Jelen dokumentum a SMARTFRONT integrált ügyviteli rendszer felhasználói útmutatója. Tartalmazza azoknak a beállításoknak a leírását, melyek megkönnyítik a rendszer mindennapos használatát.

A rendszer rövid, általános leírása

A rendszer célja, hogy az ügyviteli folyamatokat adminisztrálja és egy egységes szoftver felületen kezelje, melyet böngészőből lehet elérni. A rendszer a modulok működtetéséhez kapcsolódó adatokat, paramétereket a modulonként megtalálható Alapadatok menüpontok alatt kezeli. Rendszerszintű beállításokat az Adminisztráció/Alapadatok alatt lehet meghatározni.

Belépés a rendszerbe

A rendszer indításához a rendszer URL-jét (webcím) kell beírni a böngészőbe, ekkor a belépőképernyőre jutunk.

Belépés a rendszerbe

A rendszer használatához felhasználónévre és jelszóra van szükség. Az egyes modulokhoz, illetve a modulok részfunkcióihoz való hozzáférés lehetőségét a felhasználóhoz rendelt szerepköri jogosultságok határozzák meg. A szerepköröket és a jogosultságokat egy későbbi pontban részletezzük.

Menürendszer felépítése

A menüsor a bal oldalon helyezkedik el. Nem rögzíthető, az ún. szendvics ikonra kattintva úszik be a képernyőre.

A menüben keresni gyors gombbal is lehetséges: ALT+M billentyűkombináció leütésével a kereső sávba ugrik a fókusz, ahol begépelve a keresett menüpont nevét rászűr arra a rendszer.

Menürendszer felépítése

Vezérlőpult (Dashboard)

Vezérlőpult

A vezérlőpulton a bal oldali sávban található a „Feladataim” lista, ahol a felhasználóhoz rögzített, nyitott státuszú feladatok jelennek meg a feladatokhoz megadott határidők szerinti sorrendben. A jobb oldali részben láthatóak azok az elemek, melyeket előre rögzített szűrők eredményeként kihelyezhetünk a főoldalra.

A vezérlőpult szerkesztésekor a bal oldali sáv nem szerkeszthető, ide nem lehet diagram elemeket elhelyezni, fixen a felhasználó feladatai látszódnak.

A vezérlőpult használatához külön jogosultság szükséges, amelyet a szerepkörök menüpont alatt kezelhetünk.

A szerkesztőképernyő tetején lévő hozzáadás gombbal lehetséges a kívánt típusú elemeket hozzáadni a képernyőhöz:

• Szűrt lista,
• Menüpont,
• Diagram,
• Táblázat,
• KPI

Fejléc, felhasználói adatok

Bejelentkezés után a fejlécben látható a belépett felhasználóhoz rendelt cég. Mindegyik listanézetre/szerkesztő képernyőre, ahol szükséges raktárszűrő található, melyet alapból a felhasználóhoz beállított raktárral tölti elő a rendszer.

Felhasználó ikon

A képernyő jobb felső sarkában található egy ikon, mely a felhasználót jelöli. Ide tetszés szerinti profil kép feltölthető.

A felhasználó ikonra kattintva jelennek meg az értesítések. Ha kétszer kattintunk az ikonra, akkor a felhasználói profil oldalra jutunk.

A „Feladataim”-ra kattintva a ’Feladatok’ oldal jön be, a felhasználóra leszűrt nyitott feladatokkal.

A ’Rendszer információ’-ra kattintva az aktuális verziószámot és a kiadott verzió dátumáról kapunk információt.

A ’Kijelentkezés’ gomb is megjelenik a felhasználói ikonnál, de a menüsor alján is megtalálható.

Amennyiben kétszer kattintunk a képernyő felső sarkán található felhasználó ikonra, ebben az esetben is betölti a felhasználóhoz tartozó “Feladataim” és “Értesítések” listát.

Felső tab sor kezelése

A felső tab sorra rögzíthetünk megnyitott oldalakat, ha az egér jobb gombjával kattintunk rá.

Amennyiben rögzítve lesz, úgy egy kis lakat jelenik meg a bezárás gomb helyett, és nem lehet bezárni az oldalt. Így rögzíthetünk például gyakran használt listanézeteket a képernyőre.

Amennyiben több tab-ot rögzítünk, mint amennyi kiférne egy sorba a képernyőre, akkor összevonódnak az oldalak, és bekerül az úgynevezett ’Kedvencek’ fül alá.

