Bevezetés
Beszállítói számla rögzítés több folyamatból is lehetséges a rendszerben:
- Új számla
- Számla másolás
- Iktató
- Raktárbevét
- Beszerzési rendelés
Egyéb bizonylatról indított számla áthozza az összes fej és tétel adatot, kézzel rögzített számlán, mindent manuálisan egyesével kell rögzíteni és beállítani.
A leírás az új számla létrehozzással és a számla másolással foglalkozik.
Lezárt ÁFA időszak visszanyitása nem lehetséges!
Ha a beszállítói számla bekerült egy ÁFA időszakra, majd ezt az időszakot lezártuk, a számla nem nyitható vissza!
Ha a beszállítói számla az időszak lezárása után, utólag kerül be az ÁFA időszakba, a számla visszanyitható.
A számla visszanyitásával vagy helyesbítő, érvénytelenítő számla létrehozásával javítható a hibásan rögzített tétel! A számla visszanyitás jogosultságát kérjük, hogy nagy körültekintéssel határozzák meg! Az ÁFA modul - ÁFA bevallási lista funkcióban az Áfabevallás XML valamint az A60-as nyomtatvány XML az időszak lezárása előtt, és után is egyaránt lekérdezhető! Lezárás előtt ajánlott a fileok ellenőrzés céljából való letöltése!
Annak ellenére, hogy az XML file-ok időszak zárás nélkül is lekérhetőek, felhívjuk a figyelmet rá, hogy az ÁFA IDŐSZAK LEZÁRÁSA FONTOS ÉS SZÜKSÉGES ahhoz, hogy az önrevízió segítése funkció megfelelően működhessen!
Számla rögzítés
Új beszállítói számlát a Pénzügy > Beszállítói számla menüpontban lehet létrehozni az „Új” gomb megnyomásával.
A számlán a szállító kiválasztásával a partnernél megadott alapadok automatikusan betöltésre kerülnek a fejadatok közé.
- Fizetési mód
- Pénznem
- Pénzforgalmi elszámolás (ha releváns)
- ÁFA kód (ha beállításra került a partnernél)
Az alapértelmezett adatok felülírhatók. Új szállító esetén partnert a szállító kiválasztó melletti szerkesztő segítségével egyszerűen létre lehet hozni.
Fizetési mód ötféle értéket vehet fel: Átutalás, Készpénz, Bankkártya, Utánvét, Egyéb. A mező a számlák tipizálására szolgál, valamint az Utalás feladásban csak a Átutalás fizetési módú számlák jelennek meg.
Teljesítési dátum: A számlán szereplő teljesítési dátumot kell itt megadni, könyvelési szempontból az áfatörvény szerinti teljesítésnek felel meg. A teljesítési dátum alapján az üzleti év automatikusan töltésre kerül.
Elszámoló időszak vége: folyamatos teljesítésű számla esetén az elszámoló időszak mezőt mindenképpen meg kell adni. A költség és a szállítói kötelezettség erre a dátumra kerül könyvelésre, az áfa pedig a teljesítés dátuma mezőben megadott dátumra.
Partner bankszámla: utalás feladás használata esetén mindenképpen szükséges a mező töltésre, az utalási csomagban erre a számlára történik a partnernek az utalás. A partner menüben a partnernél megadott számlaszámok közül lehet választani.
Számlatétel rögzítés manuálisan: tetszőleges számú számlatételt a „Hozzáadás” gomb megnyomásával lehet kiválasztani.
Terméket a terméktörzsből lehet választani, illetve a szerkesztő segítségével új termék is egyszerűen felvehető. A termékből a megadott adatok automatikusan betöltésre kerülnek, az áfakód, kontír manuálisan felülírható:
- Mennyiségi egység
- Áfakód
- Főkönyvi szám
Számla tétel rögzítés excel import segítségével: a számla tételeit excel fájlból is lehetőség van importálni a gyorsabb számlarögzítés érdekében. Lásd
Beszállítói számlát a rendszerben beállított összes devizanemben lehet kiállítani.
Számlaműveletek
| Funkciógombok | Funkció |
|---|---|
| Egy Új státuszú, Normál számla jön létre a rendszerben. A számla ebben a státuszban még szerkeszthető, törölhető. Áfa analitika, kontírtétel még nem kapcsolódik hozzá. |
| A mentéshez hasonlóan egy Új státuszú, Normál számla jön létre a rendszerben. A számla ebben a státuszban még szerkeszthető, törölhető. A gomb megnyomása után a Számla listára kerül a felhasználó. |
| Lezárás előtt a számla törölhető. Egy megerősítő kérdés után a számla teljesen törlésre kerül a rendszerből. |
| A számla véglegesítésre kerül, Lezárt státuszú Normál számla jön létre a rendszerben. Lezárás után a számla nem szerkeszthető, korrekcióra csak a számla érvénytelenítésével vagy visszanyitással van lehetőség. |
| Mentett vagy lezárt számla tételei excelbe exportálhatóak. |
| A fejadatok megadása után lehetőség van a tételek importálására excel fájlból. A tételrögzítéskor érvényes validációk az excel esetén is működnek. |
Számla lezárás
Számla lezáráskor a következő események történnek:
- Áfa analitika: a tételen megadott áfa kódnak megfelelően a számla bekerül az ÁFA analitikába, ennek részletei az ÁFA analitika altabon látható
ÁFA adatok a számlafülön
- Kontírtételek: a számla lezárásával a számla a megadott adatok alapján kontírozásra kerül és bekerül a főkönyvbe. A könyvelés szállító naplóba kerül
- A szállítói kötelezettség a szállító csoport alapján kerül kontírozásra.
