Pénztár létrehozása

Pénzügy/Pénzügyi alapadatok/Pénztárak menüpont alatt hozható létre, azonban a pénztár nyitás speciális abban az esetben, ha a korábbiakkal ellentétben átlagárfolyamra kívánnak áttérni vagy új átlagárfolyamos pénztárt kívánnak létrehozni.

1. lépés: Ebben az esetben először is meg kell határozni azt a devizaértéket és a hozzá tartozó árfolyamot, amin a korábbi (kézi, napi árfolyamos) pénztárt lezárták. Ez lesz a nyitó összegünk. Példa: 1.000,- EUR 420 Ft/EUR árfolyamon
2. lépés : Nyissuk meg az új pénztárat (Pénzügyi alapadatok/Pénztárak/Új)

• kalkuláció típusa : kézi árfolyam
• nyitó egyenleg: 0,-

3. lépés: Lépjünk át a Pénztárbizonylat felületre, és új bevételi pénztárbizonylatként rögzítsük fel a nyitó egyenlegünket. Kézzel írjuk át az árfolyamot a záró árfolyamra. Példánkban 420 Ft/EUR

(alapból a napi MNB árfolyamot fogja felhozni ami jelen esetben: )

4. lépés : A tételeknél vigyük fel a nyitó EUR összegünket Főkönyvi könyvelés Jogcímen - az ellenszámla lehet egy átvezetési számla pl.

5. lépés : Mentés és bezárás

6. lépés : Erre a napra készítsünk pénztár zárást!

készítsük el a címletjegyzéket, és Mentés

FIGYELEM! Ha  ezután visszanyitjuk a pénztárbizonylatunkat, akkor a napi árfolyamot mutatja de ez ne tévesszen meg bennünket!

A pénztárbizonylat kontírtételek altabon látható, hogy a 420 Ft-os árfolyamon könyvelt.

A naplókönyvelésben is  látjuk, hogy a helyes, átírt, 420 Ft-os áron könyvelte a tételünket.

7. lépés: Menjünk vissza a Pénzügy alapadatokba, és módosítsuk az árfolyam kalkuláció típusát Átlag árfolyamra.

Mentés

8. lépés: Ezután kezdjük el rögzíteni a pénztár tételeinket az adott napokra:

Manuális pénztárbizonylat

A pénztárnak, pénztárvezetésnek két típusa lehetséges a rendszerben.

• Automatikus bizonylatszám: szigorú pénztár vezetése a rendszer által generált bizonylatszámokkal. A létrehozott pénztárakból pénztárbizonylat nyomtatható
• Kézi bizonylatszám: pénztárvezetésre alkalmas mód (például kézi tömb, vagy tényleges bizonylatszám használata mellett). A bizonylatszám megadása manuálisan történik, de kötelező. Pénztárbizonylat nem nyomtatható.

Automatikus bizonylatszám

Pénztárbizonylat rögzítésekor a pénztárt, a dátumot és az irányt kell kiválasztani.

Megjelenítendő név: a partner, személy neve

Árfolyam: devizás pénztár esetén a rendszerben - a banki árfolyamkezeléssel azonos módon - az alábbi árfolyam számításokat lehet beállítani:

• napi árfolyam (MNB árfolyam a rendszerben beállítottak alapján)
• kézi árfolyam (kézzel beírható bármilyen árfolyam)
• átlag árfolyam (bevételi pénztárbizonylat - napi árfolyam ; kiadási pénztárbizonylat átlagárfolyam a bevételek alapján számítva) 

A pénztárbizonylat listanézeten devizás pénztár esetében a listán szereplő árfolyam a pénztárbizonylat tételsorán szereplő könyvelési árfolyam! A legtöbb esetben ez megegyezik a pénztárbizonylat felső részén lévő árfolyammal, azonban átlagárfolyamos kiadási pénztárbizonylat esetén ez eltér! Átlagárfolyamos kiadási pénztárbizonylatnál mindig a Kontírtételek fülön szereplő árfolyamot kell figyelni, ezen történik a könyvelés!