Képernyő rögzítés

Listanézet megjelenítése

A listanézetek oszlopai az adott lista fejlécére kattintva rendezhetők növekvő vagy csökkenő, illetve ABC sorrendbe. A listák lapozhatók és állítható, hogy oldalanként 10-25-50-100-250 bejegyzés jelenjen meg listánként. Az egyes oszlopok sorrendje drag-and-drop módszerrel is módosítható. A fejlécet kell megfogni hozzá, és a megfelelő helyre húzással átkerül másik pozícióba. A sötétkék vonal segít, hogy melyik oszlopok közé fog kerülni az áthelyezett oszlop.

Listanézet

Az oszlopok szélessége a listanézetben egérrel változtatható. Minden listanézet egyedi beállítását felhasználónként külön eltárolja a rendszer az adatbázisban a lista bezárásakor (a rendszeren belül egy menüpont bezárása alatt a TAB bezárás ikonjára kattintás értendő). Újbóli megnyitásra a lista a bezárás előtti alakban nyílik meg. Ezt a mentési lehetőséget a felhasználó beállításai közt tudjuk kiválasztani.

A listák adattartalma minden akciógombra (Mentés, Nyomtatás stb.) és képernyőváltásra frissül, de frissíthetők a rajtuk található Frissítés gombbal is.

Oszlopsorrend

A listák oszlopai tetszőlegesen ki- és bekapcsolhatók. A listák fejléceiben a megjelenített bejegyzések beállítása mellett található oszloprendező ikonra kattintva az előugró ablakban lehet a látható és a rejtett oszlopokat, valamint az oszlopok sorrendjét beállítani. Az oszlopokat az adott soron dupla kattintással lehet áthelyezni a másik oszlopba, akár a rejtettbe, akár a megjelenítettbe.

A lakat ikon jelzi, hogy azt az oszlopot nem lehet a képernyőről levenni, az rögzítve van.

Oszlopsorrend és láthatóság beállítás

Szűrők

A szűrőfeltételek menüpontonként előre meghatározottak. Listanézetenként általában két sornyi szűrő található. Ha további szűrő feltételeket is szükséges beállítani, úgy a ’További szűrők’ feliratra kattintva új részletes szűrőket lehet a felülethez hozzáadni. A plusz gombbal lehet új szűrési feltételt hozzáadni a felülethez.

A keretrendszer lehetőséget ad aggregációs lekérdezések megadására, amit szintén menüpontonként külön kell meghatározni. Minden szűrhető listanézeten menthetők a szűrőfeltételek és az aggregációs beállítások, ezekből tetszőleges számút lehet létrehozni és módosítani. A ’További szűrők’ részben találhatóak az aggregáció szűrők is.

A listanézetek alján található SUM, SUM/SUM, AVG funkcióval összehasonlíthatjuk a listaelemek összegét, illetve átlagot számolhatunk belőlük.

Szűrők a listanézeten

Lista elemek szűrése

A részletes szűrők megjelenítésénél a sor végén látható egy úgynevezett ’atom’ ikon (), melynek segítségével további szűrőket tudunk beállítani.

A képen látható, hogy többféle szűrési feltétel adható egy-egy csoporthoz, melyek és/vagy kapcsolattal köthetők össze, valamint különböző csoportok is és/vagy kapcsolattal összeköthetők.

Lista elemek szűrése -1

Lista elemek szűrése - 2

Egyedi nézet mentett szűrők esetén

Rendszerünk képes az egyedileg kialakított oszlopsorrendek és hozzáadott részletes szűrő(k), aggregált szűrők egyedi nézetként történő mentésére. Ilyen esetben mindig pipáljuk ki az Egyedi nézet checkboxot a mentett szűrőknél.

Szűrő mentés

Amennyiben egy egyedi nézettel rendelkező mentett szűrőt hívunk vissza, úgy azt a rendszer jelzi számunkra a mentett szűrők mellett. Csak annál a felhasználónál jelenik meg, aki létrehozta az adott szűrőt. Fontos, hogy a nem saját publikus szűrőket nem lehet módosítani. Csak az a felhasználó módosíthatja, aki létrehozta.

Egyedi nézet

Fülek (altabok) megjelenítés

A szerkesztő képernyőkön az füleken egyszerre maximum 6 fület jelenít meg a rendszer. Azt, hogy melyik 6-ot, természetesen az oszloprendezéssel módosítható. Az első 3 tab után látható egy függőleges vonal. Ezt azt jelenti, hogy az az első három tab ami nem módosítható, azok mindig látszódnak a képernyőn, ezeknek a sorrendje sem változtatható. Az oszloprendezőben rögzítve vannak a lakat ikonnal, és ki is vannak szürkítve. A maradék három megjelenő fület lehet módosítani hasonló módon, mint a fent említett oszloprendezésnél.

