SF – ÁFD – Irat és Workflow kezelés folyamat
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
|
...
| Info | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||||
| Info | |||
|---|---|---|---|
| |||
Tartalomjegyzék
|
| Info | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| |||||||||
|
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
BevezetőJelen dokumentáció a vállalati iratok, ügyviteli folyamatok SMART ERP-ben történő kezelésének folyamatát mutatja be. A workflow rendszer biztosítja a vállalat dolgozói számára, hogy a megfelelő információ a megfelelő időben a megfelelő munkatársak rendelkezésére álljon. A workflow kialakításával az automatizált folyamatoknak köszönhetően a hibalehetőségek száma csökken, ha mégis probléma merül fel, az könnyen nyomon követhető. Emellett jóváhagyási folyamat is beépíthető a rendszerbe, ami leszabályozza a vállalat működését. A rendszer bevezetésével a cégnél áttekinthetővé válnak az üzleti folyamatok, az automatizáltságnak köszönhetően a szervezet korábbi munkafolyamatai felgyorsulnak. A jó folyamat kialakítása és alkalmazása szinte bármilyen területen használható, és segít a vállalatnál zajló változásokat rugalmasan követni, mivel a jogosultsággal rendelkező felhasználók által könnyedén átparaméterezhető[1], vagy újabb folyamat vehető fel a rendszerbe. A fentiek eredménye hatékonyabb munkaszervezés, kevesebb elveszett információ. |
...
Iratkezelő paraméterezéseA munkafolyamat vezérlés alá vont elemek felsorolására szolgáló menüpont, a különböző típusú workflowk alapadatai adhatók meg. A bal felső sarokban található |
...
Először is elengedhetetlen a rendszer paraméterezése ahhoz, hogy később használható legyen a rendszerben a felépített folyamat.
A beállításokat követően egységesen az Iratkezelő menüben érhető el az iratok feltöltése és kezelése. |
...
...
Workflow típusok kialakítása |
...
MenüpontA workflow típusok kialakítását az Irat és Workflow kezelés > Konfiguráció > Workflow típus menüpontban lehet megtenni |
...
. |
...
Az általánosságban használt funkciógombok listáját az SF_ÁFD_Rendszer általános használata dokumentáció 3. pontja az “Általános funkciógombok” rész tartalmazza.
...
Workflow típus felvételeElső lépésként a rendszerben nyilvántartani kívánt dokumentum típusokat kell rögzíteni, ezt az “Új” gomb segítségével lehet megtenni. