SF – ÁFD – NAV online szállítói számla letöltés


Verziókövetés

Tartalom
Bevezető
Szükséges beállítások
Számlafogadás
Számlafeldolgozás
Alapértelmezett partner
Alapértelmezett termék
ÁFA kódok
Számlafeldolgozás (nem készletkezelt számlák esetében)
Számlabeérkezés
Szállítói számla létrehozás
Számlafeldolgozás készletkezelt számlák esetében
Számlabeérkezés
Jogosultság

Bevezető

A dokumentáció a NAV szállítói számlák NAV oldaláról történő letöltésével, és azok feldolgozásával foglalkozik.
Jelenleg a vállalkozások kötelesek minden, belföldi adóalany között kiállított számláról adatot szolgáltatni a NAV Online Számla rendszerébe. A beküldött számlák adatai a NAV rendszeréből XML formátumban letölthetők. A rendszer a Pénzügy / Adatfeldolgozóközpont menüben 3 percenként letölti a számlákat, ahonnan egy gombnyomásra a szállítói számla létrehozható.

Szükséges beállítások

Számlafogadás

A számlafogadáshoz szükséges beállításokat az Adminisztráció > Cég menüpontban kell megtenni.
Kétféle adatot kell megadni:

1. NAV Online Számla rendszer Technikai felhasználó adatok: számlakiállítás esetén ez már be van állítva
2. NAV online szállító számla adatfogadás kezdő dátuma. A dátum a számla teljesítési dátumára vonatkozik.

Számlafeldolgozás

Az Adminisztráció > Cég menüpontban lehetőség van kiválasztani a beszállítói számlafeldolgozás módját:

• Szállítói számlák feldolgozása tételsorosan: pipa esetén a beszállítói számlák létrehozásakor annyi számlatételsor jön létre, ahány számlázásra került. Egy 20 soros számla a beszállítói számlán is 20 sort fog tartalmazni.
• Szállítói számlák feldolgozása nem tételsorosan: pipa nélkül a beszállítói számlák létrehozásakor áfa kódonként egy tételsor jön létre. Egy 20 soros, 27% ÁFA tartalmú számla a beszállítói számlán egy összevont sorban fog szerepelni.

Alapértelmezett partner

Számlafeldolgozáskor a rendszernek a megfelelő partnerre kell rögzítenie a számlákat. A partner meghatározása adószám alapján történik.

• Amennyiben a XML fájlban szereplő partner adószámának első nyolc számával van megegyező partner a rendszerben, akkor a számlarögzítés erre a partnerre történik.
• Ha nincs megfelelő partner a rendszerben, akkor automatikusan új partnert hoz létre a rendszer

Új partner felvételekor az XML fájl alapján három értéket tud a rendszer egyértelműen rögzíteni:

• Partnernév
• Adószám
• Címadatok

A partnertörzsben ennél jóval több kötelező adat szerepel egy partner rögzítésekor. Ezeknek az értékeknek a megadására szolgál a sablon partner. Ezért új partnerek rögzítéséhez egy sablon partnert kell felvenni a rendszerbe.
A Sablon partner egy alapértelmezett inaktív partner. A partnertörzs összes kötelező és tetszőlegesen megadott beállítását meg lehet adni a partnernek. Új partner létrehozáskor minden adat, ami be volt állítva a sablon partneren az az új partneren is ennek megfelelően lesz beállítva.
Például a sablon partneren megadható adatok:

• Partner kategória: Besorolás alatt
• Partner típus: Jogi személy
• Működési terület: Belföldi
• Szállító csoport: Belföld

Amennyiben egy partner adószám alapján nem szerepel még a rendszerben, akkor automatikusan új partner kerül létrehozásra a következő adatokkal a fenti példa alapján:

• Partnernév: XML alapján
• Adószám: XML alapján
• Címadatok: XML alapján
• Partner kategória: Sablon partner alapján
• Partner típus: Sablon partner alapján
• Működési terület: Sablon partner alapján
• Szállító csoport: Sablon partner alapján

Egy speciális partnerkategóriát akár hasznos lehet az automatikusan felvett partnereknek meghagyni (pl. Besorolás alatt), így könnyen szűrhetők az új partnerek, így lehet ellenőrizni a beállításokat, módosítani, amit szükséges.
A sablon partner NAV online számlához való hozzákapcsolásához egyszeri konzulensi segítségre van szükség. A kiválasztott partnert partnerkódját a DEFAULT_IMPORT_PARTNER_CODE folyamati paraméterben kell megadni.

