többi bolt, illetve raktár között a készletek mozgatása.
A rendszer a nyitott leltár alatt a POS értékesítésekkel nem csökkenti a készletet. a Készletkorrekcióra az éjszakai automatikus készletrendezés során kerül sor.