Bevezető
A funkcióleírás célja, hogy a SMART ERP rendszerébe a nyitó szállító és vevő számlák importálásának a folyamatát bemutassa.
Az nyitó adatok importálásra csak új ügyfelek esetén, a rendszer használatbavételekor van szükség. A későbbi években importálásra már nincs szükség, a nyitás és zárás a rendszeren belül történik, erről részletesebb leírást lásd. Nyitás és zárás.
Szükséges beállítások
Az importálás előfeltétele, hogy a rendszerbe a következő törzsadatok már feltöltésre kerüljenek:
- Partnerek (lásd. Partnerek)
- ÁFA kódok (lásd. ÁFA kódok)
- Pénznemek (lásd. Admin alapadatok)
- Fizetési feltételek (lásd. Pénzügyi alapadatok)
- Dimenziók (lásd. Dimenziók)
Számla importálás
A Pénzügy > Vevő és szállító számla importálás menüpontban excel import segítségével rögzíthető a SMART ERP rendszer használatát megelőzően kiállított (nyitott) vevő és szállító számlák. Az import segítségével felvett számlák bekerülnek a vevő és szállító analitikába, a nyitó analitika így rögzíthető.
Az importáláshoz szükséges mintafájlok a „Vevői számla export”, illetve a „Beszállítói számla export” gombok segítségével tölthető le.
Adattartalom Vevő számla import
- Bizonylatszám: A számla bizonylatszám
- Számla kelte: A számla kelte
- Teljesítési dátum: A számla áfa törvény szerinti teljesítése
- Esedékesség: A számla fizetési határideje
- Számviteli teljesítés: A számla számviteli törvény szerinti teljesítése. Kitöltése csak akkor szükséges, ha az ÁFA törvény és számviteli törvény szerinti teljesítés eltér (folyamatos teljesítésű számlák)
Fontos, a nyitó import számlák nem kerülnek automatikusan az ÁFA analitikába! Amennyiben egy nyitó számla áfája még nem került bevallásra, úgy az áfát manuálisan szükséges rögzíteni vegyes bizonylat segítségével (lásd. Vegyes áfa)!
- Fizetési feltételek: a rendszerben rögzített értékek valamelyike lehet. Fontos, hogy ügyelni kell a teljes egyezőségre, a kis- és nagybetűk használatára!
- Pénzforgalmi elszámolású: vevői oldalon a pénzforgalmi jelölés nem releváns, mert a SMART ERP ezt nem kezeli
- 0%/18%/27% - Nettó érték: A számla tartalomnak megfelelően az egyes áfa kulcsok nettó értékeit szükséges felvinni a megfelelő oszlopokba. A bontásra a forgalomlisták miatt van szükség, az analitika szempontjából az információ nem releváns.
Fontos, hogy egy számla adatai egy sorba kerüljenek akkor is, ha több Áfa kód szerepel rajta!
- Nettó végösszeg: A „0%/18%/27% - Nettó érték” nettó értékek összege. Ennek meg kell egyezni a számlán szereplő összes nettó értékkel
- Bruttó végösszeg: A számlán szereplő összes bruttó érték
- Hátralék: a bruttó összegből még nyitott összeget kell megadni. Ennek segítségével lehet részben kiegyenlített számlákat kezelni.
- Fizetési dátum: részkiegyenlítés esetén a kiegyenlítés dátuma
- Pénznem: a számla pénzneme, a rendszerben rögzített értékek valamelyike lehet. Fontos, hogy ügyelni kell a teljes egyezőségre, kis- és nagybetűk használatára!
- Árfolyam: a számla árfolyama. Forint számlák esetén a mező értékének 1-nek kell lennie.
- Vevőkód: a rendszerben rögzített partner partnerkódja
- Vevő: a rendszerben rögzített partner neve. Fontos, hogy ügyelni kell a teljes egyezőségre, kis- és nagybetűk használatára!
- Megjegyzés: esetleges megjegyzések használatára, kitöltése nem kötelező
- Ország/Irányítószám/Város/közterület neve: Megadható számlázási cím, a mező kitöltése nem kötelező.
- Dimenzió: a megfelelő dimenziók itt rögzíthetők. A mező kitöltése nem kötelező.
Adattartalom Szállító számla import
- Iktatószám: A számla iktatószáma a korábbi rendszerből
- Bizonylatszám: A számla bizonylatszám
- Számla kelte: A számla kelte
- Teljesítési dátum: A számla áfa törvény szerinti teljesítése
- Esedékesség: A számla fizetési határideje
- Számviteli teljesítés: A számla számviteli törvény szerinti teljesítése. Kitöltése szállítói számlák esetén kötelező.