- A költség a terméken megadott termék könyvelési csoport alapján kerül kontírozásra. Belföldi működési területű partner esetén a beszerzés belföld, Közösségen belüli partner esetén a beszerzés EU, Közösségen kívüli partner esetén pedig az beszerzés egyéb külföld mezőben megadott értékek szerint.
- Az áfa az ÁFA kódoknál megadott Levonható áfa főkönyvi szám alapján kerül kontírozásra.
Könyvelési adatok a számlafülön
- Hátralék státusz: a lezárt számla kiegyenlítetlen státuszba kerül, a bankban, pénztárban összepontozható, a különböző riportok (vevő-szállító analitika, partner egyenleg) a számla kiegyenlítéséig a számlát a kinnlevőségek között hozzák.
Lezárt számlán elérhető funkciók
| Funkciógombok | Funkció |
|---|---|
| A számla érvénytelenítési folyamata ennek segítségével indítható. |
| A számla ennek segítségével visszanyitható, Új státuszú, Normál számla lesz ismételten. Lezárt áfa időszak esetén a visszanyitásra kiemelt figyelmet kell fordítani, a visszanyitás az áfa és a kontír tételt is törli! |
| Lezárt számlán a kontír, a dimenzió, a Bankszámla és a Partner bankszámla módosítható a módosítás gomb megnyomásával. A szükséges adat módosítása a Módosítás gomb megnyomása – a karton ezzel frissítésre kerül az újonnan megadott adatok alapján |
| Új és lezárt számláról is lehetőség van számla másolásra. Számla másolás esetén a korábbi számla legtöbb adata másolásra kerül egy új számlára, a bizonylatszám és a dátumok kitöltése manuális. A létrejövő új számlán minden adat szerkeszthető, pontosan olyan a számla, mintha az új gomb megnyomásával jött volna létre. A számlán szereplő adatok az eredeti számlával mindenben megegyeznek. |
| A számláról költségfelosztást lehet indítani, amennyiben felosztandó költség szerepel a számlán. Lásd |
| A számláról költségfelosztást lehet indítani, amennyiben felosztandó költség szerepel a számlán. Lásd |
Riportok
Beszállítói számla forgalomlista
Az összes számla tétel szintű listázására való riport. A rendszerben rögzített összes típusú és státuszú számla megjelenik. Egy 100 tételes számla 100 sorban jelenik meg a riportban. Tétel és Termék szintű riportálásra használható a lista.
Kötelezettség
A lezárt szállítói számlákat listázza partnerenként devizánként. A késett napok számától – késett napok számáig funkció arra való, ha valaki ellenőrizni szeretné például, hogy van-e a partnernek 60 – 90 napja lejárt számlája és nem a korosított vevő analitikán ellenőrzi ezt.
Korosított szállító analitika
A bankok által is meghatározott időintervallumokban mutatja a szállítói kinnlevőségeket, számlákat és partnerre könyvelt kifizetéseket. A lista a teljesítési dátum alapján hozz a tételeket.
Szállító analitika
A szállító analitikára szűrve mutatja a lista az összes lezárt számlán, banki, pénztári vagy manuálisan rögzített kifizetést. A kinnlevőség pipa használatával a megadott fordulónapra csak a még kiegyenlítetlen szállítói állomány lekérhető.
Jogosultság
| Jogosultság | Funkció jogosultság | Működés / Tanács |
|---|---|---|
| Pénzügy / Beszállítói számla | Módosítás | Szállítói számla módosításának joga |
| Pénzügy / Beszállítói számla | Beszállítói számla lezárás | Számla lezárás joga, a számla lezárásával a számla könyvelésre kerül, ennek megfelelően érdemes a jogot megadni |
| Pénzügy / Beszállítói számla | Beszállítói számla visszanyitás | Lezárt szállítói számla visszanyitható a segítségével. A funkciót érdemes körültekintően használni, a visszanyitás ÁFA analitikát is érinthet, így érdemes csak könyvelőnek megadni |
| Pénzügy / Beszállítói számla | Beszállítói számla könyvelési dimenziók módosítása | A módosítás funkcióval a jog mellett lehetséges a számlán az utólagos dimenzió módosítás |
| Pénzügy / Beszállítói számla | Beszállítói visszáru készítése | Beszállítói visszáru készítésre való jog |
| Pénzügy / Beszállítói számla | Beszállító számla kifizetések fül | A kifizetések fülön a számla egy gombnyomásra kiegyenlíthető. Könyvelés mellett nem javasoljuk a funkció használatát, mert a kiegyenlítés mögött könyvelés nincs |
| Pénzügy / Beszállítói számla | Könyvelés módosítása | A módosítás funkcióval a jog mellett lehetséges a számlán az utólagos költségszámla módosítás |
| Pénzügy / Beszállítói számla | Előleg tétel ÁFA szerkesztése | Használatával az előleg tételen az ÁFA módosítható |
| Pénzügy / Beszállítói számla | Beszállítói számla tétel import export | A jog mellett lehetőség van a tételek import fájlból történő betöltésére |
| Pénzügy / Beszállítói számla | Költségfelosztás létrehozás | A jog mellett lehetőség van költségfelosztást készíteni |
| Pénzügy / Beszállítói számla | Tárgyi eszköz létrehozás | A jog mellett lehetőség van a szállítói számla tételekből tárgyi eszközt létrehozni |