1.    Bevezetés

Jelen dokumentum célja az UNAS - SMARTFRONT ERP közötti interfész felhasználói folyamatainak leírása.

1.1.         Szinkron folyamatok

A SMARTFRONT ERP rendszere az UNAS által kínált UNAS API-n keresztül biztosítja az online automatikus szinkronizációt, az UNAS Webshop és a SMARTFRONT rendszere között. Az interfész segítségével biztosítható, hogy a két rendszer között folyamatos legyen az adatáramlás az adatok manuális "átemelése" nélkül. (Az adatáramlás természetesen az UNAS és SMARTFRONT szerverei között történik, a felhasználó a saját munkaállomásán ebből csak annyit érzékel, hogy a megadott adatok folyamatosan frissülnek a két rendszerében)
Az API szolgáltatás elérési címét tárolni kell SF ERP-ben (alkalmazás property), kérje konzulenseink segítségét. 

Az UNAS API szolgáltatása Prémium és VIP csomagban érhető el. A VIP előfizetéssel érhetőek el például a külföldi ÁFA kezelés. Ezért fontos, hogy ha a két rendszert össze akarjuk kötni akkor a UNAS-ban ezekre a csomagokra kell előfizetni.
A két rendszer az alábbi adatokat szinkronizálja:

• Partnertörzs és címek szinkronja: Egyirányú szinkron (UNAS → SMARTFRONT), a rendelés szinkronnal együtt kezeljük.
• Terméktörzs szinkron: Egyirányú, csak SMARTFRONT → UNAS irány
• Készlet szinkron: Egyirányú, csak SMARTFRONT → UNAS irány
• Rendelések kezelése: Kétirányú, UNAS → SMARTFRONT irány és SMARTFRONT → UNAS irány

2.    Beállítások

2.1.         Beállítások az UNAS admin felületén

Az autentikációhoz az UNAS API kulcs alapú azonosítást javasol. Prémium és VIP csomagban érhető el. A  Beállítások / Külső kapcsolatok / API kapcsolat menüpont alatt lehet létrehozni API kulcsokat. Az API kulcsoknál megadhatjuk, hogy mely API szolgáltatások használhatóak az adott kulcs megadásával.

A szállítási és fizetési módokat engedélyezése a Beállítások / Fizetés, Szállítás, Logisztika / Fizetési módok, illetve Szállítási módok menüpontban lehetséges.

A Fizetési és szállítási módok kapcsolatát a Beállítások / Fizetés, Szállítás, Logisztika / Szállítási és Fizetési módok összekapcsolása menüpontban lehet elvégezni.

Az ÁFA kulcsokat a Beállítások / Pénznemek, Árkijelzés / Áfa beállítások menüpontban kell megadni.

A rendelés státuszokat a Beállítások / Vásárlási folyamat / Megrendelés státuszok, típusok menüpontban lehetséges megadni.

A termékekhez tartozó webshop termék kategóriákat (Termék / Kategóriák kezelése), képeket (Termékek / Termék képek), egyedi tulajdonságokat (Termék / Termékek kezelése / Adatok, paraméterek), típusokat (Termék / Termék típusok) és változatokat csak az UNAS admin felületén lehet beállítani, azokat nem szinkronizáljuk, kivéve a termékhez rendelt termék kategóriát.

A Megrendelések / Vásárlók / Vásárlók listája menüpontban jelennek meg a regisztrált vásárlók, a Termékek / Termékek kezelése menüpontban a termékek, a Megrendelések / Megrendelések kezelése menüpontban a webshopon leadott rendelések.

A rendelések státuszait, típusait a Beállítások / Vásárlási folyamat / Megrendelés státuszok, típusok menüpontban lehet karbantartani.

Nyelv

Az integráció magyar nyelvre készült.

Az nyelvek és ország adatok nem kerülnek szinkronizálásra, a szinkron során csak magyar nyelvű adatokat (terméknév, leírás, rendelés állapot leírás, stb.) szinkronizálunk, a magyar nyelvnek mindkét rendszerben szerepelnie kell.

Az ország adatok mindkét rendszerben előre vannak definiálva.

