Bevezető

Jelen dokumentáció a vállalati iratok, ügyviteli folyamatok SMART ERP-ben történő kezelésének folyamatát mutatja be.

A workflow rendszer biztosítja a vállalat dolgozói számára, hogy a megfelelő információ a megfelelő időben a megfelelő munkatársak rendelkezésére álljon. A workflow kialakításával az automatizált folyamatoknak köszönhetően a hibalehetőségek száma csökken, ha mégis probléma merül fel, az könnyen nyomon követhető. Emellett jóváhagyási folyamat is beépíthető a rendszerbe, ami leszabályozza a vállalat működését. A rendszer bevezetésével a cégnél áttekinthetővé válnak az üzleti folyamatok, az automatizáltságnak köszönhetően a szervezet korábbi munkafolyamatai felgyorsulnak. A jó folyamat kialakítása és alkalmazása szinte bármilyen területen használható, és segít a vállalatnál zajló változásokat rugalmasan követni, mivel a jogosultsággal rendelkező felhasználók által könnyedén átparaméterezhető^[1], vagy újabb folyamat vehető fel a rendszerbe.

A fentiek eredménye hatékonyabb munkaszervezés, kevesebb elveszett információ.

Iratkezelő paraméterezése

A munkafolyamat vezérlés alá vont elemek felsorolására szolgáló menüpont, a különböző típusú workflowk alapadatai adhatók meg.

A bal felső sarokban található ikonra kattintva megjelennek a menüpontok, itt a Irat és Workflow kezelés > Konfiguráció ^[2] részben találhatóak a paraméterezéshez szükséges menüpontok.

Először is elengedhetetlen a rendszer paraméterezése ahhoz, hogy később használható legyen a rendszerben a felépített folyamat.

A beállításokat a következő sorrendben kell elvégezni:

1.  Alkalmazott workflow típusok kialakítása
2.  Alkalmazott workflow státuszok kialakítása
3.  Workflow paraméterezés

A beállításokat követően egységesen az Iratkezelő menüben érhető el az iratok feltöltése és kezelése.

Workflow típusok kialakítása

Menüpont

A workflow típusok kialakítását az Irat és Workflow kezelés >  Konfiguráció > Workflow típus menüpontban lehet megtenni.

Workflow típus felvétele

Első lépésként a rendszerben nyilvántartani kívánt dokumentum típusokat kell rögzíteni, ezt az “Új”  gomb segítségével lehet megtenni.

Dokumentumok típus Workflow típus megfeleltetés:

Lényege, hogy melyik típust akarjuk majd iktatni.

Az “Új” gombra kattintva felugró szerkesztő képernyőn a következő mezőket kell kötelezően megadni:

• Név: Workflow típus neve, pl. Szállító számla, Szerződések stb.
• Típus: Irat típusa, amelyet a legördülő mezőből tudunk megadni.
• Előtag: Iktatószám előtagja.
• Utótag: Iktatószám utótagja.
• Számjegyek: Meghatározhatjuk hány tizedesjegyet jelenítsen meg a rendszer.

Nem kötelező mezők:

• Minimum dátum: Workflow típusnál lehetőség van megadni egy minimum dátumot. Amennyiben ez a dátum értéke megadásra kerül, úgy az iratkezelőben az iktatási dátum értéke ennél a megadott dátumnál korábbi nem lehet.
• Évente megújuló: Amennyiben az iktatószám kiosztásnál be van állítva az évszám pozíció, akkor itt lehet beállítani, hogy a rendszer automatikusan ossza ki az évszámot a teljesítési dátumnak megfelelően.
• Évszám pozíció: Évszám pozíciójának meghatározása a bizonylatszámban.

