Adminisztráció

Bevezetés

Az Adminisztráció menüpontban tudunk beállítani, módosítani számos olyan alapadatot, amely a rendszer működéséhez elengedhetetlen, illetve amelyekkel a rendszer leginkább testre szabható.

Cégek

Felület felső része

Ezen a felületen szükséges a saját cégünk adatait beállítani. Az első alapbeállítást a Smartfront Kft. munkatársai elvégzik, azonban, ha új céget szeretnénk felvinni, vagy módosítanánk a már felvitt adatokat, akkor azt ebben a menüpontban tudjuk elvégezni.

Új gomb megnyomásával van lehetőség új cég felvitelére a rendszerbe:

Cég adatai

A kötelező mezők narancssárgával jelöltek, a felső rész adatai a cég adatait tartalmazzák, az alsó rész kitöltésére akkor van szükség, ha használni kívánjuk a Pénzügy/NAV online számla adatszolgáltatás illetve a Pénzügy/Adatfeldolgozó központ funkciókat.

Korábban rögzített cég adatainak módosításához az adott sorra kattintva megnyitható az adatlap.

A Cég adatlap alján található a Szállítói számlák automatikus rögzítése beállítás. Amennyiben a beszállítói számláknál használják az Adatfeldolgozó Központ szolgáltatást, és ez az automatikus rögzítés valamint a szükséges háttérbeállítás be van kapcsolva, abban az esetben a beszállítói számlák automatikusan Új státuszban átkerülnek a Beszállítói számla listanézetre.  (Ha ki van kapcsolva, akkor az Adatfeldolgozó központ menüponton belül az adott számla sorára kattintva tudjuk behívni a számlát.)

Felület alsó része:

Külföldi adószámok

Abban az esetben, ha egy Cégnek több külföldi adószáma is van (igényelt), itt van lehetőség annak beállítására annak érdekében, hogy a vevői számlákon a külföldi adószám jelenjen meg. 

_{Adminisztráció - Cégek - Külföldi adószámok} 

Új Adószám felvitelére a Hozzáadás gomb megnyomásával van lehetőség, ekkor felugrik a következő ablak:

_{Külföldi adószám rögzítő felugró ablak}

Ország: listából kiválasztható

Adószám: manuálisan rögzítendő

Dimenzió értékek: manuálisan rögzítendő, betűpontos rögzítés szükséges!

A dimenzió értékeket a Pénzügy/Pénzügyi alapadatok Dimenzió értékek fülén adhatjuk meg "Dimenzió1" megadásával a Dimenzió oszlopban.

Ha egy adószámhoz több dimenziót akarunk megadni, akkor vesszővel elválasztva de szóköz nélkül kell ezt megtennünk.

Az Alapadatok/Cégek/Külföldi adószámok alfülön csak egy Hozzáadás gomb található, illetve dupla klikkel szerkeszthetőek a sorok, de törlésre nincs lehetőség.

Egy cégben egy országhoz csak egy adószám tartozhat és egy dimenzióérték is csak egy adószámhoz tartozhat. Ha ezek valamelyike nem teljesül, akkor hibát írunk és nem kerül felvételre vagy mentésre a külföldi adószám. Alapesetben az Ország és az Adószám oszlopok látszódnak, a Dimenzió értékek oszlop megjelenítéséhez használják a dupla nyíl ikont     és helyezze át a Dimenzió értékeket a Rejtettből a Megjelenítettbe.

A megfelelő működéshez még szükséges egy folyamati paraméter beállítás is, ehhez kérjük, keresse support munkatársunkat! Minden beállítás után a működés a következő: Számla mentésekor amennyiben nincs töltve a számlán a kiválasztott dimenzió vagy a kiválasztott dimenzióhoz nem tartozik külföldi adószám a cégben, úgy a cég alapértelmezett magyar adószáma (a cég fejadataiban tölthető) kerül a számlára. Minden más esetben találunk egy adószámot a cégben a dimenzióhoz, amit beállítunk a számlán. 

Divíziók

Amennyiben szeretnénk a dimenzióinkat Divíziók szerint (is) meghatározni, itt tudjuk beállítani a divíziókat – számla import esetén csak az itt beállított Divízió adatokat tartalmazó listát tudunk importálni.

_Divíziók

Telephelyek

A céghez tartozó telephelyeket / raktárakat tudjuk ezen a felületen megadni.

_Telephelyek

A Telephely szerkesztésével határozhatók meg a telephelyen lévő raktárak és azok tulajdonságai:

_{Telephely szerkesztése}

Kizárólag azokra a telephelyekre/raktárakra tudunk rögzíteni a rendszerben, amelyeket itt meghatározunk, és amik aktív státuszban vannak.

Szerepkörök

Ebben a menüpontban határozzuk meg azokat a Szerepköröket, amiket a Felhasználóknál fel fogunk osztani.

_{Szerepkörök}

Korábban létrehozott Szerepkör módosítása az adott sorra duplán, Új szerepkör pedig az új gombra vagy a Szerepkör másolása gombra kattintva lehetséges.

Amennyiben egy olyan szerepkört szeretnénk létrehozni, aki minden funkcióhoz hozzáférést kap (Superuser, rendszergazda), akkor elegendő a Minden jog megadása gombra kattintani.

