Felület kezelése
A Naptár ablakban Találkozók, Feladatok, Telefonhívások rögzíthetők, melyek hozzákapcsolhatók az Ügyletekhez.
Naptár felület
A naptár nézetünk lehet
- Napi nézet
- Heti nézet
ami a képen jelzett gomb megnyomásával változtatható
Naptár napi nézet
Naptár heti nézet
A naptárban jelölhető, hogy milyen típusú tételeket szeretnénk megjeleníteni a felső sorban lévő négyzetek pipálásával. Ezek lehetnek:
- Találkozók
- Feladatok
- Hívások
- Szervíz feladatok
Szűréseket végezhetünk el az alábbiak szerint:
- Felhasználók - a rendszerben szereplő Felhasználókat választhatjuk ki - több felhasználó is kiválasztható.
- Szerepkörök - rendszerben meghatározott Szerepköröket választhatjuk ki - több szerepkör is kiválasztható.
- Típus - listanézetből kiválasztható (Pl. nem tervezett találkozó, Ajánlatadás, Telefonhívás stb.) Több tétel is kiválasztható.
- Partner név - a rendszerben rögzített Partnerek listából kiválaszthatóak - Csak egy Partner kiválasztására van lehetőség
- Státusz - az elfoglaltság típusát sorolhatjuk különböző státuszokba (pl. új, sikertelen, lezárt stb.) Több tétel is kiválasztható.
Naptár szűrési lehetőségei
Naptárunkat
- Naptárnézetben vagy
- Listanézetben is megjeleníthetjük, ez utóbbit Excel Exporttal ki is tehetjük munkafüzetbe
Naptár Excel Export
Új tétel rögzítése naptárban
Listanézetben van lehetőségünk
- Új találkozó
- Új telefonhívás
- Új feladat
rögzítésére.
Az Új találkozó gomb megnyomása egy olyan szerkesztőfelületre vezet, ahol a találkozó összes fontos momentumát meg tudjuk adni. Amennyiben Kapcsolódó dokumentum mezőt is kitöltjük, például egy adott szerződést hivatkozunk be a rendszerből, akkor alul a Kapcsolódó bizonylatoknál meg fognak jelenni ezek a bizonylatok is.
A kötelező mezők a rendszer többi felületén megszokott sárga körvonallal jelöltek, a többi mező opcionálisan tölthető.
- Kapcsolódó dokumentum típusa: Lehet Ügylet vagy Projekt. Ha Ügylethez szeretnénk a találkozót csatolni, akkor itt Ügyletet kell választani.
(Ha a Találkozót összekapcsoljuk egy Ügylettel (frissítés után) a Találkozó megjelenik az Ügylet Altabján)
- Kapcsolódó dokumentum: Kiválasztható a konkrét Ügylet (vagy Projekt vagy önálló találkozó) amihez hozzá szeretnénk kapcsolni a Találkozót
- Találkozó célja: ADMINISZTRÁCIÓ / ALAPADATOK / Általános menüpontban szerkeszthető
Új találkozó szerkesztő felület
A Mentés gomb megnyomása után a találkozónk bekerül a naptárunkba:
Naptárban rögzített új találkozó
Új telefonhívás gomb megnyomásával az alábbi szerkesztőfelületet érjük el, ennek mezői is könnyen kitölthetők, majd a Mentés gomb megnyomása után betöltődnek a Naptárba.
Új telefonhívás szerkesztő felület
Erről a felületről van lehetőségünk Feladat létrehozására is:
Új telefonhívás - Feladat létrehozása gomb
Hívásból generált új feladat szerkesztő felület
Ha a szerkesztő felületen a Naptárban megjelenik mező be van pipálva, akkor mentés után a feladat meg fog jelenni a Naptárban. Ezen a felületen be lehet állítani Felelőst, emlékeztetőt, azt, hogy az emlékeztetés ismétlődjön-e stb.
Ugyanilyen szerkesztő felület jelenik meg (Kivéve a tárgy megnevezését) amikor a Naptár felületen az Új feladat gombra kattintunk.
Új feladat szerkesztő felület kitöltött mezőkkel
Ahhoz, hogy a Feladat felelőse értesítést kapjon arról, hogy számára Új feladat lett létrehozva, ahhoz a Felhasználói beállítások - Értesítési szabályok - Új értesítési szabály felületen be kell állítani az értesítést is:
Új értesítési szabály felület
Mivel a Feladat esetében kizárólag a Felelős naptárában jelenik meg a Feladat, érdemes a Feladat kész esemény típusra is létrehozni értesítést, de azt már a Feladat kiosztójára vonatkozóan. |
SF Naptár és Google Naptár szinkronizálás
A Smartfront ügyviteli rendszerekben a felhasználónak lehetősége nyílik a rendszerben vezetett naptárát szinkronizálni a Google fiókjához tartozó naptárával. Ez azt jelenti, hogy az ügyviteli rendszerben, a Naptár menüpont alatt nyilvántartott bejegyzéseket az alkalmazás egy percen belül letölti a felhasználó Google naptárába, illetve a Google naptárhoz hozzáadott bejegyzéseket megjeleníti az ügyviteli rendszer naptárában. Csak rendszergazdai jogosultsággal rendelkező felhasználó állíthatja be az egyes felhasználók naptárait.