Alapértelmezett termék

Számlafeldolgozáskor a rendszernek a számla tételeket termékre kell rögzítenie. A termék rögzítés kétféle módon történhet:

• Partnerhez történő termékrendelés

Mivel többször előfordul, hogy partnerek jellemzően egy-egy típusú terméket számláznak, így sok partnernél a partner maga már egyértelműen meghatározza, hogy milyen termékre/főkönyvi számra történik a számlák rögzítése. Ezeknél a partnereknél Alapértelmezett terméket érdemes beállítani a Partnertörzsbe.
Annál a partnernél, ahol van alapértelmezett termék megadva, ott a partnerre rögzített összes számla erre a megadott termékre kerül rögzítésére.

• Technikai termékre rögzítés

Ahol nem egyértelműen meghatározható a terméktörzsből a termék, ott minden esetben egy technikai termékre történik a számlák rögzítése, könyvelés előtt pedig a terméket módosítani kell a megfelelő termékre.
Ehhez létre kell hozni egy terméket. Érdemes a termékhez olyan termék könyvelési csoportot/főkönyvi számot rendelni, ami jelzi, hogy ez egy technikai tétel, még a számlakönyvelés előtt feladat van vele. Minden új partner vagy olyan partner számlája, ahol nincs alapértelmezett termék erre a termékre fog rögzítésre kerülni.
A technikai termék beállításához egyszeri konzulensi segítségre van szükség. A kiválasztott termék termékkódját a PARTNER_DEFAULT_IMPORT_PRODUCT_CODE folyamati paraméterben kell megadni. A sablon partnerbe is érdemes beállítani ezt a terméket.

ÁFA kódok

Az számlák megfelelő ÁFA kódra történő rögzítéséhez az ÁFA kódok párosítása szükséges.
Az XML fájlok ÁFA kódjait párosítani szükséges a rendszerben lévő ÁFA kódokkal. Egy XML ÁFA kódhoz csak egy rendszerben szereplő ÁFA adható meg. Tehát 27% áfa kulcshoz csak egy 27% áfakód adható meg, ha több van használatban, akkor azt a számlákon manuálisan szükséges módosítani.

Összesen hat ÁFA beállítást kell megtenni:

• 27%: 0,27 értéket kell megadni a megfelelő ÁFA kódhoz
• 18%: 0,18 értéket kell megadni a megfelelő ÁFA kódhoz
• 5%: 0,05 értéket kell megadni a megfelelő ÁFA kódhoz
• Adómentes: adómentes pipa jelzi
• ÁFA törvény hatályán kívüli: ÁFA törvény hatályán kívüli pipa jelzi
• Fordított adó: Fordított pipa jelzi

Számlafeldolgozás (nem készletkezelt számlák esetében)

Számlabeérkezés

A cég adószámára kiállított számlák a Pénzügy / Adatfeldolgozó központ menüben megjelennek. A számlák Feldolgozásra vár státuszba kerülnek be.
A beérkezett szállító számlák státusza négyféle értéket vehet fel:

Szállítói számla létrehozás

Dupla kattintásra a rendszer megpróbálja létrehozni a szállítói számlát.

• Sikeres feldolgozás esetén a beszállítói számla szerkesztőképernyőre kerül a felhasználó. Egy Új státuszú szállítói számla jön létre, a számla minden adata szerkeszthető, módosítható. Az Adatközpontban a számla státusza Feldolgozva lesz.
• Hiba esetén az Adatközpontban a számla státusza Feldolgozás sikertelen lesz, a Hiba / Figyelmeztetés oszlopban található a hiba oka.