A nyelvek és országok meglétének ellenőrzésére a SMARTFRONT admin felületén az Alapadatok / Adminisztrációs alapadatok menüpontban a UNAS admin felületén a Beállítások / Szövegek, Nyelvek / Nyelv beállítások, illetve Beállítások / Fizetés, Szállítás, Logisztika / Országok kezelése menüpontban van lehetőség.

Pénznem

Az integráció HUF devizára készült. Így webshopon Forintban leadott rendeléseket fogadja megfelelően a SMARTFRONT.

A UNAS-ban a pénznemeket a Beállítások / Pénznemek, Árkijelzés / Pénznemek menüpontban lehet megadni. Az itt megadott HUF pénznemeknek szerepelnie kell a SMARTFRONT ERP rendszerében is, szerkesztésük az Alapadatok / Adminisztrációs alapadatok menüpont Pénznemek fülén lehetséges.

2.2.         Beállítások a SMARTFRONT admin felületen

2.2.1.    UNAS WEBSHOP Beállítások

Első lépésként fel kell venni az admin felületen a Webshop interfész / UNAS webshop beállítások menüpontban egy új webshop beállítást.

UNAS Webshop beállítások képernyő

A beállítandó adatok:

• Webshop neve
• Raktár: Rendelés melyik raktárra jöjjön létre, készletadatok szempontjából melyik az alapértelmezett raktár
• Vevőcsoport: Milyen vevő csoportba kerüljön az újonnan szinkronizált vásárló az UNAS → SMARTFRONT szinkron során
• Partner kategória: Milyen kategóriában kerüljön az újonnan szinkronizált vásárló a UNAS → SMARTFRONT szinkron során
• Webshop árlista azonosító: A webshopba feltöltött termékek árai, ha egy termék nem szerepel az árlistán akkor nem lesz rendelhető a termék
• Szinkronizáció bekapcsolása (Igen/Nem)
• Ütemezett folyamatok bekapcsolása (Igen/Nem)
• Teljes aktuális készlet szinkronizálása (Igen/Nem): Igen esetben minden raktár normál készletéről összegezve küldünk készlet adatokat.

• UNAS-ba irányuló szinkron bekapcsolása
• Dimenzió adatok: Rendelés szinkron során milyen dimenzió értékekkel töltsük fel a rendelést
• B2B webshop: a webshop típusának beállítása. B2B esetén csak regisztrált partnerek vásárolhatnak, egyedi árkezelés vonatkozhat rájuk.

Altabok:

Ebben a menüpontban, az altabokon van lehetőség a fizetési feltételek, speciális termékek, rendelés státuszok beállítására, és a szállítási módok megjelenítésére.

Fizetési módok beállítása

Az UNAS-ban a Beállítások / Fizetés, Szállítás, Logisztika / Fizetési módok menüpontban megadott Fizetési módokat kell a SMARTFRONT-ban lévő fizetési feltételekkel megfeleltetni.

A SMARTFRONT-ban a Pénzügyi alapadatok/Fizetési feltételek menüpontban lehet a fizetési módokat Fizetési feltételhez rendelni.

• Az engedélyezett webshop fizetési feltételhez (pontosan ugyanazt a megnevezést kell megadni, ami UNAS-ban szerepel) hozzá kell rendelni az SF fizetési feltételt.
• A fizetési feltételhez technikai terméket is rendelhetünk, ha azt szeretnénk, hogy plusz tételként jelenjen meg a rendelésen. Például utánvét plusz költsége. (Részletes leírás: Speciális termékek beállítása)

A fizetési mód ÁFA%-a a rendelésben a terméktörzsben megadott ÁFA% lesz.

Fizetési módok beállítása

Szállítási módok beállítása

Az UNAS-ban a Beállítások / Fizetés, Szállítás, Logisztika / Szállítási módok menüpontban találhatók a szállítási módok, melyek a SMARTFRONT-ban léteznek.

A szállítási módokat SMARTFRONT-ban az Értékesítés / Értékesítési alapadatok / Szállítási módok fülön szükséges létrehozni, hogy a rendelésekben át tudjuk venni őket.

• A webshopon beállított, felvett szállítási módokat létre kell hozni SMARTFRONT-ban.
• A szállítási módhoz technikai terméket is rendelhetünk, ha azt szeretnénk, hogy plusz tételként jelenjen meg a rendelésen. Például futárszolgálat plusz költsége. (Részletes leírás: Speciális termékek beállítása)

A szállítási mód ÁFA%-a a rendelésben a terméktörzsben megadott ÁFA% lesz.

