Felület kezelése

_{Naptár felület}

A naptár nézetünk lehet 

• Napi nézet
• Heti nézet

ami a képen jelzett gomb megnyomásával változtatható

_{Naptár napi nézet}

_{Naptár heti nézet}

A naptárban jelölhető, hogy milyen típusú tételeket szeretnénk megjeleníteni a felső sorban lévő négyzetek pipálásával. Ezek lehetnek:

• Találkozók
• Feladatok
• Hívások
• Szervíz feladatok

Szűréseket végezhetünk el az alábbiak szerint:

• Felhasználók - a rendszerben szereplő Felhasználókat választhatjuk ki - több felhasználó is kiválasztható.
• Szerepkörök - rendszerben meghatározott Szerepköröket választhatjuk ki - több szerepkör is kiválasztható.
• Típus  - listanézetből kiválasztható (Pl. nem tervezett találkozó, Ajánlatadás, Telefonhívás stb.) Több tétel is kiválasztható.
• Partner név - a rendszerben rögzített Partnerek listából kiválaszthatóak - Csak egy Partner kiválasztására van lehetőség
• Státusz - az elfoglaltság típusát sorolhatjuk különböző státuszokba (pl. új, sikertelen, lezárt stb.) Több tétel is kiválasztható.

_{Naptár szűrési lehetőségei}

Naptárunkat 

• Naptárnézetben vagy
• Listanézetben is megjeleníthetjük, ez utóbbit Excel Exporttal ki is tehetjük munkafüzetbe

_{Naptár Excel Export}

Új tétel rögzítése naptárban

Listanézetben van lehetőségünk 

• Új találkozó
• Új telefonhívás
• Új feladat 

rögzítésére.

Az Új találkozó gomb megnyomása egy olyan szerkesztőfelületre vezet, ahol a találkozó összes fontos momentumát meg tudjuk adni. Amennyiben Kapcsolódó dokumentum mezőt is kitöltjük, például egy adott szerződést hivatkozunk be a rendszerből, akkor alul a Kapcsolódó bizonylatoknál meg fognak jelenni ezek a bizonylatok is.

A kötelező mezők a rendszer többi felületén megszokott sárga körvonallal jelöltek, a többi mező opcionálisan tölthető.

Új találkozó szerkesztő felület

A Mentés gomb megnyomása után a találkozónk bekerül a naptárunkba:

_{Naptárban rögzített új találkozó}

Új telefonhívás gomb megnyomásával az alábbi szerkesztőfelületet érjük el, ennek mezői is könnyen kitölthetők, majd a Mentés gomb megnyomása után betöltődnek a Naptárba.

_{Új telefonhívás szerkesztő felület}

Erről a felületről van lehetőségünk Feladat létrehozására is:

_{Új telefonhívás - Feladat létrehozása gomb}

_{Hívásból generált új feladat szerkesztő felület}

Ha a szerkesztő felületen a Naptárban megjelenik mező be van pipálva, akkor mentés után a feladat meg fog jelenni a Naptárban. Ezen a felületen be lehet állítani Felelőst, emlékeztetőt, azt, hogy az emlékeztetés ismétlődjön-e stb.

Ugyanilyen szerkesztő felület jelenik meg (Kivéve a tárgy megnevezését) amikor a Naptár felületen az Új feladat gombra kattintunk.

_{Új feladat szerkesztő felület kitöltött mezőkkel}

Ahhoz, hogy a Feladat felelőse értesítést kapjon arról, hogy számára Új feladat lett létrehozva, ahhoz a Felhasználói beállítások - Értesítési szabályok - Új értesítési szabály felületen be kell állítani az értesítést is:

_{Új értesítési szabály felület}

Mivel a Feladat esetében kizárólag a Felelős naptárában jelenik meg a Feladat, érdemes a Feladat kész esemény típusra is létrehozni értesítést, de azt már a Feladat kiosztójára vonatkozóan.

SF Naptár és Google Naptár szinkronizálás

A Smartfront ügyviteli rendszerekben a felhasználónak lehetősége nyílik a rendszerben vezetett naptárát szinkronizálni a Google fiókjához tartozó naptárával. Ez azt jelenti, hogy az ügyviteli rendszerben, a Naptár menüpont alatt nyilvántartott bejegyzéseket az alkalmazás egy percen belül letölti a felhasználó Google naptárába, illetve a Google naptárhoz hozzáadott bejegyzéseket megjeleníti az ügyviteli rendszer naptárában. Csak rendszergazdai jogosultsággal rendelkező felhasználó állíthatja be az egyes felhasználók naptárait.