Továbbá lehetőség van alapértelmezett értéknek beállítani a jelenleg szerkesztett workflow típust, ekkor automatikusan ezt jeleníti meg egy új irat iktatásakor. A beállított értékek a “Mentés” gomb megnyomására tárolódnak el. Az iktatószámhoz kapcsolódó adatok (Bizonylatszámok rész) az Adminisztrációs alapadatok > Bizonylatszámok fülére is bekerülnek.

1. ábra: Új workflow típus felvétele

Mentést követően a meglévő workflow típus esetében a típusra duplán kattintva, vagy az Adminisztrációs alapadatok > Bizonylatszámok fülön érhető el a szerkesztő felület és végezhetőek el az esetleges módosítások.

Amennyiben a SMART ERP-ben több céggel rendelkezik az ügyfél, ekkor van mód a cégenkénti eltérítésre a Workflow típusok esetében.

Amennyiben a beállítás a több céges működést képezi le, abban az esetben a Workflow típus felületen megjelenik az “Engedélyezett cégek” fül, ahol ki lehet választani, hogy az egyes típusok melyik cégben legyenek elérhetőek.

2. ábra: Több céges működés engedélyezése

Amennyiben mindegyik cégben használni akarjuk a felvett típust, akkor mindegyik lehetőséget be kell pipálni. Viszont ha valamelyik cégnél meg akarjuk szüntetni ezt a típust, akkor csak ki kell venni a pipát, majd a változásokat a Mentés gombbal tudjuk rögzíteni a rendszerben.

Workflow státuszok kialakítása

Menüpont

A típusok kialakítása után rögzíteni kell a rendszerben az iratkezelési folyamatban előforduló státuszokat az Irat és Workflow kezelés >  Konfiguráció > Workflow státusz menüpontban. Ezeket az előre beállított státuszokat fogja később a rendszer használni az egyes átmeneteknél. Pl: Ha a kezdő státusz az új, akkor az irat “Új” státuszban jön létre.

3. ábra: Workflow státusz megjelenítése az iktatás során

Státusz felvétele

Új Workflow státusz felvételét az  “Új” gombra kattintva lehet megtenni.

Az “Új” gombra kattintva felugró szerkesztő képernyőn a következő mezőket kell kötelezően megadni:

• Név: Szabad szöveges mező - Workflow státusz neve.
• Típus: Listából kiválasztható érték: Irat, Projekt, Ügylet.

Nem kötelező mezők:

• Sorrend: Folyamat státuszainak sorrendje - (nem releváns mező, nem kell kitölteni)
• Workflow kód: Szabad szöveges mező – státusz adatbázis kódja, amely bármilyen szöveges adattartalom lehet. (nem releváns mező, nem kell kitölteni)
• Kezdő: jelölőnégyzet, amely, ha:
• ki van pipálva: a rendszer ezt veszi kezdő / induló státusznak a folyamatban.
• üresen van hagyva: bármelyik státusz lehet a folyamatban.
• Záró: jelölőnégyzet, amely, ha:
• ki van pipálva: a rendszer ezt veszi a folyamat végének.
• üresen van hagyva: bármilyen státusz érték lehet a folyamatban.

A változtatások a “Mentés” gomb megnyomására hajtódnak végre. Meglévő workflow státusz esetében a státuszra dupla kattintással elérhető a szerkesztő felület és végezhetők el az esetleges módosítások.

Státusz inaktiválás

A már alkalmazott, de a továbbiakban már szükségtelen státuszokat inaktívvá lehet tenni. A státusz kiválasztása után dupla kattintással, szerkesztésre megnyílik az adott státusz, rá kell ekkor kattintani a képernyő bal oldalán az “Inaktiválás” gombra. A státuszok listanézetén az Inaktív oszlopban látszik, mely státuszok kerültek inaktiválásra.

4. ábra: Státusz inaktiválása

5. ábra: Státusz inaktiválva 

Státusz újra aktiválása

Inaktív státusz ismét aktívvá tehető, szerkesztésre megnyitva a státuszt, kattintsunk az “Aktiválás“ gombra a képernyő bal oldalán.