Ha az utolsó oszlop melletti ikonra kattintunk, akkor a további tabokat láthatjuk, melyek már nem férnek ki a képernyőre. Amennyiben innen választunk egyet, úgy az megjelenik az utolsó helyen, az utolsó tab-ot lecserélve, de ez nem permanens állapot, amint bezárjuk az ablakot és újra megnyitjuk, vagy másik szerkesztőt nyitunk az látszódik, ami az oszloprendezővel lett odahelyezve.

Oszlopok megjelenítése, elrejtése a füleken

További fülek megjelenítése

Megjegyzések

A belső megjegyzések a szerkesztő képernyők jobb oldaláról hozható elő, beúszó sávként, hasonlóan, mint a menüs megjelenítése.

A megjegyzés megírása után a képernyőn látható kis repülő ikonra kattintva lehet a megjegyzést rögzíteni az adott elemhez.

Megjegyzés létrehozása

Feladat hozzáadása

A feladat hozzáadása funkció a szerkesztő képernyők jobb felső részén kapott helyet ikon formájában.

Feladat létrehozása szerkesztő képernyőről

A gombra kattintva a felugró ablakban tudjuk megadni a feladat felelősét, határidejét és a többi szükséges adatot.

Excel export

A rendszer minden listanézetet tartalmazó menüpontján exportálhatók az adatok egy Excel fájlba, amely a listán beállított szűrésnek megfelelő sorokat tartalmazza. Az Excel fájlban megjelennek a listanézeten rejtett oszlopok is.

Validációk és hibaüzenetek megjelenése

A rendszer sárga kerettel jelzi a kötelezően kitöltendő mezőket a szerkesztőképernyőkön.

A rendszer által kezelt minden hibaüzenet általánosan az akciógombok (Mentés, Nyomtatás, Raktárbevét készítése) alatt megjelenő piros ablakban olvasható.

Ugyanilyen üzenet jelenik meg a formai ellenőrzések esetén talált hibáknál (telefonszám, e-mail, dátum mezők). Ezeket sárga keretben láthatjuk.

Jogosultságkezelés

A rendszerben különféle beállításokkal tudjuk azt elérni, hogy egy-egy felhasználó milyen menüponthoz férjen hozzá, illetve milyen feladatot hajthasson végre az adott képernyőn. Ezt szerepkörökkel és funkciójogosultság beállításokkal tudjuk meghatározni. Ezekről a lehetőségekről a következőkben tárgyalunk.

Szerepkörök

Ebben a menüpontban lehet meghatározni a szerepköröket és a hozzájuk társított jogosultságokat. A menüpont megnyitásával egy listában láthatóak az egyes felhasználói csoportok (szerepkörök) melyekhez azonos jogosultságok tartoznak.

A szerepkörök olyan jogosultság beállítása, mely meghatározza, hogy adott szerepkörrel rendelkező felhasználó mely képernyőkhöz van hozzáférése.

A szerkesztőképernyő Jogosultságok fülén belül menüpontonként beállítható, hogy az adott csoporthoz tartozó felhasználók láthatják-e és megnyithatják-e az adott menüpontot.

Szerepkörök

Már meglévő csoport esetében a csoport nevére történő dupla kattintással érhető el a szerkesztőfelület.

Szerepkörök szerkesztése

A szerepkör jogosultságok adott gyűjteménye. A szerepkör aztán felhasználókhoz rendelhetők. Az megegyező szerepkörökkel rendelkező felhasználók rendszer béli jogosultsága azonos.

A létező szerepkörök nem törölhetők, amennyiben nem használják a felhasználókat kell eltávolítani belőle. A szerepkörök jogosultságokból (képernyő elérés) és funkció-jogosultságokból áll.

A jogosultság módosítása a következő belépés után lépnek érvénybe. A létező jogok illetve funkció jogok be- és kikapcsolhatók az adott szerepkörnél.

Funkció-jogosultságok

Adott képernyőn elérhető funkció használatát meghatározó jogosultság, mely a szerepkörön belül adható meg és módosítható.

Funkció-jogosultságok

A Funkció-jogosultságok képernyőn egyes menüpontok esetében tovább finomítható a jogosultság, alap esetben itt lehet meghatározni, hogy a szerepkörhöz tartozó felhasználók jogosultak-e új elem felvételére, illetve a meglévő bejegyzések módosítására.

Felhasználók és szerepkör összerendelés

A Felhasználók képernyőn egyesével hozzáadhatók vagy törölhetők a csoporthoz rendelt felhasználók. Ezen a ponton nem lehetséges új felhasználó hozzáadása a rendszerhez, csak az Adminisztráció/Felhasználók menüpontban hozzáadott felhasználók közül lehet választani egy legördülő listából.

