Bevezetés

Az elektronikus adatcsere (Electronic data interchange (EDI)) szigorúan strukturált üzeneteknek számítógépek közötti, emberi közreműködés nélkül megvalósított cseréje.  Az EDI alkalmazható a gyártó és kereskedő közötti rendelési információk cseréjére, csak úgy, mint a számlázás területén. Ebben az esetben az elektronikus számlák valós időben kerülnek feladásra, azonnal ellenőrizhetők és feldolgozhatók.

EDI kapcsolat előnyei:

• Költségmegtakarítás
• Hatékonyságnövelés
• Vállalati folyamatok optimalizálása

Az EDI-hez kapcsolódóan a Smartfront ERP-ben jelenleg két folyamat van:

• Rendelések fogadása
• Számlák küldése

Bár az EDI egységes szabvány is lehetne, de a valóságban mindig van egy köztes szolgáltató, aki megcsinálja a vevők és eladók között átadott üzenet megfelelő formátumra történő alakítását.

A rendelés fogadó interfészünk a BISNet szolgáltató formátumát követi, a számla küldő interfészünk pedig a Maxonis formátumát. 

Az EDITEL szolgáltatóval minden formátumunk egyezik!

Alapbeállítások

Ahhoz, hogy az EDI kapcsolatot létre tudjuk hozni, szükséges a megfelelő folyamati paraméterek beállítása. Ezt a Smartfront Kft. munkatársai végzik, kérjük, hogy bevezetési igény esetén keresse Support munkatársainkat!

Az EDI kapcsolat a termék része, de bekapcsolása, beállítása díjazás ellenében történik.

Felületi beállítások

Az alábbi beállításokat szükséges elvégezni ahhoz, hogy az adatok megfelelően átküldésre kerüljenek.

Cégadatok

Adminisztráció / Cégadatok menüponton belül az adott cég sorára kattintva megjelenik a Cégre vonatkozó adatok szerkesztő felülete. Az alábbi mezőket szükséges kitölteni:

• GLN kód (kötelező minden esetben)

  Mi a GLN szám?

  
  

  A GLN (Global Location Number - Globális szervezet- és helyazonosító szám) szám a GS1 azonosító kulcsa szervezetek (KI?) és helyek (HOL?) azonosítására szolgáló, mindig 13 karakterből álló szám, amely fizikai, funkcionális, vagy jogi helyeket, virtuális helyeket, valamint jogalanyokat (jogi személyeket) azonosíthat.

_{Adminisztráció-Cégek- Adott cég adatlapján GLN kód mező}

• Felír szám (Opcionális)  : Csak élelmiszeriparral kapcsolatban álló cégeknek van ilyen. Nem kötelező megadni, de ha ki van töltve, átadjuk a számlával. 

_{Adminisztráció-Cégek- Adott cég adatlapján Felír szám mező}

Ilyenkor megjelenik a számla xml-ben:

Felír számot kitöltjük 🡪 számla generálás 🡪 az xml-ben megjelenik a felír szám:

• Közösségi adószám (Kötelező)

_{Adminisztráció-Cégek- Adott cég adatlapján Közösségi adószám mező}

Partner adatlap (Partner/Partnertörzs)

• EDI Partner checkboxot be kell pipálni (Kötelező)

• GLN kód mező (Kötelező)

• az Elérhetőségek alfülön felvett címekhez is rögzíteni kell a hozzájuk tartozó GLN kódokat. Ide a Számlafogadó GLN kódját kell beírni. Nem kötelező mező, de csak egy számlázási cím lehet!  (A rendelés betöltésekor nem a GLN-számra azonosítjuk a számlázási címet, hanem csak keresünk egyet, így nem lehet több, mert a program nem tudja értelmezni. Mentéskor figyelmeztet a rendszer, ha több van bejelölve, de engedi menteni. 

• Számlaküldés módja (Opcionális)

• Számla megjelenési formája (Kötelező, ezt adja fel a rendszer a NAV felé)

• Fizetési feltétel (Kötelező)

_{Partnerlap - EDI beállítások}

Termék adatlap (Termék/Terméktörzs)

• (Vevői) Termékkód  (terméklapon a Partner kódok alfül):  Korábban kötelező volt, de most már nem. Rendelés beérkezésekor a fájlban kapott vonalkódra keresünk, nem a cikkszámra. Számlázáskor küldjük ha ki van töltve, de az Auchanon kívül minden partner a vonalkódra keres. 

_{Terméklap Partner kódok alfül}

A számla megjelenítése xml-ben:

• Vámtarifaszám mező (VTSZ) (Kötelező)
• Vonalkód mező (Kötelező) : az EDI rendeléseket tartalmazó xml. fájlokban található rendelés tételeket ezek alapján kapcsolja össze a rendszer a terméktörzs adataival, valamint a számlán is átadásra kerül az adat.

_{Terméklap kötelező mezők}

Termék alapadatok (Termék/Konfiguráció/Termék alapadatok)

• Mennyiségi egységek - Idegen kód (ahogy az xml fájlban szerepel)

_{Termék alapadatok - Idegen kód}

Számlatömb (Adminisztráció/Adminisztrációs alapadatok/Bizonylatszámok)

• Korábban szükség volt külön számlatömb létrehozására, azonban az 5.12-es verziótól kezdődően erre csak abban az esetben van szükség, ha az EDI utólag kerül bekapcsolásra.  

Példa:

_{Bizonylatszámok szerkesztő felülete}

Bank beállítása (Pénzügy/Pénzügyi alapadatok/Bank

Kötelező mezők:

• Bank neve
• Bankszámlaszám
• Pénznem
• IBAN
• SWIFT kód

Az IBAN és a SWIFT kód feltüntetése a számlában attól függ, hogy beállította-e Smartfront a szükséges folyamati paramétert. 

Rendelés fogadás

Elve: Ha az interfész engedélyezve van, akkor félpercenként lekérdezi a vizsgálandó könyvtárban található “.xml”-re végződő fájlokat és ha talál ilyeneket, akkor azokat egyesével feldolgozza. (A tesztelés időszakában manuálisan kell feltölteni és letölteni a fájlokat. Amennyiben a teszteléssel kapcsolatban kérdése merülne fel, kérjük keresse a Smartfront munkatársait!)

Az Értékesítés / Rendelések listanézeten található egy EDI rendelés import gomb, ennek megnyomásával kell importálni az xml fájlt:

_{EDI rendelés import 1.}

Megnyomásával egy új felületre jutunk, ahol a Tallózás gomb segítségével kiválaszthatjuk, majd az EDI rendelés import gombbal importálhatjuk a kiválasztott fájlt:

_{EDI rendelés import 2.}

Ha hibás a rendelés akkor hibaüzenetet kapunk:

_{Hibaüzenet nem megfelelő EDI rendelés import esetén}

A hiba oka az Adminisztráció/Interfész naplóban olvasható:

Jogosultság