6. ábra: Státusz újra aktiválása

Workflow paraméterezés

Menüpont

A típusok, státuszok kialakítása után következhet a munkafolyamat összeállítása az Irat és Workflow kezelés > Workflow paraméterezés menüpontban.

Elsőként ki kell választani a képernyő felső részében lévő legördülő mezőből “Típus”-t és azon belül a “Dokumentum típus”-át, amelyhez be szeretnénk állítani az egyes státuszok esetében elvégezhető tevékenységeket, és a mezők láthatóságát, szerkeszthetőségét, kötelezőségét.

7. ábra: Első lépés: Típus és Dokumentum típus kiválasztása

A státuszoknál a Kezdő típusúra állított státusz automatikusan megjelenik mindegyik dokumentum típusnál. Ez után az egyes státuszokhoz tartozó tevékenységeket és validációkat kell felparaméterezni. Második lépésként a kezdő státuszra kell kattintani, hogy a további paraméterezést el lehessen végezni. (Esetünkben az “Új” státusz a kezdő státusz)

8. ábra: Második lépés: Kattints a kezdő státuszra, hogy a további paraméterezést el tudd végezni

(A kép illusztráció, itt már egy teljesen felparaméterezett Workflow látható. Először csak a kezdő státusz jelenik meg.)

Tevékenységek felvétele

Az egyes státuszokban végezhető tevékenységek funkciógombként jelennek meg az Workflow kezelés / Iratkezelő menüpontban, az irat szerkesztési képernyőjén, vagy további funkciókat engedélyeznek a felhasználóknak.

Harmadik lépésként a kiválasztott státusz során állva (jelen esetben az “Új”), a Tevékenységek fülön az gombra kell kattintani, itt van lehetőség új tevékenységeket hozzáadni a státuszokhoz:

9. ábra: Harmadik lépés: Új tevékenység megadása

Adatbeviteli mezők:

• Típus: Legördülő listából választható, rendszer által megadott értékekkel. (Először a tevékenység típusát kell kiválasztani.)
• Kód: Rendszer adatbázisában visszakereshető egyedi kód, ha meg van adva.
• Elnevezés: Funkciógomb elnevezés. Szabadszöveges mező, ahogy mi szeretnénk hívni a gombot.
• Dokumentum típusa: Már nem módosítható előre kiválasztott érték, a szerkeszteni kívánt dokumentum típusa.

Tevékenység-típusok:

• Megtekintés: Ezzel a jogosultság beállítással lehet megadni, ki tekintheti meg az adott státuszú iratot.
• Felelős / határidő módosítása: Ekkor lehet módosítani az adott dokumentumhoz tartozó felelőst, vagy a Jóváhagyás határidejét.
• Státuszváltás: Ezzel a típusú tevékenységgel lehet az adott státuszú irat státuszát a megfelelő jogosultsággal rendelkező személynek tovább léptetni. Következő státuszt megadni csak a Státuszváltás tevékenység típusra lehetséges. Az aktív státuszok közül lehet kiválasztani, hogy ezen funkciógomb / tevékenység hatására mi legyen az adott irat következő státusza.
• Megjegyzés hozzáfűzése: A rendszerbe beépített - jobb oldalon található -  Megjegyzés panelhez enged hozzáférni, és ott megjegyzést hozzáadni.
• Jóváhagyás: Ezzel a funkcióval rendelkező tudja jóváhagyni a hozzárendelt iratot.
• Beszállítói számla készítése: Aki ezzel a jogosultsággal rendelkezik, az készíthet beszállítói számlát az “Iratkezelő” menüpontból.

Tevékenységekhez értesítések és jogosultságok beállítása

Miután felvettük az adott státuszhoz tartozó tevékenységeket, negyedik lépésként a tevékenységekhez meg kell adni a jogosultságokat. Ez azt jelenti, hogy meg tudjuk határozni szerepkör, illetve Felelős szinten, hogy kinek legyen joga az adott tevékenységekhez, továbbá az értesítéseket is itt tudjuk beállítani.