Fontos, a nyitó import számlák nem kerülnek automatikusan az ÁFA analitikába! Amennyiben egy nyitó számla áfája még nem került bevallásra, úgy az áfát manuálisan szükséges rögzíteni vegyes bizonylat segítségével (lásd. Vegyes áfa)!
- Fizetési feltételek: a rendszerben rögzített értékek valamelyike lehet. Fontos, hogy ügyelni kell a teljes egyezőségre, a kis- és nagybetűk használatára!
- Pénzforgalmi elszámolású: pénzforgalmi áfás számlák jelölésére szolgál, „igen” megnevezést szükséges adni ezeknél a számláknál
- Fontos, a jelölés tájékoztató jellegű, a nyitó import számlák pénzforgalmi áfáját nem kezeli automatikusan a rendszer! Amennyiben egy nyitó pénzforgalmis szállító számla kiegyenlítésre kerül és az áfa bevallása szükséges, úgy az áfát manuálisan szükséges rögzíteni vegyes bizonylat segítségével (lásd. Vegyes áfa)!
- 0%/18%/27% - Nettó érték: A számla tartalomnak megfelelően az egyes áfa kulcsok nettó értékeit szükséges felvinni a megfelelő oszlopokba. A bontásra a forgalomlisták miatt van szükség, az analitika szempontjából az információ nem releváns.
Fontos, hogy egy számla adatai egy sorba kerüljenek akkor is, ha több Áfa kód szerepel rajta!
- Nettó végösszeg: A „0%/18%/27% - Nettó érték” nettó értékek összege. Ennek meg kell egyezni a számlán szereplő összes nettó értékkel
- Bruttó végösszeg: A számlán szereplő összes bruttó érték
- Hátralék: a bruttó összegből még nyitott összeget kell megadni. Ennek segítségével lehet részben kiegyenlített számlákat kezelni.
- Fizetési dátum: részkiegyenlítés esetén a kiegyenlítés dátuma
- Pénznem: a számla pénzneme, a rendszerben rögzített értékek valamelyike lehet. Fontos, hogy ügyelni kell a teljes egyezőségre, kis- és nagybetűk használatára!
- Árfolyam: a számla árfolyama. Forint számlák esetén a mező értékének 1-nek kell lennie.
- Szállítókód: a rendszerben rögzített partner partnerkódja
- Szállító: a rendszerben rögzített partner neve. Fontos, hogy ügyelni kell a teljes egyezőségre, kis- és nagybetűk használatára!
- Partner bankszámla: a partner bankszámlaszáma, a partnernél rögzített bankszámlák egyike lehet. Kitöltése utalás feladás használata esetén ajánlott!
- Megjegyzés: esetleges megjegyzések használatára, kitöltése nem kötelező
- Dimenzió: a megfelelő dimenziók itt rögzíthetők. A mező kitöltése nem kötelező.
Importálás
A kitöltött fájlokat a „Vevői számla import” és a „Beszállítói számla import” gombok segítségével lehet a rendszerbe betölteni.
Hiba esetén a listában megjelenik, hogy mely sor, mely oszlopában milyen típusú hiba található. A számla rögzítéshez hasonlóan az import esetén is vannak validációk, például azonos bizonylatszámmal nem lehet két számlát importálni.
Vevő számla import hibaüzenet
Hiba esetén a leírásnak megfelelően a hibákat javítani szükséges, majd a fájlt újra kell importálni.
Betöltés akkor történik, ha fájl minden sorában helyes adat található. Ebben az esetben a „Vevői számla import” és a „Beszállítói számla import” gombok megnyomása után sikeres mentés jelzi, hogy az importálás megtörtént.
Vevő számla import – sikeres mentés
A Nyitó számlák sajátosságai
A nyitó import során létrejövő szállítói és vevő számlák néhány sajátossággal rendelkeznek
Nyitó vevő számlák
Az importál nyitó vevő számlák Kézi számla típusúak lesznek, ezzel könnyel elkülöníthetők a normál számláktól. Az importált számlák esetén az Import forrás mező értéke Import nyitó lesz. A számlákon csak egy fajta termék szerepel import_product – Technikai import tétel megnevezéssel. A számlán nincs áfa kód, csak az import fájlban megadott nettó, áfa és bruttó összeg jelenik meg.
Importált vevői számla - számlakép
A számlák mögött könyvelés nincsen, az importálás csak a vevő-szállító analitikába teszi be a számlákat.
