Bevezető

Nyitó importok segítségével a rendszerben történő főkönyvi és analitikus nyitás gyorsan elvégezhető. A nyitás funkciókat csak a rendszer indulásakor kell használni, a későbbi években az üzleti év nyitása/zárása használandó.

Főkönyvi nyitás

A főkönyvi nyitást a Pénzügyi alapadatok / Naplókönyvelés menüpontban kell elvégezni. A nyitáshoz használt mintafájl innen letölthető, a tartalma megegyezik egy normál vegyes könyvelésnél használt fájlal.
A nyitó adatokat a nyitó naplóba kell felvenni. Igény szerint a vevő/szállító adatokat akár tételesen is meg lehet nyitni.

Vevő- szállító nyitás (analitika)

A vevő és szállító számlák analitikus nyitása import fájlok segítségével történik. Az importálás folyamataként olyan „kézi" számlák jönnek létre a rendszerben, amelyeknek fejadatai töltve vannak, de csak technikai tételei vannak. A számlák csak az analitikába kerülnek be, könyvelés nem tartozik hozzájuk, az áfa bevallásba nem kerülnek.

Vevő-szállító számlák importálása

Ahhoz, hogy valaki láthassa a menüpontot, meg kell kapnia a Vevő és szállító számla importálás Jogosultságot.

Ezután a Pénzügy menüpont funkciói közt található meg:

Megnyitáskor első teendő, hogy mind a Vevő, mind a Szállítói számlákhoz szükséges excel mintát letöltsük.

• Vevői számla export
• Beszállítói számla export

A megkapott excel dinamikusan változik aszerint, hogy a rendszerben milyen értékkel vannak felvéve ÁFA kódok és dimenziók.

Értékek töltése

A kitöltéshez szükséges, hogy minden megadott értéket a rendszerből pontosan írjunk ki, különben hibaüzenetet kapunk, hogy nem találj az értéket. (a hibaüzenetben megírja, hogy melyik sor – melyik oszlopában lévő érték nem valós)

• Fizetési mód/ Fizetési feltétel
• Pénznem
• Szállítókód
• Szállító
• Dimenzió értékek

A rögzítést úgy kell elképzelni, mintha a számlák ÁFA összesítőjét rögzítenénk. Nem soronként kell rögzíteni, hanem ÁFA kódonként. Ha egy számlának csak 27%-os ÁFA-val van tétele, akkor a teljes Nettó értéket a 27% - Nettó érték oszlopba kell írni és a többit üresen kell hagyni.
Ha van rajta 5% és 27% is, akkor a példa: 5% - Nettó érték oszlopba 1500, a 27% - Nettó érték oszlopba 10000 – a többi Áfás oszlop üres. Ebben az esetben a
Nettó összeg: 11500
Bruttó összeg: 14275

Hátralék

Amennyiben a Hátralék 0 – a rendszer megállítja az import folyamatot – hisz csak nyitott számlák betöltésére szolgál a funkció.
Ha a Bruttó összeg és a Hátralék megegyezik, akkor a számla Kiegyenlítetlen státuszt kap.
Ha a Bruttó összeg nagyobb, mint a Hátralék, de a Hátralék nem nulla, akkor a számla Részben kiegyenlített státuszt kap és egy technikai kiegyenlítést a Bruttó összeg és a Hátralék különbözetével.
Ezek az importált számlák és a hozzájuk tartozó részkiegyenlítések a Vevő – szállító analitikában is helyesen megjelennek.

Kiegyenlítések

A SMART ERP-ben később ezek az importált számlák hátraléka megjelenik a bankban, így könnyen kiegyenlíthető (akár utólagos összepontozással is)

Importált kötegszám – importált számlák törlése

Az importáláskor az importált „köteg" kap egy sorszámot (adott nap + egy szám, hogy hanyadik aznap).
Erre a számra később le lehet kérdezni és lehet törölni – amennyiben hibásak az értékek.

A Vevő listanézeten és a Szállítói számla listanézeten lehet a számlákat egyesével törölni, az import felületen csak tömegesen:

Egyezőségek

Az összes importált számla megjelenik a számla listákban, vevő-szállító analitikában, a kintlevőségek között. A nyitott számlák egyenlegének meg kell egyezni a főkönyvi nyitás során felvitt egyenleggel.

Könyvelés import

Azért, hogy a könyvelés és a mögöttes analitika ne térjen el, nem elég a számlákat ezen a felületen importálni, hanem magát a könyvelést a Naplókönyvelés Import funkciójával kell betölteni. (Nyitó napló adott év 01.01.-jére)

Áfa nyitás

Amennyiben olyan számlák is importálásra kerültek, amelyeknek az ÁFA tartalma januárra vonatkozna (első hónap a SMART ERP-ben), akkor azt VEGYES könyveléssel lehet megtenni.
A VEGYES könyvelés esetében van arra lehetőség, hogy egy tetszőleges átvezetési számlával szemben csak az áfát könyveljük és ez megjelenjen az ÁFA analitikában is.

Bank nyitás

A főkönyvi nyitás mellett a banki felületen is fel kell venni a nyitó egyenlegeket.
Minden bank esetén az első kivonaton a nyitó egyenleg szerkeszthető, ide kell felvenni a megfelelő nyitó értéket forintban vagy devizában. Csak az első kivonat nyitó egyenlege szerkeszthető, további kivonatok rögzítése után a nyitó egyenleg nem felülírható.

Tárgyi eszköz nyitás

A Tárgyi eszközök menüben az Excelfájl importálás gomb megnyomásával nyitó/új tárgyi eszközöket lehet felvenni a rendszerbe. A nyitás dátumát folyamati paraméterben szükséges megadni:
FIXED_ASSET_IMPORT_OPENING_TRANSACTION_DATE_FROM_FIRST_PERIOD– konzulens állítja be (beállítva)
Az első tárgyi eszköz időszak: 2020.01
Kötelezően kitöltendő mezők - nyitás és aktiválás:

• Név
• Szállító kód: Smartfrontban lévő szállítókód
• Szállító név
• Bekerülési érték
• Beszerzés dátuma
• Aktiválás dátuma
• Tárgyi eszköz csoport
• Telephely
• Bizonylatszám
• Leírási mód SZTv: lehetséges érték: Lineáris, Degresszív, Azonnali
• Leírási kulcs SZTv: Kötelező ha a leírási mód: Lineáris, Degresszív
• Leírási mód TAO: lehetséges érték: Lineáris, Azonnali
• Leírási kulcs TAO: Kötelező ha a leírási mód: Lineáris

Kötelezően kitöltendő mezők - nyitás:

• Nyitó nettó érték SZTv
• Értékcsökkenés egyenleg SZTv
• Nyitó nettó érték TAO
• Értékcsökkenés egyenleg TAO

Opcionális mezők:

• Nyilvántartási szám: ha nincs megadva, generáljunk
• Fejlesztési tartalék
• Maradványérték
• Gyártási év
• VTSZ
• Mennyiség
• Leltári szám
• Gyári szám
• Támogatási arány
• Dimenziók

Az importált eszközökön az importált checkbox aktív
A nyitás dátumára lekért leltár tartalmazza a nyitó bruttó, écs, nettó értéket
Az importált eszközöket, ha még nincsen feladott tárgyi eszköz időszak, akkor lehet törölni az importált tárgyi eszköz törlése gomb megnyomásával