A Naptár felületen ki kell másolni az ott lévő URL-t:
Ezt be kell illeszteni a Google naptár „Más naptárak” felületen:
Mentés után meg fog jelenni az ERP naptár a más naptárak listáján.
A naptárak szinkronizálása a következő lépésekben történik:
2. Ha megnyitotta a Google naptárat, válassza ki a megosztani kívánt naptárat és kattintson a naptár melletti kis nyílra, hogy megjelenjenek a naptárral kapcsolatos beállítási lehetőségek. Ezek közül válassza A Naptár megosztása menüpontot.
3. Ossza meg a naptárat az ügyviteli rendszer központi email címével, vagyis a „service account” email címével. Ezt úgy teheti meg, ha bemásolja a rendszer email címet a Megosztás megadott személyekkel menüpont alatt a Személy mezőbe.
4. Az Engedélybeállítások alatt (jobb oldalon) válassza ki a Módosítás ÉS megosztáskezelés lehetőséget a legördülő menüből.
5. Kattintson a Személy felvétele gombra, ekkor meg fog jelenni a személyek között a rendszer email cím. Ezután kattintson a Mentés gombra.
6. Mentés után a böngésző visszaugrik a naptár ablakra. Ekkor válassza ki megint a megosztani kívánt naptárat, kattintson a kis nyílra, ám ezúttal válassza a Naptárbeállítások menüpontot.
7. A megnyíló oldalon lejjebb görgetve találja a felhasználó naptárának azonosítóját, vagyis URL címét. Ezt a címet kell majd bemásolnia az ügyviteli rendszerbe a felhasználó adatlapjához.
8. Nyisson egy új lapot a böngészőben és írja be az az ügyviteli rendszer URL címét. Jelentkezzen be felhasználói azonosítójával és jelszavával, majd a baloldali menüből válassza ki az Adminisztráció/Felhasználók menüpontot. 9. Dupla kattintással nyissa mega felhasználó adatlapját. 10. A felhasználó csak akkor fog tudni naptárt használni, ha a bejelentkező felhasználóként van megjelölve.
11. Ha a felhasználó bejelentkező, hozzárendelhetőek bizonyos szerepkörök. A szerepkörök határozzák meg a jogosultságokat és a felhasználó csak akkor fog tudni naptárat használni, ha van hozzá jogosultsága. A jogosultságokat az Adminisztráció/Szerepkörök menüpont alatt lehet szerkeszteni, úgy hogy egy adott szerepkör szerkesztőfelületét megnyitva kipipáljuk a Projekt és feladatkezelés modulon belül a Naptár funkciót.
12. Ha ellenőrizte, hogy annak a szerepkörnek, amit a felhasználóhoz kíván rendelni, van naptárhasználati jogosultsága, menjen vissza a felhasználó adatlapjára és adja hozzá az adott szerepkört a felhasználóhoz.
13. Lépjen vissza a Google Naptárba és má809pxsolja át a Google naptár azonosítóját a Google Calendar neve mezőbe és kattintson a Mentés vagy a Mentés és bezárás gombra.
14. A mentést követően, ha a felhasználó bejegyzést ad hozzá az ügyviteli rendszerben vezetett naptárához, vagy bejegyzést módosít, az 30 másodpercen belül megjelenik majd a Google naptárában is. Ha a Google naptárhoz ad hozzá bejegyzést, az egy percen belül meg fog jelenni az ügyviteli rendszerben. Bejegyzést törölni csak az ügyviteli rendszerről lehet, a véletlen adatvesztés elkerülése végett a Google naptárban törölt bejegyzések nem törlődnek az ügyviteli rendszerből. 15. A naptárak szinkronizációja mobil készülékeken is működik, Android vagy Windows mobil operációs rendszereken. Ha a felhasználó meg tudja nyitni a mobil készüléken az adott Google fiókhoz tartozó, az ügyviteli rendszerrel megosztott naptárat, akkor a mobil készüléken is meg tudja jeleníteni illetve a fentiek szerint módosítani tudja az ügyviteli rendszerben létrehozott eseményeket, vagy akár új eseményeket is létre tud hozni mobil készülékéről. |
Jogosultság | Funkció jogosultság |
|---|---|
| Projekt és feladatkezelés -Naptár | Módosítás |
| Projekt és feladatkezelés -Naptár | Excel export |
| Projekt és feladatkezelés -Naptár | Telefonhívás |
| Projekt és feladatkezelés -Naptár | Összes látogatás és kérdőív megtekintése |