Az importált számláknak nincs kapcsolata az áfa analitikával.
A számlákat szerkeszteni nem lehetséges, csak import számla törléssel funkcióval (lásd. később) lehet törölni, majd a javított értéket újra importálni.
A számlák a vevő-szállító analitikában kiegyenlítésig nyitottként jelennek meg. A számlák nyitott számlaként megjelennek a bankban, pénztárban, kiegyenlítésük itt lehetséges.
Nyitó szállító számlák
Az importál nyitó szállító számlák Normál típusú, Lezárt számlák lesznek. A korábbi iktatószám alapján egyszerűen elkülöníthetők a rendszerben rögzített számláktól. Az importált számlák esetén az Import forrás mező értéke Import nyitó lesz. A számlákon csak egy fajta termék szerepel import_product – Technikai import tétel megnevezéssel. A számlán nincs áfa kód, csak az import fájlban megadott nettó, áfa és bruttó összeg jelenik meg.
A számlák mögött könyvelés nincsen, az importálás csak a vevő-szállító analitikába teszi be a számlákat.
Az importált számláknak nincs kapcsolata az áfa analitikával. Pénzforgalmi áfás számlák esetén sem jön létre áfa tétel nyitó import számla kiegyenlítésekor.
A számlákat szerkeszteni nem lehetséges, csak import számla törléssel funkcióval (lásd. később) lehet törölni, majd a javított értéket újra importálni.
A számlák a vevő-szállító analitikában kiegyenlítésig nyitottként jelennek meg. A számlák nyitott számlaként megjelennek a bankban, pénztárban, kiegyenlítésük itt lehetséges.
Nyitó analitika
Az importált számlák kinnlevőségként megjelennek a vevő-szállító analitikában.
A fordulónapra lekért analitika az import alapján hozza az összes nyitott számlát.
Nyitó vevő analitika
Fontos, hogy az importálással csak az analitikába kerülnek a számlák! A főkönyvi nyitást külön kell elvégezni (lásd. Nyitás)
A főkönyvi és analitikus nyitás elvégzése után a fordulónapra lekért főkönyvnek és a fordulónapra lekért analitikának egyezőséget kell mutatnia. Ezt mindenképpen ellenőrizni érdemes!
A nyitás javítása
Az importált számlák javítása nem lehetséges a rendszerben. Hibás importálás esetén az importált számlákat törölni szükséges, majd a javítás után a megfelelő adatokkal új fájl importálása szükséges.
Fontos, hogy törölni csak olyan számlákat lehetséges, ahol kiegyenlítés a rendszerben még nem történt !
Az importált számlák törlése két helyen lehetséges a rendszerben.
A Pénzügy > Vevő és szállító számla importálás menüben az „Importált adatok törlése” gomb megnyomásával egy import csomag csoportos törlésére van lehetőség. A törléshez meg kell adni a Bizonylattípust (vevő vagy szállító) és az Importálás dátumát. Ezzel az egy csomagban importált számlák tömegesen törölhetők. A rendszer csak azokat a számlákat törli, amit lehetett. Amennyiben a törlés valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor figyelmeztető üzenet jelenik meg arról, hogy melyik számlánál miért nem lehetséges a törlés.
Számla szintű törlésre a vevő számlák esetén a Pénzügy > Számla menüben a számla kijelölése utána az „Importált számlák törlése” gomb megnyomásával van lehetőség. Akár több számla egyszerre kijelölhető és törölhető. A rendszer csak azokat a számlákat törli, amit lehetett. Amennyiben a törlés valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor figyelmeztető üzenet jelenik meg arról, hogy melyik számlánál miért nem lehetséges a törlés.
Szállítói számlák esetén csak import fájlonkénti csoportos törlésre van lehetőség.
Jogosultságok
...
Jogosultság
...
Funkció jogosultság
...
