Az nyitó adatok importálásra csak új ügyfelek esetén, a rendszer használatbavételekor van szükség. A későbbi években importálásra már nincs szükség, a nyitás és zárás a rendszeren belül történik, erről részletesebb leírást Lásd. Nyitás és zárás.
Az importálás előfeltétele, hogy a rendszerbe a következő törzsadatok már feltöltésre kerüljenek:
A Pénzügy > Vevő és szállító számla importálás menüpontban excel import segítségével rögzíthető a SMARTFRONT ERP rendszer használatát megelőzően kiállított (nyitott) vevő és szállító számlák. Az import segítségével felvett számlák bekerülnek a vevő és szállító analitikába, a nyitó analitika így rögzíthető.
Az importáláshoz szükséges mintafájlok a „Vevői számla export", illetve a „Beszállítói számla export" gombok segítségével tölthető le.
Fontos, a nyitó import számlák nem kerülnek automatikusan az ÁFA analitikába! Amennyiben egy nyitó számla áfája még nem került bevallásra, úgy az áfát manuálisan szükséges rögzíteni vegyes bizonylat segítségével (Lásd)! |
Fontos, hogy egy számla adatai egy sorba kerüljenek akkor is, ha több Áfa kód szerepel rajta! |
Fontos, a nyitó import számlák nem kerülnek automatikusan az ÁFA analitikába! Amennyiben egy nyitó számla áfája még nem került bevallásra, úgy az áfát manuálisan szükséges rögzíteni vegyes bizonylat segítségével (Lásd)! |
Fontos, a jelölés tájékoztató jellegű, a nyitó import számlák pénzforgalmi áfáját nem kezeli automatikusan a rendszer! Amennyiben egy nyitó pénzforgalmis szállító számla kiegyenlítésre kerül és az áfa bevallása szükséges, úgy az áfát manuálisan szükséges rögzíteni vegyes bizonylat segítségével (Lásd)! |
Fontos, hogy egy számla adatai egy sorba kerüljenek akkor is, ha több Áfa kód szerepel rajta! |
A kitöltött fájlokat a „Vevői számla import" és a „Beszállítói számla import" gombok segítségével lehet a rendszerbe betölteni.
Hiba esetén a listában megjelenik, hogy mely sor, mely oszlopában milyen típusú hiba található. A számla rögzítéshez hasonlóan az import esetén is vannak validációk, például azonos bizonylatszámmal nem lehet két számlát importálni.
Vevő számla import hibaüzenet
Hiba esetén a leírásnak megfelelően a hibákat javítani szükséges, majd a fájlt újra kell importálni.
Betöltés akkor történik, ha fájl minden sorában helyes adat található. Ebben az esetben a „Vevői számla import" és a „Beszállítói számla import" gombok megnyomása után sikeres mentés jelzi, hogy az importálás megtörtént.
Vevő számla import – sikeres mentés
A nyitó import során létrejövő szállítói és vevő számlák néhány sajátossággal rendelkeznek
Az importál nyitó vevő számlák Kézi számla típusúak lesznek, ezzel könnyel elkülöníthetők a normál számláktól. Az importált számlák esetén az Import forrás mező értéke Import nyitó lesz. A számlákon csak egy fajta termék szerepel import_product – Technikai import tétel megnevezéssel. A számlán nincs áfa kód, csak az import fájlban megadott nettó, áfa és bruttó összeg jelenik meg.Importált vevői számla - számlakép
A számlák mögött könyvelés nincsen, az importálás csak a vevő-szállító analitikába teszi be a számlákat.
Az importált számláknak nincs kapcsolata az áfa analitikával.
A számlákat szerkeszteni nem lehetséges, csak import számla törléssel funkcióval (lásd. később) lehet törölni, majd a javított értéket újra importálni.
A számlák a vevő-szállító analitikában kiegyenlítésig nyitottként jelennek meg. A számlák nyitott számlaként megjelennek a bankban, pénztárban, kiegyenlítésük itt lehetséges.
Az importál nyitó szállító számlák Normál típusú, Lezárt számlák lesznek. A korábbi iktatószám alapján egyszerűen elkülöníthetők a rendszerben rögzített számláktól. Az importált számlák esetén az Import forrás mező értéke Import nyitó lesz. A számlákon csak egy fajta termék szerepel import_product – Technikai import tétel megnevezéssel. A számlán nincs áfa kód, csak az import fájlban megadott nettó, áfa és bruttó összeg jelenik meg.
Importált szállítói számla - számlakép
A számlák mögött könyvelés nincsen, az importálás csak a vevő-szállító analitikába teszi be a számlákat.
Az importált számláknak nincs kapcsolata az áfa analitikával. Pénzforgalmi áfás számlák esetén sem jön létre áfa tétel nyitó import számla kiegyenlítésekor.
A számlákat szerkeszteni nem lehetséges, csak import számla törléssel funkcióval (lásd. később) lehet törölni, majd a javított értéket újra importálni.
A számlák a vevő-szállító analitikában kiegyenlítésig nyitottként jelennek meg. A számlák nyitott számlaként megjelennek a bankban, pénztárban, kiegyenlítésük itt lehetséges.
Az importált számlák kinnlevőségként megjelennek a vevő-szállító analitikában.
A fordulónapra lekért analitika az import alapján hozza az összes nyitott számlát.
Nyitó vevő analitika
Fontos, hogy az importálással csak az analitikába kerülnek a számlák! A főkönyvi nyitást külön kell elvégezni (Lásd) |
A főkönyvi és analitikus nyitás elvégzése után a fordulónapra lekért főkönyvnek és a fordulónapra lekért analitikának egyezőséget kell mutatnia. Ezt mindenképpen ellenőrizni érdemes!
Az importált számlák javítása nem lehetséges a rendszerben. Hibás importálás esetén az importált számlákat törölni szükséges, majd a javítás után a megfelelő adatokkal új fájl importálása szükséges.
Fontos, hogy törölni csak olyan számlákat lehetséges, ahol kiegyenlítés a rendszerben még nem történt! |
Az importált számlák törlése két helyen lehetséges a rendszerben.
A Pénzügy > Vevő és szállító számla importálás menüben az „Importált adatok törlése" gomb megnyomásával egy import csomag csoportos törlésére van lehetőség. A törléshez meg kell adni a Bizonylattípust (vevő vagy szállító) és az Importálás dátumát. Ezzel az egy csomagban importált számlák tömegesen törölhetők. A rendszer csak azokat a számlákat törli, amit lehetett. Amennyiben a törlés valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor figyelmeztető üzenet jelenik meg arról, hogy melyik számlánál miért nem lehetséges a törlés.
Számla szintű törlésre a vevő számlák esetén a Pénzügy > Számla menüben a számla kijelölése utána az „Importált számlák törlése" gomb megnyomásával van lehetőség. Akár több számla egyszerre kijelölhető és törölhető. A rendszer csak azokat a számlákat törli, amit lehetett. Amennyiben a törlés valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor figyelmeztető üzenet jelenik meg arról, hogy melyik számlánál miért nem lehetséges a törlés.
Szállítói számlák esetén csak import fájlonkénti csoportos törlésre van lehetőség.
Jogosultság | Funkció jogosultság | Működés/ Tanács |
Pénzügy / Vevő és szállító számla importálás |