Szállítási módok beállítása

Speciális termékek

A fizetési és szállítási módoktól függően, szükséges lehet a fizetési/szállítási költségeket külön tételként is megjeleníteni a rendelésen, melyhez speciális termékek összerendelése szükséges az UNAS webshop beállító felületén.

A speciális termékek altabon szükséges megadni ezen cikkek UNAS oldali cikkszámát, nevét és hozzárendelni a SMARTFRONT-ban létező termék azonosítójával. 

Speciális termékek beállítása

Rendelés státuszok

Az UNAS és SMARTFRONT közti rendelés szinkron esetén a rendszerekben történő státuszváltásokhoz a Rendelés státuszok altabon kell felvenni a szükséges sorokat.

Rendelési státuszok szinkronizációjának beállítása

Meg kell adni:

• a státuszváltás sorszámát,
• majd a UNAS státusz pontos nevét (UNAS / Beállítások / Vásárlási folyamat / Rendelés státuszok, típusok),ami az UNAS-ból történő szinkronizáció esetén a forrás státusz lesz, SF-ből történő szinkron esetén pedig a cél státusz lesz. Majd meg kell adni az SF rendelés státuszt, mely UNAS-ból történő szinkron esetén a cél státusz, ellenkező irányú szinkron esetén a forrás státusz.

• Ki kell választani, hogy a státuszváltás UNAS-ból érkező szinkron esetén, vagy UNAS-ba történő szinkron esetén történik.
• A törölt, vagy lezárt rendelések checkbox-ot akkor szükséges bejelölni, hogyha a rendelés SF oldalon manuálisan került lezárásra, vagy törlésre, és ez alapján szeretnénk UNAS oldalon státuszt váltani az SF → UNAS szinkronizáció során.

ÁFA kezelése

Az UNAS számára történő ár küldésekor ÁFA% nem küldhető. Az UNAS a bruttó és a nettó ár alapján számol ÁFA %-ot a webshopban szereplő termékek számára. A terméknél beállított ÁFA kódot a rendelés beérkezésekor a SMARTFRONT ERP a terméktörzsből veszi a rendelés összeállításához, melyet a partnernél beállított ÁFA% felülírhat.

3.   Admin menüpontok

3.1.       Jogosultság

Az UNAS webshop beállításokhoz az UNAS webshop beállítások menüponthoz szükséges jogosultságot adni.

Ezen belül pedig lehetőség van a manuális szinkron indításra külön funkció jogosultságot adni a Webshop adatok közvetlen szinkronizációja funkció joggal.

3.2.       UNAS WEBSHOP beállítások

Ebben a menüpontban lehetőség van a szinkronok direkt indítására, tömegesen, illetve azonosító alapján, egyesével.

Szinkron folyamatok indítása

Az elérhető gombok és funkciójuk:

3.2.1.   Általános szinkron folyamatok

• Kapcsolat teszt:

Az API kapcsolatot ellenőrzi a megadott URL-en keresztül, és siker, illetve sikertelenség esetén is bejegyzést készít az interfész log táblába.

3.2.2.   Termék szinkron        

• Termék szinkron kód alapján

Konkrét termék adatainak szinkronizálása az UNAS webshopban

• Termék szinkron

Minden olyan termék frissítésre kerül, mely terméktörzsében az UNAS webshop beállítások altabon történt módosítás, vagy az UNAS webshop beállításokban megadott árlistán a terméknél történt módosítás a legutóbbi termék szinkron óta.

3.2.3.   Készlet szinkron

• Készlet szinkron

az utolsó szinkron időpontja óta (+ folyamati paraméterben megadható perc) módosult készletadatok szinkronizációja, módosítja a termékek mennyiségét, ha a termékhez tartozik mozgás az eltelt időszakban

• Egy termék készlet adatainak frissítése

Termékkód/terméknév megadását követően egyetlen termék készlet adatainak módosítása az UNAS webshopban

• Teljes készlet szinkron

Minden termék mennyiségét frissíti az UNAS-ban, attól függetlenül, hogy volt-e mozgatva. Ezt főleg akkor kell használni, ha újonnan hoztuk létre a webshopot és már volt készletünk

3.2.4.   Rendelés szinkron

• Rendelés szinkron

Minden rendelés szinkronizációja, mely státusza beletartozik a szinkronizálandó rendelések halmazába (Azokat a webshop rendeléseket szinkronizáljuk, melyek a legutóbbi sikeres szinkron után jöttek létre.)