Működés/ Tanács
...
| Warning |
|---|
Az importálandó Excel fájl nem tartalmazhat képletet! Kérjük, hogy import előtt ellenőrizze a feltöltendő fájlt! |
Vevő számla import:
| Oszlop | Kötelezőség | Leírás |
|---|---|---|
| Bizonylatszám | Kötelező | A számla sorszáma amellyel az előző rendszerben kiállításra került. (Évközi váltás esetén figyelni kell az új bizonylatszámok és a régiek ne ütközzenek! ) |
| Számla kelte | Kötelező | Az előző rendszerben kiállított számla kiállításának dátuma. Formátum: XXXX.XX.XX |
| Teljesítés dátuma | Kötelező | Az előző rendszerben kiállított számlán szereplő teljesítés dátuma. Folyamatos számla esetén ez eltérhez a Számviteli teljesítés dátumától! Formátum: XXXX.XX.XX |
| Esedékesség | Kötelező | Az előző rendszerben kiállított számlán szereplő fizetési határidő dátuma. Formátum: XXXX.XX.XX |
| Számviteli teljesítés | Opcionális | Alapesetben megegyezik a Teljesítés dátuma mezővel, kivéve, ha a számla folyamatos teljesítésű. Formátum: XXXX.XX.XX |
| Fizetési feltételek | Kötelező | Pénzügy → Pénzügyi alapadatok → Fizetési feltételek menüpont alatt felvett értékek egyikét kell ide beírni. (Pl. Átutalás, Bankkártya, stb.) |
| Pénzforgalmi elszámolású | Opcionális/Kötelező | igen/nem - Pénzforgalmi elszámolás esetén kötelező! |
| 0 % - Nettó érték | Opcionális | A számlán szereplő ÁFA besorolás szerinti nettó érték. Például: Számla nettó 100Ft Áfa 0% Bruttó összeg : 100,-Ft Ennek a mezőnek az értéke: 100 |
| 5 % - Nettó érték | Opcionális | A számlán szereplő ÁFA besorolás szerinti nettó érték. Például: Számla nettó 100Ft Áfa 5% Bruttó összeg : 105,-Ft Ennek a mezőnek az értéke: 100 |
| 18 % - Nettó érték | Opcionális | A számlán szereplő ÁFA besorolás szerinti nettó érték. Például: Számla nettó 100Ft Áfa 18% Bruttó összeg : 118,-Ft Ennek a mezőnek az értéke: 100 |
| 27 % - Nettó érték | Opcionális | A számlán szereplő ÁFA besorolás szerinti nettó érték. Például: Számla nettó 100Ft Áfa 27% Bruttó összeg : 127,-Ft Ennek a mezőnek az értéke: 100 |
| Nettó végösszeg | Kötelező | A számla nettó végösszege. Egy számot kell beírni deviza feltüntetése nélkül. |
| Bruttó végösszeg | Kötelező | A számla bruttó végösszege. Egy számot kell beírni deviza feltüntetése nélkül. |
| Hátralék | Kötelező | A számlából fennálló nyitott összeg. Egy számot kell beírni deviza feltüntetése nélkül. Amennyiben a számlából nincs részkiegyenlítés, akkor az érték = 0. |
| Fizetés dátuma | Opcionális/Kötelező | Részben kiegyenlített számla esetén a részfizetés dátuma. Formátum: XXXX.XX.XX Amennyiben a Hátralék mező > 0, a dátum töltése kötelező |
| Pénznem | Kötelező | A számla devizaneme az Adminisztráció - Adminisztrációs alapadatok - Pénznemek menüpontban megadott értékek között szereplő kód. (Pl. HUF, EUR stb) |
| Árfolyam | Kötelező | Az ERP-ben rögzített pénznemhez tartozó árfolyam (deviza-HUF). Alapértelmezett értéke 1. |
| Vevőkód | Kötelező | A Partner kódja (egyedi azonosító) amivel a Partnertörzsben szerepel (A Partner betöltés korábban kell megtörténjen és a Partner legyen vevő vagy vevő-szállító típusú!) |
| Vevő | Kötelező | A számlán szereplő vevő neve, szöveges mező. |
| Megjegyzés | Opcionális | A számlán szereplő, vagy egyéb lényeges információt tartalmazó szabad szöveg. |
| Ország | Opcionális | A számlán szereplő vevő országa |
| Irányítószám | Opcionális | A számlán szereplő vevő címéből az irányítószám |
| Város | Opcionális | A számlán szereplő vevő címéből a város |
| Közterület neve | Opcionális | A számlán szereplő vevő címéből a közterület neve |
| Divízió | Opcionális/Kötelező | Amennyiben a dimenziókezelés megköveteli, a divízió megadása kötelező a Dimenzió típus kötelezőségben megadottak alapján |