A tételek rögzítésekor a pénztár jogcímeket használja (Pénzügy > Pénzügyi alapadatok > Jogcímek). Amelyik gazdasági esemény ott rögzítve van, az felhasználható a pénztáron belül. Közvetlenül főkönyvi számra főkönyvre könyvelés típusú jogcím használatával lehetséges.

Vevő vagy szállító számla kiegyenlítésekor vevő vagy szállító jogcím használat szükséges. Számla kiegyenlítéskor a partner és a számlaszám megadása is kötelező. Csak kiegyenlítetlen számlákat ad fel a rendszer összepontozás miatt, illetve csak a pénztár irányának megfelelő irányú számlák jelennek meg (Negatív összegű szállítói számla a bevételek között fog megjelenni).

A fizetés számla kiegyenlítés nélkül partnerre is történhet.  A későbbi pénztár – számla összepontozást a Folyószámla kiegyenlítés menüpontban is meg lehet csinálni. Lásd

Pénztár mentésre vagy első nyomtatásra a következő események történnek:

• A pénztárbizonylat a beállításoknak megfelelő bizonylatszámot megkapja
• A pénztárbizonylat nyomtatható
• A pénztárbizonylathoz kapcsolódó könyvelések rögzítésre kerülnek a főkönyvben. A könyvelés a kontírtételek fülön megtekinthető.
• Számla kiegyenlítéskor a 0 és 5-re történő kerekítéseket elszámolja a rendszer

Mentett pénztárbizonylat további tranzakciói:

• Nyomtatás: A pénztárbizonylat bármikor nyomtatható
• Rontás: A pénztárbizonylat rontásával, a bizonylat rontott lesz. Nyomtatni, módosítani már nem lehet rajta. A bizonylathoz kapcsolódó könyvelés törlésre kerül.
• Módosítás: Lezárt pénztárbizonylaton lehetőség van utólagosan módosítani a könyvelés miatt. Módosítani a dimenziókat és a jogcímet lehet. Jogcímet csak egyéb típusú jogcím esetén lehet módosítani, vevő-szállítónál nem. A jogcím módosítás a már létrehozott pénztárbizonylat képét nem módosítja

Kézi bizonylatszám

Pénztárbizonylat rögzítésekor a pénztárt, a dátumot és az irányt kell kiválasztani. Kézi típusú pénztár esetén a bizonylatszám megadása is kötelező. 

Árfolyamkezelés, tétel kiválasztás az automatikus pénztárbizonylathoz hasonlóan történik.

Pénztár mentésre a következő események történnek:

• A pénztárbizonylathoz kapcsolódó könyvelések rögzítésre kerülnek a főkönyvben. A könyvelés a kontírtételek fülön megtekinthető.
• Számla kiegyenlítéskor a 0 és 5-re történő kerekítéseket elszámolja a rendszer

Mentett pénztárbizonylat további tranzakciói:

• Nyomtatás: Kézi pénztár esetén nincs nyomtatható pénztárbizonylat!
• Rontás: A pénztárbizonylat rontásával, a bizonylat rontott lesz. Nyomtatni, módosítani már nem lehet rajta. A bizonylathoz kapcsolódó könyvelés törlésre kerül.
• Módosítás: Lezárt pénztárbizonylaton lehetőség van utólagosan módosítani a könyvelés miatt. Módosítani a dimenziókat és a jogcímet lehet. Jogcímet csak egyéb típusú jogcím esetén lehet módosítani, vevő-szállítónál nem. A jogcím módosítás a már létrehozott pénztárbizonylat képét nem módosítja

Automatikus pénztárbizonylat

Számlából

A pénzügyi alapadatok közt beállítható, hogy a készpénzes vevői számlák esetén számla lezárásakor automatikusan generáljon egy pénztárbizonylatot is. Beszállítói számlák esetén ez nem lehetséges. (Vevői számla sztornózásakor kiadási pénztárbizonylat jönne létre, így az automatikus bizonylat generálás ott sem működik)

Bankból

Pénztár jogcím használatával automatikus pénztárbizonylatot lehet létrehozni bankból. Ennek működése a következő:

• A Pénztár jogcímen be kell állítani a pénztárat. Például Főpénztár

Pénztár típusú jogcím beállítás

• A bankba rögzíteni kell egy mozgást a jogcímre
• Bank mentésekor automatikusan létrejön a pénztárbizonylat

Pozitív bank mozgás esetén kiadási pénztárbizonylat, negatív banki mozgás esetén bevételi pénztárbizonylat jön létre. Jogcímként a bankon megadott jogcím szerepel.

