Bevezetés

Az elektronikus adatcsere (Electronic data interchange (EDI)) szigorúan strukturált üzeneteknek számítógépek közötti, emberi közreműködés nélkül megvalósított cseréje.  Az EDI alkalmazható a vevő és szállító közötti rendelési információk cseréjére, csak úgy, mint a számlázás területén. Ebben az esetben az elektronikus számlák valós időben kerülnek feladásra, azonnal ellenőrizhetők és feldolgozhatók.

EDI kapcsolat előnyei:

• Költségmegtakarítás
• Hatékonyságnövelés
• Vállalati folyamatok optimalizálása

Az EDI-hez kapcsolódóan a Smartfront ERP-ben jelenleg két folyamat van:

• Rendelések fogadása
• Számlák küldése

Bár az EDI egységes szabvány is lehetne, de a valóságban mindig van egy köztes szolgáltató, aki megcsinálja a vevők és eladók között átadott üzenet megfelelő formátumra történő alakítását.

A rendelés fogadó interfészünk a BISNet szolgáltató formátumát követi, a számla küldő interfészünk pedig a Maxonis formátumát. 

Az EDITEL szolgáltatóval minden formátumunk egyezik!

Alapbeállítások

Ahhoz, hogy az EDI kapcsolatot létre tudjuk hozni, szükséges a megfelelő folyamati paraméterek beállítása. Ezt a Smartfront Kft. munkatársai végzik, kérjük, hogy bevezetési igény esetén keresse Support munkatársainkat!

Az EDI kapcsolat a termék része, de bekapcsolása, beállítása díjazás ellenében történik.

Amennyiben korábbi verzión (5.12.33 előtt) használatban volt az EDI funkció, és átállnak 5.12.33 feletti verzióra, kérjük, keresse SMARTFRONT support munkatársunkat, hogy a megfelelő beállításokat elvégezze a megfelelő működés érdekében!

Felületi beállítások

Az alábbi beállításokat szükséges elvégezni ahhoz, hogy az adatok megfelelően átküldésre kerüljenek.

Cégadatok

Adminisztráció / Cégadatok menüponton belül az adott cég sorára kattintva megjelenik a Cégre vonatkozó adatok szerkesztő felülete. Az alábbi mezőket szükséges kitölteni:

• GLN kód (kötelező minden esetben)

  Mi a GLN szám? A GLN (Global Location Number - Globális szervezet- és helyazonosító szám) szám a GS1 azonosító kulcsa szervezetek (KI?) és helyek (HOL?) azonosítására szolgáló, mindig 13 karakterből álló szám, amely fizikai, funkcionális, vagy jogi helyeket, virtuális helyeket, valamint jogalanyokat (jogi személyeket) azonosíthat.

  
  

_{Adminisztráció-Cégek- Adott cég adatlapján GLN kód mező}

• Felír szám (Opcionális)  : Csak élelmiszeriparral kapcsolatban álló cégeknek van ilyen. Nem kötelező megadni, de ha ki van töltve, átadjuk a számlával. 

_{Adminisztráció-Cégek- Adott cég adatlapján Felír szám mező}

Ilyenkor megjelenik a számla xml-ben:

Felír számot kitöltjük 🡪 számla generálás 🡪 az xml-ben megjelenik a felír szám:

• Közösségi adószám (Kötelező)

_{Adminisztráció-Cégek- Adott cég adatlapján Közösségi adószám mező}

Partner adatlap (Partner/Partnertörzs)

• EDI Partner checkboxot be kell pipálni (Kötelező)

• GLN kód mező (Kötelező)

• az Elérhetőségek alfülön felvett címekhez is rögzíteni kell a hozzájuk tartozó GLN kódokat. Ide a Számlafogadó GLN kódját kell beírni. Nem kötelező mező, de csak egy számlázási cím lehet!  (A rendelés betöltésekor nem a GLN-számra azonosítjuk a számlázási címet, hanem csak keresünk egyet, így nem lehet több, mert a program nem tudja értelmezni. 

  Számlázási cím validáció egyediben : BEN-103

  
  

• Számlaküldés módja (Opcionális)

• Számla megjelenési formája (Kötelező, ezt adja fel a rendszer a NAV felé)

• Fizetési feltétel (Kötelező)

_{Partnerlap - EDI beállítások}

Termék adatlap (Termék/Terméktörzs)

• (Vevői) Termékkód  (terméklapon a Partner kódok alfül):  Korábban kötelező volt, de most már nem. Rendelés beérkezésekor a fájlban kapott vonalkódra keresünk, nem a cikkszámra. Számlázáskor küldjük ha ki van töltve, de az Auchanon kívül minden partner a vonalkódra keres. 

_{Terméklap Partner kódok alfül}

A számla megjelenítése xml-ben:

• Vámtarifaszám mező (VTSZ) (Kötelező)
• Vonalkód mező (Kötelező) : az EDI rendeléseket tartalmazó xml. fájlokban található rendelés tételeket ezek alapján kapcsolja össze a rendszer a terméktörzs adataival, valamint a számlán is átadásra kerül az adat.

_{Terméklap kötelező mezők}

Termék alapadatok (Termék/Konfiguráció/Termék alapadatok)

• Mennyiségi egységek - Idegen kód (ahogy az xml fájlban szerepel)

_{Termék alapadatok - Idegen kód}

Számlatömb (Adminisztráció/Adminisztrációs alapadatok/Bizonylatszámok)

• Korábban szükség volt külön számlatömb létrehozására, azonban az 5.12.33-as verziótól kezdődően erre csak abban az esetben van szükség, ha az EDI utólag kerül bekapcsolásra.  