A szállítói számla adatai a következőképpen állnak össze:
Általában fontos megjegyezni, hogy a létrejövő beszállítói számlákkal kapcsolatosan, hogy a rendszer az adatszolgáltatásból dolgozik. Amennyiben az adatszolgáltatás hibás/hiányos adatokat tartalmaz, akkor a számlák ezekkel az adatokkal kerülnek feldolgozásra. A számlák adattartalmát könyvelés előtt mindenképp érdemes ellenőrizni!
Bizonylatszám: XML fájl alapján
Szállító:

• Létező partner esetén már létező partner
• Új partner esetén az automatikusan létrehozott új partner

Számla kelte: XML fájl alapján
Teljesítési dátuma: XML fájl alapján
Esedékesség: manuálisan vagy XML fájl alapján
Figyelem! A fizetési határidő adatszolgáltatása nem kötelező, ezért előfordulhat, hogy a számlán szerepelt ez az adat, de a cég számlázó szoftvere nem szerepeltette a NAV adatszolgáltatásban, ezért az automatikus feldolgozás során nem áll rendelkezésre. A rendszer egy alapértelmezett értékkel tölti ki a mezőt, mivel a számla létrehozáskor kötelező. Emiatt a számla ellenőrzése, javítása válhat szükségessé!
Iktatási dátum: minden esetben manuálisan szükséges megadni
Fizetési mód: manuálisan vagy XML fájl alapján
Figyelem! A fizetési mód adatszolgáltatása nem kötelező, ezért előfordulhat, hogy a számlán szerepelt ez az adat, de a cég számlázó szoftvere nem szerepeltette a NAV adatszolgáltatásban, ezért az automatikus feldolgozás során nem áll rendelkezésre. A rendszer egy alapértelmezett értékkel tölti ki a mezőt, mivel a számla létrehozáskor kötelező. Emiatt a számla ellenőrzése, javítása válhat szükségessé!
Pénznem: XML fájl alapján
Árfolyam: XML fájl alapján
Pénzforgalmi elszámolás: XML fájl alapján
Elszámoló időszak vége: manuálisan vagy XML fájl alapján
Figyelem! Elszámoló időszakos számla esetén előfordulhat, hogy az adatszolgáltatás nem tartalmazza az időszak záró dátumát. Emiatt folyamatos teljesítésű számlák ellenőrzése, javítása válhat szükségessé!
Bankszámla név: minden esetben manuálisan szükséges megadni
Tételek: XML alapján (Cégadat beállítás alapján összevontan vagy tételesen)
Az NAV szállítói számlafolyamat során létrehozott számlák Import forrás mezőjébe NAV online adatszolgáltatás megnevezés kerül.
A számla lezárás és a beszállítói számlára vonatkozó folyamatok a manuálisan létrehozott számláéval megegyeznek.

Számlafeldolgozás készletkezelt számlák esetében

Számlabeérkezés

Készletkezelt beszerzési számla (BSZ) létrehozásának esetei a következők lehetnek:

• BSZ létrehozása Beszerzési rendelésből (azonos vagy eltérő devizában), nincs Raktárbevét
• BSZ létrehozása Beszerzési rendelésből (azonos vagy eltérő devizában), van Raktárbevét (több is lehet)
• BSZ létrehozása Beszerzési rendelés Listanézetből - Gyűjtőszámla,
• BSZ létrehozása Raktárbevétből (azonos devizában) – ilyenkor a BSZ csak egy raktárbevéthez tartozhat
• BSZ létrehozása Raktárbevét listanézetről

A beszerzési számla legenerálásának a folyamata nem változott az egyes esetekben, tehát ugyanúgy kell eljárni ahogy eddig is. A különbség csak annyi, hogy a számla készítésekor feljön egy pop-up ablak, ahol a megfelelő NAV szállítói számlát kell kiválasztani.



A Pop-up ablak csak akkor jelenik meg ha a szállítónak van NAV-ból jövő számlája.
A megjelenő számlák már a megfelelő partnerre és pénznemre szűrve jelennek meg.
A számla kiválasztása után a beszállítói számla szerkesztése funkcióba a rendszer kitölti a számla fejadatait a NAV online szállító adataiból, a tételeket pedig a raktárbevétből. Csak azok a tételek kerülnek a beszerzési számlára, melyekre még nincs korábbi beszerzési számla rögzítve.
Abban az esetben, ha nincs raktárbevét, de van beszerzési rendelés, akkor a tételeket a rendelésből tölti elő a rendszer. Ilyenkor természetesen a később létrejövő raktárbevét a beszerzési számla árait fogja használni.


NAV online szállítói számla feldolgozás jelenleg a következő folyamatokat nem kezeli:

• Előleg és végszámla
• Helyesbítés és érvénytelenítés

Jogosultság