Automatikus pénztárbizonylat tartalma

Pénztárzárásra, időszaki pénztárjelentésre van lehetőség a Pénzügy / Pénztár zárás menüpontban. A megadott időszakra a pénztár egyenlege látható, rovancs készíthető . A mentés gomb megnyomásával a pénztárzárás létrejön. A zárás bizonylatszáma a Pénzügyi alapadatok / Pénztárak menüben a Bizonylattömbnél megadott érték alapján kerül kiosztásra. Mentés után válik a Nyomtatás gomb aktívvá, ezután lehet a pénztárjelentést nyomtatni.

Lezárt időszakon belüli pénztárbizonylatot módosítani nem lehet, rontani sem. A pénztárbizonylat rögzítésekor a rendszer figyelembe veszi a folyamatos teljesítés szabályát bizonylattömbön belül (kiadási – bevételi), így egy kiállított bizonylat előtti dátumra másik már nem kiállítható.

Dokumentum csatolása pénztárbizonylathoz

A pénztárbizonylatainkhoz - legyen az kiadási vagy bevételi - csatolhatunk dokumentumokat a Csatolt fájlok alfülön található Hozzáadás gomb megnyomásával.

Pénztárbizonylat Csatolt fájlok alfül

_{Hozzáadás gomb megnyomása után felugró ablak}

Kétféle módon csatolhatunk a pénztárbizonylathoz dokumentumot:

1. Tallózás gomb segítségével a számítógépünkről, hálózatunkról választhatunk ki file-okat, amelyeket utána a feltöltés gombra kattintva csatolhatunk.
2. A Dokumentumkezelőben tárolt file-jaink közül kiválaszthatunk egyet vagy többet az előtte lévő négyzetbe kattintva, majd nyomjuk meg a Csatolás gombot.

A feltöltött dokumentumok megjelennek a Pénztárbizonylatunk Csatolt fájlok alfülén:

_{Feltöltött dokumentumok Pénztárbizonylathoz}

A művelet befejezéseként nyomja meg a Csatolmányok mentése gombot, ellenkező esetben a feltöltött dokumentumok egy nyomtatás esetén például elvesznek.

A csatolmányokat törölni is lehet, a tételsor kijelölése valamint utána az aktívvá váló Törlés gomb segítségével:

_{Csatolt fájlok törlése}

Pénztárbizonylat felületen egyenlegek ellenőrzése - megjelenítése

Pénzügy-Pénztárbizonylat felületen lehetőség van megjeleníteni a Nyitó egyenleget, a Záró egyenleget, valamint a Napi bevétel és Napi kiadások összegét.

A megjelenítésnek két feltétele van:

• Először ki kell választani egy pénztárt a Pénztár azonosító listából,
• Majd be kell állítanunk a Dátum/Tartomány mezőbe a vonatkozó időtartamot

(amennyiben egy napra szeretnénk lekérdezni, akkor a tartomány kezdő és végdátuma megegyezik)

• A bizonylatok közül célszerű az Érvényes típusúakra szűrni

_{Pénztárbizonylat egyenlegek lekérdezése időszakra}

_{Pénztárbizonylat egyenlegek lekérdezése adott napra}

A Napi nyitó egyenleg mező minden esetben meg kell, hogy egyezzen az előző, forgalommal rendelkező pénztár záró egyenlegével.

A Napi bevétel mező az adott napon - vagy időszakban - kiállított bevételi pénztárbizonylatok összegét tartalmazza.

A Napi kiadás mező az adott napon - vagy időszakban - kiállított kiadási pénztárbizonylatok összegét tartalmazza.

A Napi záró egyenleg = Napi nyitó egyenleg + Napi bevétel - Napi kiadás

Jogosultság