Ha olyan szerepkörre van szükségünk, amelyik viszont csak egyes funkciók használatára jogosult, akkor erre szolgál a Jogosultságok illetve a Funkció jogosultságok beállítása.

_{Szerepkör szerkesztése}

A különbség a két beállítás között az, hogy a Jogosultságok a menüpont láthatóságára vonatkoznak, a Funkció-jogosultságok viszont már egy részletesebb beállítása annak, hogy a Felhasználó az adott menüponton belül milyen műveletek elvégzésére jogosult.

A Felhasználók fülön láthatjuk az adott szerepkörhöz rendelt Felhasználókat.

Felhasználók

Rendszer általános használata

Dokumentumkezelő

Rendszer általános használata

Munkaállomások

Kisker könyvelés

• pénztár beállítások

Emailek

Az e-mailek szinkronizációjához kérjük, hogy keresse munkatársainkat. Több cég esetén (tenant)  cégenként lehet eltérő bejövő fiókot készíteni.

A beállítást a SMARTFRONT munkatársai végzik el, ehhez szükséges megadni az alábbi adatokat:

• e-mail cím
• felhasználónév
• jelszó
• host
• port
• protocol

Beérkező levelek és más modulok kapcsolata:

Kapcsolat a dokumentumtárral

E-mail csatolásaként beérkező mellékletek a Dokumentum kezelőben automatikusan egy külön könyvtárban jelennek meg.  Nem tudunk beküldeni emailt a dokumentumtárba, csak a mellékletét mely onnan áthelyezhető másik könyvtárba. 

_{E-mail megjelenése Dokumentumtárban}

Kapcsolat a Feladattal és az ügylettel

Az Projekt / Email csatolás ablakban lehetőség van egy beérkező emailt Feladathoz kapcsolni:

Ilyenkor a kiválasztott feladat Email altabján megjelenik a levél hivatkozása, mely egy előnézeti képen meg is nézhető. Azonban a csatolmány nem nyitható meg.

Kapcsolat Partnerrel

A Projekt / Email csatolás ablakban lehetőség van egy beérkező emailt Partnerhez kapcsolni:

Ilyenkor a Partnerlap E-mail altabján megjeleni a levél bejegyzése és megnézhető a levél előnézeti képe, A Csatolt fájlok Altabon pedig megjelenik az email csatolása, nyitható módon.

Kimenő levelek

A Bizonylatokat kiküldhetjük emailben is a partnereknek. Az ablakban az adott partnernek eredetileg beállított email címek között választhatunk, akár többet is kijelölhetünk.

Ennek feltétele, hogy a Partner adatlapján (Kapcsolattartó altab) legyen beállítva olyan kapcsolattartó, akinek az e-mail címére küldhető a dokumentum.

Adminisztrációs riportok

• Bejelentkezési napló

A rendszerben történt bejelentkezéseket rögzíti.

_{Bejelentkezési napló listanézet}

• Szerepkör módosítások

Ezen a lekérdezésen nyomon követhető és szűrhető az egyes szerepkörök módosításának időpontja, valamint a módosítás tárgya.

Szerepkör módosítások listanézet

• Egyedi riport futtatás

Itt van lehetőség egyedi SQL riportok létrehozására, kérjük, hogy az ehhez kapcsolódó jogosultságokat kellő körültekintéssel kezeljék, illetve kérjék a Support vagy Konzulens segítségét!

_{Egyedi riport szerkesztése}

Adminisztrációs konfiguráció

• Folyamati paraméterek

A rendszer működését szabályozó paraméterek, ezek beállításhoz minden esetben Konzulensi vagy Support segítség szükséges!

• Adminisztrációs alapadatok

Pénznemek:

A rendszerben használatos pénznemek valamint azok kerekítési szabályai állíthatók be ezen a felületen.

_{Adminisztrációs alapadatok - pénznemek beállításai}

Bizonylatszámok:

Minden bizonylattípusra létre kell hozni egy bizonylatszámot, amely alapján a rendszer a szigorú számadás kötelezettséget biztosítani tudja.

_{Adminisztrációs alapadatok - Bizonylatszámok} 

_{Bizonylatszámok szerkesztőfelülete}

Raktáranként számlázás:

Amennyiben olyan számla típusú bizonylatszámot hozunk létre, amely egy konkrét Telephelyhez kapcsolódik, abban az esetben az egyes telephelyeken történő számlázások külön sorszámozással fognak megjelenni.

• Alapadatok

A rendszerben megjelenő egyéb  alapadatok rendszere.

_{Adminisztráció - Alapadatok}

• Nyomtatvány szövegek

Itt állíthatjuk be a különböző típusú nyomtatványainkon milyen szöveget szeretnénk feltüntetni.

Az Új gomb megnyomásával vagy az adott sorra duplán kattintva jutunk el a Nyomtatvány szöveg szerkesztése felületre.

_{Nyomtatvány szövegek}

• Nyomtatvány megjegyzés beállítások

Ezen a felületen állítható be, hogy az egyes nyomtatványainkon hol és milyen megjegyzéseket szeretnénk szerepeltetni.

_{Nyomtatvány megjegyzés beállítás}