A funkcióleírás célja, hogy a SMART ERP rendszerébe a nyitó szállító és vevő számlák importálásának a folyamatát bemutassa.
Az nyitó adatok importálásra csak új ügyfelek esetén, a rendszer használatbavételekor van szükség. A későbbi években importálásra már nincs szükség, a nyitás és zárás a rendszeren belül történik, erről részletesebb leírást lásd. Nyitás és zárás.
Az importálás előfeltétele, hogy a rendszerbe a következő törzsadatok már feltöltésre kerüljenek:
A Pénzügy > Vevő és szállító számla importálás menüpontban excel import segítségével rögzíthető a SMART ERP rendszer használatát megelőzően kiállított (nyitott) vevő és szállító számlák. Az import segítségével felvett számlák bekerülnek a vevő és szállító analitikába, a nyitó analitika így rögzíthető.
Az importáláshoz szükséges mintafájlok a „Vevői számla export”, illetve a „Beszállítói számla export” gombok segítségével tölthető le.
Fontos, a nyitó import számlák nem kerülnek automatikusan az ÁFA analitikába! Amennyiben egy nyitó számla áfája még nem került bevallásra, úgy az áfát manuálisan szükséges rögzíteni vegyes bizonylat segítségével (lásd. Vegyes áfa)!
Fontos, hogy egy számla adatai egy sorba kerüljenek akkor is, ha több Áfa kód szerepel rajta!
Fontos, a nyitó import számlák nem kerülnek automatikusan az ÁFA analitikába! Amennyiben egy nyitó számla áfája még nem került bevallásra, úgy az áfát manuálisan szükséges rögzíteni vegyes bizonylat segítségével (lásd. Vegyes áfa)!
Fontos, hogy egy számla adatai egy sorba kerüljenek akkor is, ha több Áfa kód szerepel rajta!
A kitöltött fájlokat a „Vevői számla import” és a „Beszállítói számla import” gombok segítségével lehet a rendszerbe betölteni.
Hiba esetén a listában megjelenik, hogy mely sor, mely oszlopában milyen típusú hiba található. A számla rögzítéshez hasonlóan az import esetén is vannak validációk, például azonos bizonylatszámmal nem lehet két számlát importálni.
Vevő számla import hibaüzenet
Hiba esetén a leírásnak megfelelően a hibákat javítani szükséges, majd a fájlt újra kell importálni.
Betöltés akkor történik, ha fájl minden sorában helyes adat található. Ebben az esetben a „Vevői számla import” és a „Beszállítói számla import” gombok megnyomása után sikeres mentés jelzi, hogy az importálás megtörtént.
Vevő számla import – sikeres mentés
A nyitó import során létrejövő szállítói és vevő számlák néhány sajátossággal rendelkeznek
Az importál nyitó vevő számlák Kézi számla típusúak lesznek, ezzel könnyel elkülöníthetők a normál számláktól. Az importált számlák esetén az Import forrás mező értéke Import nyitó lesz. A számlákon csak egy fajta termék szerepel import_product – Technikai import tétel megnevezéssel. A számlán nincs áfa kód, csak az import fájlban megadott nettó, áfa és bruttó összeg jelenik meg.
Importált vevői számla - számlakép
A számlák mögött könyvelés nincsen, az importálás csak a vevő-szállító analitikába teszi be a számlákat.
Az importált számláknak nincs kapcsolata az áfa analitikával.
A számlákat szerkeszteni nem lehetséges, csak import számla törléssel funkcióval (lásd. később) lehet törölni, majd a javított értéket újra importálni.
A számlák a vevő-szállító analitikában kiegyenlítésig nyitottként jelennek meg. A számlák nyitott számlaként megjelennek a bankban, pénztárban, kiegyenlítésük itt lehetséges.
Az importál nyitó szállító számlák Normál típusú, Lezárt számlák lesznek. A korábbi iktatószám alapján egyszerűen elkülöníthetők a rendszerben rögzített számláktól. Az importált számlák esetén az Import forrás mező értéke Import nyitó lesz. A számlákon csak egy fajta termék szerepel import_product – Technikai import tétel megnevezéssel. A számlán nincs áfa kód, csak az import fájlban megadott nettó, áfa és bruttó összeg jelenik meg.
A számlák mögött könyvelés nincsen, az importálás csak a vevő-szállító analitikába teszi be a számlákat.
Az importált számláknak nincs kapcsolata az áfa analitikával. Pénzforgalmi áfás számlák esetén sem jön létre áfa tétel nyitó import számla kiegyenlítésekor.
A számlákat szerkeszteni nem lehetséges, csak import számla törléssel funkcióval (lásd. később) lehet törölni, majd a javított értéket újra importálni.
A számlák a vevő-szállító analitikában kiegyenlítésig nyitottként jelennek meg. A számlák nyitott számlaként megjelennek a bankban, pénztárban, kiegyenlítésük itt lehetséges.
Az importált számlák kinnlevőségként megjelennek a vevő-szállító analitikában.
A fordulónapra lekért analitika az import alapján hozza az összes nyitott számlát.
Nyitó vevő analitika
Fontos, hogy az importálással csak az analitikába kerülnek a számlák! A főkönyvi nyitást külön kell elvégezni (lásd. Nyitás)
A főkönyvi és analitikus nyitás elvégzése után a fordulónapra lekért főkönyvnek és a fordulónapra lekért analitikának egyezőséget kell mutatnia. Ezt mindenképpen ellenőrizni érdemes!
Az importált számlák javítása nem lehetséges a rendszerben. Hibás importálás esetén az importált számlákat törölni szükséges, majd a javítás után a megfelelő adatokkal új fájl importálása szükséges.
Fontos, hogy törölni csak olyan számlákat lehetséges, ahol kiegyenlítés a rendszerben még nem történt !
Az importált számlák törlése két helyen lehetséges a rendszerben.
A Pénzügy > Vevő és szállító számla importálás menüben az „Importált adatok törlése” gomb megnyomásával egy import csomag csoportos törlésére van lehetőség. A törléshez meg kell adni a Bizonylattípust (vevő vagy szállító) és az Importálás dátumát. Ezzel az egy csomagban importált számlák tömegesen törölhetők. A rendszer csak azokat a számlákat törli, amit lehetett. Amennyiben a törlés valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor figyelmeztető üzenet jelenik meg arról, hogy melyik számlánál miért nem lehetséges a törlés.
Számla szintű törlésre a vevő számlák esetén a Pénzügy > Számla menüben a számla kijelölése utána az „Importált számlák törlése” gomb megnyomásával van lehetőség. Akár több számla egyszerre kijelölhető és törölhető. A rendszer csak azokat a számlákat törli, amit lehetett. Amennyiben a törlés valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor figyelmeztető üzenet jelenik meg arról, hogy melyik számlánál miért nem lehetséges a törlés.
Szállítói számlák esetén csak import fájlonkénti csoportos törlésre van lehetőség.
Jogosultság | Funkció jogosultság | Működés/ Tanács |
Pénzügy / Vevő és szállító számla importálás |