Példa:

_{Bizonylatszámok szerkesztő felülete}

Bank beállítása (Pénzügy/Pénzügyi alapadatok/Bank

Kötelező mezők:

• Bank neve
• Bankszámlaszám
• Pénznem
• IBAN
• SWIFT kód

Az IBAN és a SWIFT kód feltüntetése a számlában attól függ, hogy beállította-e SMARTFRONT a szükséges folyamati paramétert. 

Rendelés fogadás

Elve: Ha az interfész engedélyezve van, akkor félpercenként lekérdezi a vizsgálandó könyvtárban található “.xml”-re végződő fájlokat és ha talál ilyeneket, akkor azokat egyesével feldolgozza. (A tesztelés időszakában manuálisan kell feltölteni és letölteni a fájlokat. Amennyiben a teszteléssel kapcsolatban kérdése merülne fel, kérjük keresse a SMARTFRONT munkatársait!)

Sikeres import esetén a rendelés az alap cégben fog létrejönni és a beállított raktárra fog szólni, 

• csatorna szám: “Interfészen keresztül” lesz;
• A partner rendelési számba betölti a DOCUMENTNUMBER értékét;
• Megpróbálja tölteni a kért kiszállítás és a rendelés dátuma mezőket;
• GLN kód alapján megpróbál partnert és szállítási címet meghatározni;
• A partner számlázási címe, valamint partneren beállított értékesítési deviza és fizetési feltétel alapján a rendelés számlázási címét, pénznemét és fizetési feltételét  is kitölti;
• automatikusan megjelenik egy Feladva checkbox kipipálva . 

_{Rendelés szerkesztő felület sikeres EDI rendelés import után}

A rendelés tételhez tartozó terméket 

• a vonalkód alapján próbálja a rendszer megtalálni. Ha a vonalkódhoz több termék tartozik, akkor megnézi, hogy melyik termék vevő adatai között szerepel az adott vevő és vonalkód kombináció. Ha ekkor sem sikerül egyértelműen azonosítani a terméket, de a talált termékek olyanok, hogy a legrövidebb termékkód illeszkedik az összes többi termék kódjára , akkor a legrövidebb termékkódhoz tartozó terméket veszi fel a rendelésre ( pl.  alaptermék kódja: 54321, változat kódja: 54321/1 vagy 54321-Karácsony.)

• Miután a terméket sikerült azonosítani, a termékben rögzített ÁFA alapján kitölti a tétel ÁFA mezőit. 

• Ha a rendelés fájlban érkezhet mennyiségi egység, ami áttöltődik a rendelés tételbe. Ha ez elmarad, akkor a termék alapértelmezett kitárolási egységét tölti be. 

• Ha rendelés fájl tartalmaz nettó egységárat, akkor azzal veszi fel a tételt, ennek hiányában nullás árat használ.

A folyamat következő lépése a kiszedési lista, a szállítólevél, majd a számla kiállítása. 

Számla küldés

a Szállítási információk altabon az alábbi mezők kitöltése szükséges:

• megrendelés azonosítója: vevői rendelésen szereplő partner rendelési szám – ezt a rendszer automatikusan kitölti, amennyiben a Kiszállítás felületen a szállítási információk alfülön kitöltjük az adatokat.

• szállító: szállító azonosítója, minden partnerhez eltérő szállítóazonosító tartozik. Manuálisan szükséges rögzíteni.
• szállítólevél azonosítója (A Kiszállítás felületről vagy a Kapcsolódó bizonylatok alfülről kimásolható)
• szállítás dátuma/szállítólevél dátuma: automatikusan kitöltött 

_{Számla - Szállítási információk alfül} 

Ha a számla létrehozása valamilyen okból nem sikerülne, akkor a számlát nemm engedjük lezárni, a hiba okáról üzenet figyelmeztet:

_{Hibaüzenet hiányzó Szállítólevél szám esetén}

Hibás számlaküldés (fájl hiba) esetén hibaüzenet nem érkezik, a hiba az EDITEL-nél fog jelentkezni az adatok fogadásakor.

EDI számla XML fájl megtekintése

Ha engedélyezve van az interfész és a számlán szereplő partnernél be van állítva az EDI számla küldés, akkor a számla lezárásával létrehozunk egy  XML fájlt. Ezt a Pénzügy/Számla szerkesztése felületen a Továbbiak lenyíló listából az EDI XML Letöltésére kattintva tölthetnek le.

_{EDI XML letöltése Pénzügy-Számla szerkesztése felületről}

A képernyő alján megjelenő letöltésre kattintva megnyitható az XML fájl.

Javított EDI számla ismételt elküldése

Ha elküldtünk egy EDI számlát a szolgáltatónak ám ő nem tudta továbbítani (pl: hibás GLN kódot tartalmazott) akkor nem szükséges a számla sztornózása és ismételt elkészítése. 

Hibás GLN kód esetén például be kell lépni a Partner/Partner szerkesztése felületre és az Elérhetőségek alfülön a Címeknél a GLN kódot javítani kell, majd belépni a számla szerkesztő felületre, és megnyomni a továbbiak EDI XML letöltése gombot. A fájl generálása után ezt a fájlt külön kell megküldeni a szolgáltatónak az általa meghatározott csatornán. Pl. e-mail.

Jogosultság