A státuszra történő dupla kattintás után a következő felület érhető el:

10. ábra: Értesítések és jogosultságok szerkesztése

Értesítések paraméterezése

Értesítéseket csak státuszváltás esetén lehet paraméterezni.

Értesítések alatt lehetőség van a “Hozzáadás” gomb megnyomásával azt a felhasználót, vagy szerepkört kiválasztani, akitől a következő státusz ellenőrzését várja a felhasználó, illetve a Dokumentum szerepének beállítására is lehetősége van (Felelős/Jóváhagyó/Létrehozó). Egyszerre több szerepkör is megadható.

11. ábra: Értesítések paraméterezése

Amennyiben nincs szükség az értesítésre a továbbiakban, akkor a “Törlés” gombbal meg tudjuk szüntetni azt.

Jogosultságok paraméterezése

Az itt megadott jogosultságokkal lehet szabályozni, hogy a kiválasztott tevékenységhez ki férhet hozzá, vagy láthatja a funkciógombot. Ezt meg lehet határozni szerepkör szinten, és felelős szinten is egy személyben.

Amennyiben a felelős jelölőnégyzetet bepipáljuk, (a szerepkör mező inaktív lesz) majd a Hozzáadás gombot megnyomjuk az összes rendszerben lévő felhasználót az Iratkezelőben az iktatás során a “Felelős” mezőben ki fogjuk tudni választani, de a mezőben egyszerre csak egy felhasználó szerepelhet, ami azt eredményezi, hogy egy emberhez tudjuk hozzárendelni a tevékenységet. (Pl. az adott ember aki a Felelős mezőben van, csak ő hagyhatja jóvá a dokumentumot.)

Ha hozzáadtuk a Felelőst a kiválasztott tevékenységhez a következőképp fog megjelenni a felületen:

12. ábra: Felelős hozzáadva

Ha szerepkört adunk hozzá a tevékenységhez, akkor csak azok a felhasználók fogják látni / használni az előbbiekben felvett tevékenységhez tartozó funkciókat, akik ehhez a szerepkörhöz vannak rendelve. Minden egyes státuszt felelőshöz és / vagy szerepkörhöz kell rendelni, ahhoz, hogy megadjuk, hogy kik kezelik az iktatás adott folyamatát. Egyszerre több szerepkör is megadható. Tevékenység felvétele / mentése után, újra dupla kattintással megnyílik a tevékenység szerkesztő ablak és a képernyőn a Jogosultság alatt “Hozzáadás” gombbal van lehetőség kiválasztani a kívánt szerepkört.

Ha hozzáadtuk a szerepkört a következőképp fog megjelenni a felületen:

13. ábra: Szerepkör hozzáadva

Van lehetőség Felelőst és Szerepkört is hozzáadni az adott tevékenységhez, ebben az esetben a Felelős mezőbe beállított személy és a szerepkörbe rendelt személyek is megtekinthetik és iktathatják a dokumentumot.

Amennyiben nincs szükség már a felvett értesítésre, vagy jogosultságra, akkor mind a két panelben megjelenik a “Törlés” gomb, amellyel el lehet távolítani a nem kívánt sorokat.

A panel jobb alsó sarkában található “Mentés” gombbal tudjuk elmenteni a tevékenységre vonatkozó változásokat.

A mentést követően módosításra úgy van lehetőség, hogy az adott tevékenység sorára duplán kattintva, ugyanez a szerkesztő felület jön fel. A megfelelő módosítások elvégzés után “Mentés” szükséges.

Validációk felvétele

A “Validációk” fülön az adott státuszokban megjelenő mezőket tudjuk paraméterezni, ezen felül is azt, hogy mely mezők legyenek láthatóak, szerkeszthetőek, vagy kötelezőek.