Felhasználók hozzáadása szerepkörökhöz

Dokumentumkezelő

A rendszerben tárolhatók kívülről beemelt elektronikus állományok. A rendszerben fa mappa struktúrában tárolhatóak a feltöltött dokumentumok, azokhoz szerepkörönkénti olvasási és írási jogosultság állítható, leírás rögzíthető.

A mappákhoz megadott jogosultság öröklődik az alá felvett dokumentumokra és a mappán belüli almappákra is.

A funkciójogoknál megadható egy olyan speciális jogosultság, amivel rendelkező felhasználó az összes dokumentumot láthatja, és a jogosultságait módosíthatja.

Megfelelő jogosultsággal a dokumentumok dupla kattintásra megnyílnak. Szabadon szűrhető a leírás és a fájlnév tartalma. Az itt feltöltött fájlok szabadon csatolhatók termékekhez, partnerekhez, vevő és szállító rendelésekhez.

A rendszer számos pontján a rendszer elemeihez csatoltan vihetők fel dokumentumok, melyek szintén a dokumentumkezelőbe kerülnek.

A Dokumentum kezelő képernyőn a dokumentum tulajdonosára illetve a feltöltési időintervallumra szűrhetünk, illetve szabadszavas szűréssel kereshetünk a dokumentumok között.

A dokumentumkezelő mappáinak, és a feltöltött fájloknak olvasási, és törlési jogosultságot lehet beállítani. A rendszerben az egyes objektumokhoz becsatolt fájlt is csak a megfelelő olvasási jogosultsággal rendelkező személy tudja megnyitni. Aki feltölti az adott dokumentumot, illetve aki az adott mappát létrehozza, ő lesz a tulajdonosa. A feltöltött fájl tulajdonosának természetesen van joga a saját dokumentumaihoz, és azok jogosultságának szerkesztéséhez.

Dokumentumkezelő jogosultságok

A dokumentum szerepkörönkénti láthatóságát, szerkeszthetőségét befolyásoló szabály. Minden mappára, és a dokumentumkezelőben létrehozott fájlra beállítható jogosultság.

Dokumentumkezelő

Általános rendszerhasználat

Bizonylat mentése

Bizonylatok létrehozásakor az adatok a mentés gombra kattintva kerülnek bele a rendszerbe. Mentésre illetve lezárásra generálódik a bizonylatszám, - különböző bizonylatok esetén változó, hogy mentésnél vagy lezárásnál kap bizonylatszámot - , ami alapján a későbbiekben visszakereshető, valamint mentésre a kapcsolódó dokumentumok fülön összekötődhetnek másik bizonylatokkal.

Bizonylat lezárása, nyomtatása

A rendszerben bármely például számlához kapcsolódó felületén a Nyomtatás gombra kattintva az adott számla adatainak módosítása a továbbiakban már nem lehetséges.

Az előrögzített számlák nyomtathatóak azonnal a létrehozásukkor, vagy később, a listanézetben kiválasztva. A nyomtatás hatására a számlák „Lezárt” státuszba kerülnek, a dokumentum státusza „Nyomtatott” lesz. Ezután a felületen keresztül semmilyen módosítás nem lehetséges a számlán.

Az első nyomtatás dátuma jelenti a számla kiállításának dátumát, ez kerül a számla kelte mezőbe a nyomtatványon és az adatbázisban. A szigorú számadás követelményeinek megfelelően ekkor a soron következő egyedi bizonylatszámot kapja a számla.

A nyomtatás során az alkalmazás egy PDF formátumú fájlt generál, ez a fájl a számítógéphez kapcsolt nyomtatóval nyomtatható. A generált PDF fájl tetszőlegesen a munkaállomásra is elmenthető. A képernyők többségén lehetőség van az első nyomtatást követően mód van tetszőleges számú újabb nyomtatás végrehajtására.

Az adatok sérthetetlenségét biztosítja, hogy a bizonylatok lezárását követően nincs lehetőség a képernyőn az adatok módosítására. A mentés gyakorlatilag csak egy ’piszkozat’, a lezárás véglegesíti a létrehozott bizonylatokat.

Értesítések kezelése

A felhasználók feliratkozhatnak különféle értesítésekre. Feliratkozás esetén, ha az adott képernyőn változás megy végbe, akkor a felhasználó értesítést kap erről az eseményről, mely a felhasználói ikonnál tekinthető meg. Az értesítést a felhasználó csak a hozzá rendelt cégen létrehozott módosításokról kap. Amennyiben több céghez is joga van, azoknál is fel tud iratkozni a megfelelő értesítésekre. A már olvasott értesítéseket meg lehet jelölni olvasottként az értesítések listanézeten.

Jelenleg az alábbi képernyőkön elérhető ez a feliratkozási lehetőség. Mindegyik képernyőn belül azonban több funkció van amire feliratkozhat a felhasználó:

Gyorsbillenytűk