A naptárak szinkronizálása a következő lépésekben történik:

1. Nyissa meg számítógépén a Google naptár  alkalmazást a http://google.com/calendar webhelyen és jelentkezzen be a felhasználó Google azonosítójával.

2. Ha megnyitotta a Google naptárat, válassza ki a megosztani kívánt naptárat és kattintson a naptár melletti kis nyílra, hogy megjelenjenek a naptárral kapcsolatos beállítási lehetőségek. Ezek közül válassza A Naptár megosztása menüpontot.

3. Ossza meg a naptárat az ügyviteli rendszer központi email címével, vagyis a „service account” email címével. Ezt úgy teheti meg, ha bemásolja a rendszer email címet a Megosztás megadott személyekkel menüpont alatt a Személy mezőbe.

4. Az Engedélybeállítások alatt (jobb oldalon) válassza ki a Módosítás ÉS megosztáskezelés lehetőséget a legördülő menüből.

5. Kattintson a Személy felvétele gombra, ekkor meg fog jelenni a személyek között a rendszer email cím. Ezután kattintson a Mentés gombra.

6. Mentés után a böngésző visszaugrik a naptár ablakra. Ekkor válassza ki megint a megosztani kívánt naptárat, kattintson a kis nyílra, ám ezúttal válassza a Naptárbeállítások menüpontot.

7. A megnyíló oldalon lejjebb görgetve találja a felhasználó naptárának azonosítóját, vagyis URL címét. Ezt a címet kell majd bemásolnia az ügyviteli rendszerbe a felhasználó adatlapjához.

8. Nyisson egy új lapot a böngészőben és írja be az az ügyviteli rendszer URL címét. Jelentkezzen be felhasználói azonosítójával és jelszavával, majd a baloldali menüből válassza ki az Adminisztráció/Felhasználók menüpontot.

9. Dupla kattintással nyissa mega felhasználó adatlapját.

10. A felhasználó csak akkor fog tudni naptárt használni, ha a bejelentkező felhasználóként van megjelölve.

11. Ha a felhasználó bejelentkező, hozzárendelhetőek bizonyos szerepkörök. A szerepkörök határozzák meg a jogosultságokat és a felhasználó csak akkor fog tudni naptárat használni, ha van hozzá jogosultsága. A jogosultságokat az Adminisztráció/Szerepkörök menüpont alatt lehet szerkeszteni, úgy hogy egy adott szerepkör szerkesztőfelületét megnyitva kipipáljuk a Projekt és feladatkezelés modulon belül a Naptár funkciót.

12. Ha ellenőrizte, hogy annak a szerepkörnek, amit a felhasználóhoz kíván rendelni, van naptárhasználati jogosultsága, menjen vissza a felhasználó adatlapjára és adja hozzá az adott szerepkört a felhasználóhoz.

13. Lépjen vissza a Google Naptárba és má809pxsolja át a Google naptár azonosítóját a Google Calendar neve mezőbe és kattintson a Mentés vagy a Mentés és bezárás gombra.

14. A mentést követően, ha a felhasználó bejegyzést ad hozzá az ügyviteli rendszerben vezetett naptárához, vagy bejegyzést módosít, az 30 másodpercen belül megjelenik majd a Google naptárában is. Ha a Google naptárhoz ad hozzá bejegyzést, az egy percen belül meg fog jelenni az ügyviteli rendszerben. Bejegyzést törölni csak az ügyviteli rendszerről lehet, a véletlen adatvesztés elkerülése végett a Google naptárban törölt bejegyzések nem törlődnek az ügyviteli rendszerből.

15. A naptárak szinkronizációja mobil készülékeken is működik, Android vagy Windows mobil operációs rendszereken. Ha a felhasználó meg tudja nyitni a mobil készüléken az adott Google fiókhoz tartozó, az ügyviteli rendszerrel megosztott naptárat, akkor a mobil készüléken is meg tudja jeleníteni illetve a fentiek szerint módosítani tudja az ügyviteli rendszerben létrehozott eseményeket, vagy akár új eseményeket is létre tud hozni mobil készülékéről.