14. ábra: Validációk hozzáadása

Az új validáció gombbal van lehetőség felvenni az iktatás során használni kívánt mezőket.

Ekkor a következő ablak jelenik meg:

15. ábra: Új mező választó ablak

Fülek:

• Dokumentum típus: Az adott workflow típusa, melyet a rendszer automatikus kiír.
• Státusz: A kiválasztott workflow státusza a típuson belül. A típus és a státusz mezők együtt határozzák meg, hogy melyik workflow melyik státuszában jelenjen meg a kiválasztott mező.
• Mező: Mező megnevezésének kiválasztására szolgál. A Mezőt a legördülő menüben lehet kiválasztani, melyik mezőt kívánja a felhasználó hozzárendelni az adott státuszhoz.
• Látható: Jelölőnégyzet: Igen / Nem
• Kötelező: Jelölőnégyzet: Igen / Nem
• Szerkeszthető: Jelölőnégyzet: Igen / Nem

A változtatás a “Mentés” gomb megnyomásával tárolódik el. Amennyiben valamely, már beállított validáción módosítani kell, akkor az adott validáció sorára duplán kattintva, ugyanez a szerkesztő felület jön fel a megfelelő módosítások elvégzése után “Mentés” szükséges.

A validáció fülön beállított mezők a következőképp jelennek meg:

16. ábra: Validációk (mezők)

A fenti képen látható mezők, a következőképpen jelennek meg az iktatás során:

17. ábra: Iktatás során rögzített validációk (mezők)

Iratok kezelése

Menüpont

Az Irat és Workflow kezelés > Iratkezelő menüpontban van lehetőség az iratok feltöltésére, és a beállított folyamaton való végigvezetésére. A menüpontba lépve lista jelleggel jelennek meg a már feltöltött iratok. A képernyő felső részén lehetőség van szűrni a megjelenítendő iratok körére, természetesen azon iratok közül, amiknek a megtekintéséhez van jogosultsága az aktuális felhasználónak. 

18. ábra: Iratkezelő listanézet

Új irat feltöltése

Az Iratkezelő menüpontban az “Új” gombra kattintva megjelenő szerkesztő felületen lehet feltölteni az iratot, és rögzíteni a hozzá tartozó adatokat.

Legelőször a Dokumentum típusát kell kiválasztani a legördülő mezőből. (pl.: Szolgáltatási számla, Beszállítói számla, Általános működési számla, Szerződés stb.). A dokumentum feltöltését a “Tallózás” gombra kattintva a Számítógépről a Fájl kiválasztásával lehet megtenni.

Ez után kell kitölteni a többi releváns adatmezőt, majd a változtatások a Mentés gomb megnyomására tárolódnak el.

A mentést követően három beépített funkciógomb jelenik meg:

• Letöltés: A feltöltött dokumentumot lehet letölteni.
• Dokumentum csere: A feltöltött fájlt lehet ennek a gombnak a segítségével módosítani.
• Felelős módosítás: Amennyiben a státuszhoz be van állítva a felelős jogosultság, és ha a Felelős mezőbe kiválasztásra került egy felhasználó, abban az esetben megjelenik ez a gomb, amellyel a dokumentum iktatásának felelősét lehet megváltoztatni.

Ezen túl azok a funkciógombok jelennek meg a felületen, amelyet a paraméterezés során beállításra kerültek.

19. ábra: Dokumentum feldolgozása – státusz módosítások

A folyamatban lehetőség van Beszállítói számlát készíteni a rendszerben a Beszállítói számla készítés gombbal. Ekkor az Iratkezelőben megadott beviteli mezőkben rögzített adatokat a rendszer automatikusan átmásolja a Beszállítói számla fej adataiba.

Beszerzési rendelésből Beszállítói számla rögzítése

Amennyiben a szállító számlákat jóváhagyási rendszerben szeretnénk iktatni a SMART ERP-ben az Iratkezelő modul alkalmas erre. A szállító számlákat lehetőségünk van beszállító által adott számlából iktatni, vagy az általunk indított beszerzési rendelésből.

