Leltározás előtt elvégzendő feladatok

A leltár előkészítése az egyik legfontosabb mozzanata a leltározásnak, ami döntően meghatározhatja a leltározásra fordított időt, a leltár eredményét és magát a leltár sikerességét.

Rakjunk rendet!

Rendrakás lépései:

1. A termékeknek beazonosíthatónak kell lenniük, ezt már a rendrakáskor célszerű ellenőrizni.
2. Az azonos cikkszámmal (sarzsos termékek esetén azonos sarzs számmal) rendelkező termékeket tegyük azonos tárhelyre. Amennyiben ez nem lehetséges, akkor szomszédos tárhelyekre.
3. Minden termék tárhelyen legyen, ne legyenek a sorok között leesett termékek.
4. Minden áruátvétel alatt lévő terméket érdemes átvenni és tárhelyre kell pakolni. Ez nem kötelező, de ajánlott, különben ott is leltározni kell, ami jellemzően sokkal nehezebb, mint a normál tárhelyek számolása. (Amennyiben maradnak olyan termékek, amik még nem kerültek az áruátvétel tárhelyre, akkor azokat jól láthatóan, egyértelműen el kell különíteni.
   1. 1. Ezeket a termékeket nem kell megszámolni.
5. Az árukiadási tárhelyet érdemes kiüríteni, különben ott is leltározni kell, ami jellemzően sokkal nehezebb, mint a normál tárhelyek számolása.
   1. A termékeket ki kell adni az ügyfeleknek.
   2. Amennyiben a partner nem viszi el a termékeit, azokat jól láthatóan, egyértelműen el kell különíteni.
      1. Ezeket a termékeket nem kell megszámolni!
6. Az árukiadási tárhelyen maradó és ügyfélhez nem köthető termékeket vissza kell tenni a tárhelyükre.
7. Selejtezés. Érdemes a selejtezésre ítélt termékek selejtezését elvégezni, hogy ezeket se kelljen megszámolni.
8. A blokkolt termékeket is ki kell tisztázni.

Rendrakás bizonylati szinten:

Ne legyen nyitott:

1. Raktárbevét
2. Elkezdett kiszedési lista (Kiszedés alatt vagy Kiszedve státuszú) Kötelező!
3. Kiszállítás
4. Raktári kiadás (Kiszedés alatt vagy Kiszedve státuszú) Kötelező!
5. Vevői visszáru (ahol a termékek már visszaérkeztek a raktárba)
6. Beszállítói visszáru (Kiszedés alatt vagy Kiszedve státuszú) Kötelező!
7. Egyszerűsített gyártás
8. Speciális mozgás

Leltározási módszertan

• Érdemes 2 fős csapatokkal menni, ha megoldható. Mobileszköznél 1 fő is elég lehet.
• Minden sor egy csapatnak legyen kiosztva, hogy ne zavarják egymást és egyértelműen mindenki tudja, hogy mit kell leltároznia.
• Előre legyen eldöntve, hogy a polcokon milyen sorrendben történik a számolás. Előbb páratlant, aztán párost leltározunk és fentről lefele vagy lentről felfele leltározzuk a polcokat, hogy csökkentsük a hibalehetőségeket..
• Az adott leltár csapat csak akkor pihenjen, ha teljesen befejezett egy utcát.
• Amennyiben raklapokat kell levenni, akkor levételkor minden raklapra legyen ráírva, hogy milyen címről lett levéve, hogy lehessen tudni, hogy milyen címre kell leltározni azt a raklapot és hogy hova kell visszarakni. Kötelező!
• A számolás során (különösen, akkor ha egy tárhely sok különböző terméket tartalmaz) ajánlott a már megszámolt termékeket megjelölni (például egy cetlivel), hogy mindig tudjuk, hogy hol tartunk.
• Megfelelően kell kezelni a termékek mennyiségi egységeit és a leltározásnak az alapértelmezett mennyiségi egységben kell történnie.

Érdemes csinálni egy listát a sorokról és azon jelölni, hogy melyik sort ki leltározza, mely sorok lettek befejezve leltározás szempontjából és mely sorokra küldtünk már ellenőrt. Így egyszerűen nyomon lehet követni a leltár menetét.

Teljes leltár

Cél, hogy semmi se maradjon ki, amit meg kell számolni. A sorokon túl minden olyan helyet, tárhelyet leltározni kell, ahol az adott raktárhoz tartozó termékek vannak.

Fontos, hogy sorok és azon belül polcok szerint kell végigmenni és mindent rögzíteni a mobileszközzel vagy közvetlenül a SMARTFRONT ERP-be.

Részleltár

Részleltár esetén csak bizonyos sorokat, termékkategóriát vagy egy megadott beszállító termékeit leltározzuk. (A termékkategória és a megadott beszállító termékeinek leltározása csak egyszerűsített leltárral lehetséges).

Amennyiben részleltárakkal végigleltározzuk az adott raktár teljes készletét, akkor elvileg (ritkán sikerül) mindent megtalálhatunk, azonban ezzel könnyen vissza lehet élni.

Leltár végén szükséges ellenőrzések

A SMARTFRONT ERP-ben végzett leltár csak azokat a termékeket tartalmazza, amiket megtaláltunk, megszámoltunk és rögzítettünk.

Amikor a leltárívet megszámoltnak tekintjük, akkor le kell generálni az eltéréseket, amiket excelbe letöltve majd kinyomtatva újra tudunk ellenőrizni. Érdemes az ellenőrzést a legnagyobb eltérés értékkel és/vagy mennyiséggel kezdeni és haladni az egyre kisebbek felé.

Fontos, hogy az ellenőr feladata, hogy az adott címen az adott cikk mennyiségét ellenőrizze. Nem feladata körbenézni és máshol megtalálni a terméket!

Az eltérések (akár többszöri, több körben történő) megszámolása után a véglegesnek tekintett mennyiségeket rögzíteni kell a rendszerben  a leltár újranyitása után.

Legjellemzőbb leltározási hibák: 

• Kimarad egy tárhely vagy a tárhelyen néhány  termék.
• Két terméket összenéznek és egynek leltároznak (ez elkerülhető, ha nem rakunk egy címre hasonló termékeket bevételezéskor)
• Két terméket összekevernek (ez elkerülhető, ha nem rakunk egy címre hasonló termékeket bevételezéskor) 
• Kartonban lévő mennyiségeket nem számolják meg és igazából nem annyi van benne.

Leltár befejezése

Amennyiben végeztünk az eltérések ellenőrzésével és a számolásokat véglegesnek tekintjük a SMARTFRONT ERP-ben le kell zárni a leltárat.

A leltár lezárásával a rendszer alvégszi a számolások alapján a szükséges készlet korrekciókat.

Gyáriszámok és sarzs számok javítása

Abban az esetben, ha nem leltározni szeretnénk, hanem csak a termékek gyáriszámait vagy sarzstámait kell korrigálni, akkor leltározás helyett érdemes Átminősítés típusú Speciális mozgást indíteni.