Bankszámlakivonatot importálni a Pénzügy > Bankbizonylat > Bankszámlakivonat importálása gomb megnyomásával lehet.

Lépések:

1. ki kell választani az importálandó bank nevét
2. ki kell választani a fájlítpust – az MT940 és ISO020022 mellett excel fájl is importálható
3. tallózással ki kell választani a fájlt – import gomb
4. amennyiben a fájlban szereplő tételek megfelelőek, mentés gomb – majd a további szerkesztést a hagyományos bankszámlakivonat menü szerkesztőjében lehet elvégezni

Tételek felismerése

A 3. pontban az import gomb megnyomása után a rendszer megpróbálja az utalás tételeit automatikusan rögzíteni és egy előfeldolgozott bankszámlára kerül a felhasználó.

A tételek beazonosítása attól függ, hogy szállító vagy vevő számláról, vagy egyéb tételről van szó.

• Szállító vagy vevő: Partner, bankszámlaszám és a számla megjegyzés alapján ismeri fel a rendszer az utalásokat.

A program a partnereket elsősorban bankszámlaszám alapján próbálja beazonosítani, ha ez nem sikerült, akkor nézi meg a partner nevét (partnernév alapján ritkán fog sikerülni az azonosítás, mivel a bankszámlakivonaton nagy valószínűséggel nem úgy van rögzítve, mint a partnertörzsben).

Ha talál partnert a program, akkor a negatív összeghez automatikusan szállító számlát keres és a pozitív összeghez vevőt.

A megjegyzés rovatba beírt bizonylatszámot csak akkor ismeri fel, ha az teljesen azonos a programban szereplő vevő – szállító számla bizonylatszámával.

Feltétel: csak az azonos devizájú számlákat lehet ezen a felületen kipontozni – keresztdevizás kiegyenlítést utólag a bankbizonylaton lehet megadni.

Amennyiben a bankszámla beállítás nem történik meg, úgy a bankszámlakivonat rögzítése kicsivel hosszabb időt vesz igénybe. Az újonnan rögzített adatokat egy gomb megnyomásávalel lehet menteni a partnertörzsbe, így a következő alkalommal automatikus lesz az utalás – partner párosítása.

• Egyéb: bankszámlaszám és megjegyzés alapján ismeri fel a rendszer az utalásokat

A Pénzügyi alapadatok > Jogcím- közlemény, számlaszám összerendelésnél lehet új rögzítési típusokat felvenni. Itt lehet a jogcímekhez megjegyzést vagy bankszámlaszámot beállítani, ami alapján a rendszer felismeri és tipizálja az utalásokat. Ilyen lehet például a Munkabér vagy Bankköltség, ahol az utalás megjegyzésében ezek a megnevezések általában megjelennek. Amennyiben a megnevezés megtalálható az import fájl egyik tételén, úgy ezt a tételt automatikusan erre a jogcímre fogja tenni a rendszer. Ugyanilyen lehet például egy NAV utalás, ahol a bankszámlaszám alapján automatikusan felismerhető, hogy például SZJA vagy EHO utalásról van szó.

Tételek jelölése és javítás

A fenti automatizmus alapján a rendszer háromféle kategóriát különböztet meg a bankszámlakivonat feldolgozás során:

• Fehér (nincs szín jelölés): A tétel beazonosítása automatikusan megtörtént, további feladat ezzel nincs. Vevő vagy szállító esetén megtörtént a számlával összepontozás, egyéb típusú jogcím esetén a jogcím felismerésre került.
• Sárga: vevő és szállító számla esetén lehetséges. A partner azonosítása megtörtént, de a konkrét számlával nem sikerült összepontozni.
• Piros: nem sikerült azonosítani a tételt.

Bankszámla rögzítéshez csak fehér és sárga sorok lehetnek, a piros sorokat módosítani szükséges - valamilyen jogcímre manuálisan kell rátenni.

Jogcím javítás:

A hibás sorra dupla kattintással feljön egy kis ablak, ahol jogcímet és partner nevet lehet módosítani / megadni.

• amennyiben a negatív összeg miatt szállító kiegyenlítésre tette a program, de nem az, abban az esetben csak a jogcímet kell módosítani
• amennyiben nem ismerte fel a partnert, abban az esetben a partnert kell kiválasztani

Amennyiben a partnereket beállítottam a megfelelő tétlekhez meg kell nyomni a kipontozás újrafuttatása gombot – ha a bizonylatszámok a bankbizonylaton azonosak a programban rögzítettekkel, akkor a számlákat hozzárendeli az összeghez. Amennyiben ez nem sikerült, a mentés gomb után megjelenik a bankkivonat szerkesztő képernyő és a számlákat hozzá lehet rendelni.

Mentés

Ha minden összepontozás ellenőrzése / javítása megtörtént, a kivonat csak sárga és fehér sorokat tartalmaz, úgy menthető. Mentéskor a felhasználó a normál banki képernyőre kerül, a bankkivonat minden egyéb adata automatikusan töltésre kerül az import fál alapján:

• bankszámla név
• bizonylatszám
• kelte, kezdő dátum, záró dátum
• elvárt záró egyenleg – ez az összeg abban az esetben írható át, ha a tételeket is módosítjuk annyiban, hogy a program által számolt záró egyenleg megegyezzen az elvárt záró egyenleggel

A folyamatot a mentés gombra nyomva lehet lezárni. Innentől a bizonylatra ugyanazok a validációk érvényesek, mint egy manuálisan rögzített bankszámlakivonatra:

• Csak az utolsó bizonylat módosulhat értékben is.
• Csak az utolsó bizonylat törölhető.
• A köztes bankszámlakivonatok csak struktúrában módosítható, értékben nem.

Jogosultság