• Rendelés szinkron külső azonosító alapján

A paraméterként kapott külső azonosító alapján szinkronizálja le a rendelést UNAS-ból SF-ba, a rendelés státuszán figyelmen kívül hagyva

3.2.5.   Szinkron logok

• Interfész log képernyő megnyitása
• Szinkron hibák képernyő megnyitása

3.3.       Interfész log képernyő

A szinkron elindulásáról és lefutásáról információkat az Interfész log képernyőn találhatunk. Ez elérhető az Adminisztráció/Interfész log menüpontból, vagy direkt a Webshop beállítás/Szinkron logok/Interfész log képernyő megnyitása gombra kattintva.

Egy szinkron folyamatról az alábbi információkat tároljuk az interfész logban:

Interfész log képernyő

• Rögzítés dátuma

A log keletkezésének dátuma.

• Interfész
• Üzenet
  
  

A talált hibákról részletesebb információkat a Szinkronizációs hibák képernyőn találunk.

3.4.       Szinkronizációs hibák képernyő

A szinkron folyamatok során talált hibák részletes logja. Ez elérhető az Webshop interfész / Szinkronizációs hibák menüpontból, vagy direkt a Webshop beállítás / Szinkron logok / Szinkron hibák képernyő megnyitása gombra kattintva.

Egy hibáról az alábbi információkat tároljuk itt:

Szinkronizációs hibák

• Létrehozás dátuma
• Kapcsolódó azonosító: SMARTFRONT beli azonosító, partner azonosító, rendelés azonosító, termék azonosító

• Kapcsolódó leírás: SMARTFRONT beli azonosító, pl partner kód, vagy rendelés bizonylatszám, termékkód

• Unas külső azonosító: UNAS beli azonosító, pl vásárló

• Email cím: ha meghatározható

• Hívás URL
• Hibaüzenet: Részletes hiba

4.   Szinkron folyamatok UNAS és SF ERP között

Az UNAS és SF ERP közötti szinkron folyamatokat ütemezetten és manuálisan is lehet futtatni. A manuális indításhoz a beállító felületen adunk lehetőséget, használata első sorban fejlesztői és teszt környezeten javasolt. Éles környezetben az automatikus futtatás támogatott.

4.1.       Partner szinkron

A szinkron iránya UNAS -> SF ERP.

A partner szinkront a rendelés szinkronnal együtt kezeljük, a rendelésen megadott partner adatok alapján, részletes leírás a rendelés szinkron menüpontban.

Az EU adószámos partnerek szinkronizációjához az szükséges, hogy UNAS-ban az EU adószám mező látható legyen, és a partnerek EU adószáma ebben a mezőben kerüljön rögzítésre. Hogyha ezeknek a partnereknek bekerül az adószámuk az UNAS-ban az EU adószám mezőbe, akkor összetalálnak a partnerek, és létrejönnek a megfelelő kapcsolattartók.

Harmadik országbeli adószám megadására nincs lehetőség UNAS-ban, ezért azokat úgy vizsgálja az IF, hogyha se a magyar se az EU adószám mezőben nincs egyezés, akkor megvizsgáljuk az SF 3. országbeli adószámmal is őket.

Amikor a rendelést befogadjuk SF-ban, akkor SMARTFRONT-ban a partner alapján meghatározott adókódot és %-ot vesszük figyelembe.

4.2.       Termék szinkron

A szinkron iránya SF ERP -> UNAS.

Megkötések, előfeltételek

Új termékeket csak árral együtt szinkronizálunk. A termék szinkronizációjához a terméket létre kell hozni, be kell pipálni a webshop láthatóság checkboxot, mentést követően az UNAS webshop beállítások altabon fel kell venni a webshopot, ahova szinkronizálni szeretnénk, és a webshop beállításokban megadott árlistára fel kell venni a terméket.