Amennyiben úgy paraméterezzük az iratkezelőt, hogy a Validációknál kiválasztottuk a BR^[3] szám mezőt minden státuszban, akkor, az adott partnerhez, melyhez épp az iktatás történik, van már Beszerzési Rendelés a rendszerben, akkor a BR szám mezőbe megjelennek a partnerhez kapcsolódó Beszerzési rendelések.

Ezután a Beszállítói számla készítése funkció gombra kattintva átkerül a felhasználó a Beszállítói számla készítése felületre, melyen már automatikusan megjelennek az Iratkezelőben kitöltött mezők adatai és azok a tételek, mik a beszerzési rendelésen rögzítésre kerültek és nem számlázottak.

Iratkezelés folyamata a Beszerzési rendeléstől a Beszállító számláig

Fülek:

• Történt: A folyamatok követésére van itt lehetőség. A rendszer naplózza a státuszváltásokat, illetve felelős módosításokat.
• Kapcsolódó bizonylatok: A további irathoz / ügylethez / projekthez tartozó Szállító számla automatikusan bekerül hivatkozott dokumentumként, ha az, az Iratkezelő felületről lett létrehozva.

Megjegyzés (Belső megjegyzések)

Az iratokhoz hozzáférő személyek részére kialakítottunk egy kommunikációs platform^[4]ot, amelyet a felület jobb oldaláról lehet megnyitni. A kis nyílra kattintva megjelenik a megjegyzés panel.

20. ábra: Dokumentum megjegyzések

Megjeleníti az Irat képernyő Megjegyzés panelben gépelt üzeneteket (szabad szöveges mező), valamint, hogy ki, mikor rögzítette. A @NÉV begépelésével lehetőség van a megnevezett személy részére üzenni, egyedi üzenetet létrehozni. A belső Megjegyzésekről automatikusan egységes értesítést kapnak az érdekeltek. Ez az üzenet a megszólított felhasználónál az értesítések (Felhasználói beállítások > Értesítések menüpont) alatt, vagy a jobb felső sarokban a felhasználó piktogramjára ^[5]kattintva jelenik meg ().

Beállítható a felhasználói profilnál, hogy az értesítésekről e-mailt is küldjön a rendszer, valamint egyénenként is fel lehet iratkozni adott irathoz, hogy értesítést kapjon a változásokról.

 További leírás az Értesítések kezelése részben.

Jogosultságok beállítása

Menüpont

Az Iratkezeléssel kapcsolatos funkció-jogokat az Adminisztráció > Szerepkörök menüpontban lehet elérni, és beállítani. Itt az adott szerepkört kiválasztva dupla kattintással tudjuk megtenni.

Jogosultságok

Amennyiben az adott szerepkörnek engedélyezni szeretnénk a menüpontot, akkor a képernyőn ki kell pipálni, ha nem, ebben az esetben üresen kell hagyni  a jelölőnégyzetet. A Jogosultságok fülön lehet szabályozni, hogy az adott szerepkör milyen képernyőket lásson.

Funkció-jogosultság

A Funkció-jogosultság fülön lehet szabályozni, hogy az adott szerepkör milyen jogosultságokkal rendelkezzen. Amennyiben az adott szerepkörnek engedélyezni szeretnénk a funkciót, akkor a képernyőn ki kell pipálni, ha nem, ebben az esetben üresen kell hagyni  a jelölőnégyzetet. A következő funkciók érhetők el a termék esetében:

^[1] Paraméterezés: Rendszer változóinak beállítása.

^[2] Konfiguráció: Beállítás

^[3] BR szám: Beszerzési rendelés szám

^[4] Platform: felület

^[5] Piktogram: Felirat helyett alkalmazott eligazító ábra.