Leltározás előtt elvégzendő feladatok
A leltár előkészítése az egyik legfontosabb mozzanata a leltározásnak, ami döntően meghatározhatja a leltározásra fordított időt, a leltár eredményét és magát a leltár sikerességét.
Rakjunk rendet!
Rendrakás lépései:
- A termékeknek beazonosíthatónak kell lenniük, ezt már a rendrakáskor célszerű ellenőrizni.
- Az azonos cikkszámmal (sarzsos termékek esetén azonos sarzs számmal) rendelkező termékeket tegyük azonos tárhelyre. Amennyiben ez nem lehetséges, akkor szomszédos tárhelyekre.
- Minden termék tárhelyen legyen, ne legyenek a sorok között leesett termékek.
- Minden áruátvétel alatt lévő terméket érdemes átvenni és tárhelyre kell pakolni. Ez nem kötelező, de ajánlott, különben ott is leltározni kell, ami jellemzően sokkal nehezebb, mint a normál tárhelyek számolása.
Amennyiben maradnak olyan termékek, amik még nem kerültek az áruátvétel tárhelyre, akkor azokat jól láthatóan, egyértelműen el kell különíteni.
Ezeket a termékeket nem kell megszámolni!
- Az árukiadási tárhelyet érdemes kiüríteni, különben ott is leltározni kell, ami jellemzően sokkal nehezebb, mint a normál tárhelyek számolása.
- A termékeket ki kell adni az ügyfeleknek.
Amennyiben a partner nem viszi el a termékeit, azokat jól láthatóan, egyértelműen el kell különíteni.
Ezeket a termékeket nem kell megszámolni!
- Az árukiadási tárhelyen maradó és ügyfélhez nem köthető termékeket vissza kell tenni a tárhelyükre.
- Selejtezés. Érdemes a selejtezésre ítélt termékek selejtezését elvégezni, hogy ezeket se kelljen megszámolni.
- A blokkolt termékeket is ki kell tisztázni.
Rendrakás bizonylati szinten:
Ne legyen nyitott:
- Raktárbevét
- Elkezdett kiszedési lista (Kiszedés alatt vagy Kiszedve státuszú) Kötelező!
- Kiszállítás
- Raktári kiadás (Kiszedés alatt vagy Kiszedve státuszú) Kötelező!
- Vevői visszáru (ahol a termékek már visszaérkeztek a raktárba)
- Beszállítói visszáru (Kiszedés alatt vagy Kiszedve státuszú) Kötelező!
- Egyszerűsített gyártás
- Speciális mozgás
Leltározási módszertan
- Érdemes 2 fős csapatokkal menni, ha megoldható. Mobileszköznél 1 fő is elég lehet.
- Minden sor egy csapatnak legyen kiosztva, hogy ne zavarják egymást és egyértelműen mindenki tudja, hogy mit kell leltároznia.
- Előre legyen eldöntve, hogy a polcokon milyen sorrendben történik a számolás. Előbb páratlant, aztán párost leltározunk és fentről lefele vagy lentről felfele leltározzuk a polcokat, hogy csökkentsük a hibalehetőségeket..
- Az adott leltár csapat csak akkor pihenjen, ha teljesen befejezett egy utcát.
- Amennyiben raklapokat kell levenni, akkor levételkor minden raklapra legyen ráírva, hogy milyen címről lett levéve, hogy lehessen tudni, hogy milyen címre kell leltározni azt a raklapot és hogy hova kell visszarakni. Kötelező!
- A számolás során (különösen, akkor ha egy tárhely sok különböző terméket tartalmaz) ajánlott a már megszámolt termékeket megjelölni (például egy cetlivel), hogy mindig tudjuk, hogy hol tartunk.
- Megfelelően kell kezelni a termékek mennyiségi egységeit és a leltározásnak az alapértelmezett mennyiségi egységben kell történnie.
Érdemes csinálni egy listát a sorokról és azon jelölni, hogy melyik sort ki leltározza, mely sorok lettek befejezve leltározás szempontjából és mely sorokra küldtünk már ellenőrt. Így egyszerűen nyomon lehet követni a leltár menetét.
Teljes leltár
Cél, hogy semmi se maradjon ki, amit meg kell számolni. A sorokon túl minden olyan helyet, tárhelyet leltározni kell, ahol az adott raktárhoz tartozó termékek vannak.
Fontos, hogy sorok és azon belül polcok szerint kell végigmenni és mindent rögzíteni a mobileszközzel vagy közvetlenül a SMARTFRONT ERP-be.
Részleltár
Részleltár esetén csak bizonyos sorokat, termékkategóriát vagy egy megadott beszállító termékeit leltározzuk. (A termékkategória és a megadott beszállító termékeinek leltározása csak egyszerűsített leltárral lehetséges).
FONTOS! Amennyiben csak egy kiválasztott termékkategória vagy beszállító termékeit leltározzuk, akkor lehet, hogy a leltár nem lesz tökéletes, mert ha egy termékből néhány darab teljesen máshol van (és a rendszer sem tud róla) akkor azokat nem fogjuk megtalálni.
|
Amennyiben részleltárakkal végigleltározzuk az adott raktár teljes készletét, akkor elvileg (ritkán sikerül) mindent megtalálhatunk, azonban ezzel könnyen vissza lehet élni.
Leltár végén szükséges ellenőrzések
A SMARTFRONT ERP-ben végzett leltár csak azokat a termékeket tartalmazza, amiket megtaláltunk, megszámoltunk és rögzítettünk.
Amikor a leltárívet megszámoltnak tekintjük, akkor le kell generálni az eltéréseket, amiket excelbe letöltve majd kinyomtatva újra tudunk ellenőrizni. Érdemes az ellenőrzést a legnagyobb eltérés értékkel és/vagy mennyiséggel kezdeni és haladni az egyre kisebbek felé.
Fontos, hogy az ellenőr feladata, hogy az adott címen az adott cikk mennyiségét ellenőrizze. Nem feladata körbenézni és máshol megtalálni a terméket!
Az eltérések (akár többszöri, több körben történő) megszámolása után a véglegesnek tekintett mennyiségeket rögzíteni kell a rendszerben a leltár újranyitása után.
Legjellemzőbb leltározási hibák:
- Kimarad egy tárhely vagy a tárhelyen néhány termék.
- Két terméket összenéznek és egynek leltároznak (ez elkerülhető, ha nem rakunk egy címre hasonló termékeket bevételezéskor)
- Két terméket összekevernek (ez elkerülhető, ha nem rakunk egy címre hasonló termékeket bevételezéskor)
- Kartonban lévő mennyiségeket nem számolják meg és igazából nem annyi van benne.
Leltár befejezése
Amennyiben végeztünk az eltérések ellenőrzésével és a számolásokat véglegesnek tekintjük a SMARTFRONT ERP-ben le kell zárni a leltárat.
A leltár lezárásával a rendszer alvégszi a számolások alapján a szükséges készlet korrekciókat.
Gyáriszámok és sarzs számok javítása
Abban az esetben, ha nem leltározni szeretnénk, hanem csak a termékek gyáriszámait vagy sarzstámait kell korrigálni, akkor leltározás helyett érdemes Átminősítés típusú Speciális mozgást indíteni.