| Projekt | Opcionális/Kötelező | Amennyiben a dimenziókezelés megköveteli, a projekt számának megadása kötelező a Dimenzió típus kötelezőségben megadottak alapján |
Beszállítói számla import sablon:
| Oszlop | Kötelezőség | Leírás |
|---|---|---|
| Iktatószám | Kötelező | Az előző rendszerben érkeztetett beszállítói számla iktatószáma - amit az előző rendszer adott szigorú számadással |
| Bizonylatszám | Kötelező | Az előző rendszerben érkeztetett beszállítói számla saját bizonylatszáma - ami a számlán szerepel. |
| Számla kelte | Kötelező | A beszállítói számlán szereplő számla kelte dátum. Formátum:XXXX.XX.XX |
| Teljesítés | Kötelező | A beszállítói számlán szereplő teljesítési dátum. Formátum:XXXX.XX.XX (ez folyamatos teljesítésű számla esetén eltérhet a számviteli teljesítés dátumától) |
| Esedékesség | Kötelező | A beszállítói számlán szereplő Fizetési határidő dátuma. Formátum:XXXX.XX.XX |
| Számviteli teljesítés | Kötelező | A beszállítói számlán szereplő - az előző rendszerben rögzített - számviteli teljesítés dátuma, alapesetben megegyezik a Teljesítés dátummal, kivéve folyamatos teljesítésnél. |
| Fizetési mód | Kötelező | Pénzügy → Pénzügyi alapadatok → Fizetési feltételek menüpont alatt felvett értékek egyikét kell ide beírni. (Pl. Átutalás, Bankkártya, stb.) |
| Pénzforgalmi elszámolású | Opcionális/Kötelező | igen/nem - Pénzforgalmi elszámolás esetén kötelező! |
| 0 % - Nettó érték | Kötelező | A beszállítói számlán szereplő ÁFA besorolás szerinti nettó érték. Például: Számla nettó 100Ft Áfa 0% Bruttó összeg : 100,-Ft Ennek a mezőnek az értéke: 100 |
| 5 % - Nettó érték | Kötelező | A beszállítói számlán szereplő ÁFA besorolás szerinti nettó érték. Például: Számla nettó 100Ft Áfa 5% Bruttó összeg : 105,-Ft Ennek a mezőnek az értéke: 100 |
| 18 % - Nettó érték | Kötelező | A beszállítói számlán szereplő ÁFA besorolás szerinti nettó érték. Például: Számla nettó 100Ft Áfa 18% Bruttó összeg : 118,-Ft Ennek a mezőnek az értéke: 100 |
| 27 % - Nettó érték | Kötelező | A beszállítói számlán szereplő ÁFA besorolás szerinti nettó érték. Például: Számla nettó 100Ft Áfa 27% Bruttó összeg : 127,-Ft Ennek a mezőnek az értéke: 100 |
| Nettó összeg | Kötelező | A beszállítói számla nettó végösszege. Egy számot kell beírni deviza feltüntetése nélkül. |
| Bruttó végösszeg | Kötelező | A beszállítói számla bruttó végösszege. Egy számot kell beírni deviza feltüntetése nélkül. |
| Hátralék | Kötelező | A beszállítói számlából fennálló nyitott összeg. Egy számot kell beírni deviza feltüntetése nélkül. Amennyiben nincs részkiegyenlítés, az érték = 0 |
| Fizetés dátuma | Opcionális/Kötelező | Részben kiegyenlített beszállítói számla esetén a részfizetés dátuma. Formátum: XXXX.XX.XX Amennyiben a Hátralék mező > 0, a dátum töltése kötelező |
| Pénznem | Kötelező | A beszállítói számla devizaneme az Adminisztráció - Adminisztrációs alapadatok - Pénznemek menüpontban megadott értékek között szereplő kód. (Pl. HUF, EUR stb) |
| Árfolyam | Kötelező | Az ERP-ben rögzített pénznemhez tartozó árfolyam (deviza-HUF). Alapértelmezett értéke 1. |
| Szállítókód | Kötelező | A Partner kódja (egyedi azonosító) amivel a Partnertörzsben szerepel (A Partner betöltés korábban kell megtörténjen és a Partner legyen szállító vagy vevő-szállító típusú!) |
| Szállító | Kötelező | A Partnertörzsben szereplő Partner név |
| Partner bankszámla | A beszállítói számlán szereplő bankszámlaszám, amelyre a kifizetést teljesíteni kell. | |
| Megjegyzés | A beszállítói számlán szereplő, vagy egyéb megjegyzés, szabad szöveges mező | |
| Divízió | Amennyiben a dimenziókezelés megköveteli, a divízió megadása kötelező a Dimenzió típus kötelezőségben megadottak alapján | |
| Projekt | Amennyiben a dimenziókezelés megköveteli, a projekt számának megadása kötelező a Dimenzió típus kötelezőségben megadottak alapján |