Leírás

Az előfeltételekben leírtaknak megfelelően, azokat a termékeket szinkronizáljuk, amelyek szerepelnek a webshophoz rendelt árlistán, a terméktörzsben a webshop láthatóság be van kapcsolva. 

Webshop láthatóság állítása

Amely terméknél a webshop láthatóság kikapcsolásra kerül a webshop felé nem szinkronizáljuk az adatokat. És az UNAS webshop, terméktörzs altabon fel van véve a webshop.

Webshop láthatóság állítása UNAS webshop-onként

A terméket a termékkód azonosítja, UNAS-nál Sku a mező neve. 

Ha a termékhez még nem tartozik UNAS termék, akkor létrehozunk egyet. Az UNAS által kiosztott egyedi azonosítót eltároljuk a SMARTFRONT-ban egy új beállító táblában. Ha több termék is létezik ezzel a termékkóddal, akkor a hibát logoljuk, ami az interfész log menüpontból elérhető.

Tömeges szinkron esetén azokat a termékeket szinkronizáljuk, amelyek módosítva lettek a legutolsó termék szinkron óta (kiegészítve egy folyamati paraméterben megadható perc mennyiséggel, ahol megadható, hogy az utolsó szinkron előtt hány perccel lévő változásokat szeretnénk még szinkronizálni), illetve azokat, amelyekhez tartozik ár a webshop beállításokban választott árlistában, és az módosult. 

Az alábbi termék státuszokat kezeljük és küldjük az UNAS felé:

• Aktív
• Aktív, Új
• Aktív, nem vásárolható
• Inaktív

A termékhez egy normál ár megadása kötelező. A termék árak típusa „normal”, „sale” (akciós ár), és „special” lehet UNAS-ban. A sale típusban küldjük az webshopnál megadott árlistán akciós árként megadott árat, azzal a megkötéssel, hogy az UNAS egy akciós árat és a hozzá tartozó időintervallumot tudja fogadni, amíg az SF ERP-ben több akciós intervallum szerepelhet, különböző akciós árakkal. Ezért a szinkronkor a kötelező normál ár mellett, az éppen aktuális akciót adjuk át.

Akciós ár automatikusan nem törölhető, így akciós ár lejárta előtti törlés esetén a törlést az UNAS felületen manuálisan kell elvégezni, vagy az akciós árat az eredeti árra kell módosítani az árlistán törlés helyett.

Jelenleg a partner kedvezményeket nem szinkronizáljuk SF és UNAS között.

Új termék létrehozásakor a a termékhez beállított termék kategóriát is átadjuk és ez alatt a kategória alatt fog létrejönni a termék a webshopban. Az UNAS-ban a termékhez több webshop termékkategória is rendelhető, ezeknek a kezelés a webshopban történik.

Paraméterek, Változatok kezelése szintén a webshopon történik.

A beállító felületen lehetőség van egyedi termék szinkronjára is, termékkód alapján.

Termék szinkron

4.3.       Készlet szinkron

A szinkron iránya SF ERP -> UNAS.

Megkötések, előfeltételek

Az új termékek esetén a készletinformációk fogadásához a Beállítás/Alapbeállítások/Termék - Új termék részen be kell pipálni, hogy használja a raktárkezelést új termék felvitelekor.

Leírás

A beállító felületünkön megadható, hogy mely raktár szolgálja ki a webáruházat. Beállítható, hogy minden raktárat figyelembe vegyen a készlet adatok átadásakor. A termékek ezen raktár(ak)ban fellelhető (összegzett) mennyiségét adjuk át az UNAS-nak. A normál státuszú rekordokat összegezzük. A webshopon egy termékhez egy készlet mennyiséget tárolunk.

A készlet szinkron azoknak a termékeknek a készletét szinkronizálja, amely készletinformációja a legutóbbi készletszinkron óta változott, kiegészítve egy folyamati paraméterben megadható perc mennyiséggel, ahol megadható, hogy az utolsó szinkron előtt hány perccel lévő változásokat szeretnénk szinkronizálni. Megnézzük, hogy a beállító felületen megadott raktár(ak)ban milyen cikkekre volt készletmozgás az így meghatározott idősávban, és ezen termékek készletadatát küldjük át.

A beállító felületen van lehetőség egyedi termék készletszinkronjára is.

4.4.       Rendelés szinkron

A rendelés szinkron kétirányú.

4.4.1.   Rendelés szinkron UNAS -> SF ERP irányba

Azokat a webshop rendeléseket szinkronizáljuk, melyek a legutóbbi sikeres szinkron után jöttek létre.

A partner szinkront a rendelés szinkronnal együtt kezeljük, a rendelésen megadott partner adatok alapján határozzuk meg az SF partnert, aki a rendelésen szerepelni fog.

A rendelés szinkron manuálisan is indítható, tömegesen, vagy külső rendelés azonosító alapján.

Rendelés szinkron

Partner szinkron

A partner szinkron egyirányú UNAS -> SF ERP.

A partner szinkron működése az UNAS webshop beállítások-ban a B2B Webshop checkbox ki/bepipálásával vezérelhető. 

Webshop típusának beállítása

Partner szinkron B2B webshop esetén

B2B webshop esetén a webshopban regisztrált partnerek jogi személyek, akik az első vásárlásuk során, amennyiben a SMARTFRONT-ban még nem léteztek, létrehozásra kerülnek, az UNAS-ban megadott adatok alapján.

UNAS-ban a jogi személy vásárlónak meg kell adnia az adószámát és a cég nevét a számlázási adatoknál. 

Szállítási adatoknál megadhatja a vásárló nevét és a szállítási címet, ha ez eltér a számlázási adatoktól. A kapcsolattartónál név, email cím és telefonszám adható meg.

UNASban megadható adatok → SMARTFRONT-ban létrehozásra kerülő adatok:

• Kapcsolattartó adatok → Kapcsolattartó
• Számlázási cím → Számlázási és központi cím
• Szállítási cím → Szállítási cím
• Adószám → Adószám

Amennyiben már létezik a cég SMARTFRONT-ban, az adószám alapján megtalálja a rendszer, és létrehozza számára a rendelést. Ekkor UNAS-ból érkező adatok alapján nem módosítunk a SMARTFRONT-ban már létező partner adatain.

Amennyiben egy már létező adószám esetén új szállítási címmel érkezik be rendelés SMARTFRONT-ba, a partnernek létrehozásra kerül egy új szállítási cím és az kerül a rendelésbe. Hasonlóan járunk el a kapcsolattartók esetén. Ha új kapcsolattartó email címmel jön be rendelés egy már létező partnerhez, létrehozunk neki egy új kapcsolattartót, aki rákerül a rendelésre. Hogyha ennek a kapcsolattartónak változnak az egyéb adatai (név, telefonszám), annak a módosítását a következő rendelésekkel automatikusan nem követjük le SMARTFRONT-ban, a módosítást SMARTFRONT oldalon manuálisan kell elvégezni. 

Partner szinkron B2C webshop esetén

A jogi személyekre és magánszemélyekre külön metódust használunk.

Jogi személy vásárlónak meg kell adnia az adószámát és a cég nevét a számlázási adatoknál.

Ha az adott partner még nem szerepel az ERP-ben, akkor a cég- és számlázási adatoknál megadottak alapján létrehozunk egy jogi személy partnert, és a megrendelő adataiból egy magánszemélyt az ERP-ben.

A rendelésben a partner azonosítója a magánszemélyé, a számlázási partner azonosító és számlázási cím azonosító a jogi személyé lesz.

Ha a jogi személy partner már szerepel adószám alapján az ERP-ben, akkor az ő partner azonosítója kerül a számlázási partner azonosítóba.

A magánszemélyeket a vásárló e-mail címe azonosítja. Ha van az adott e-mail címmel partner, akkor arra vesszük fel a rendelést, ha nincs, akkor újat hozunk létre.

A címkezelés megegyezik a B2B-s résznél megadottal.

4.4.2.   Rendelés szinkron SF ERP -> UNAS irányba

Az UNAS felé csak a rendelés státuszát adjuk vissza. Ha a rendelés módosult az ERP-ben a legutolsó sikeres szinkron után, akkor elküldjük a státuszát.

5.   Hibakezelés, logolás

A szinkron folyamatokat logoljuk, ami a beállító képernyőn megtekinthető. Hibakódokat és hibaüzeneteket rendelünk a különböző hiba típusokhoz.

Jogosultság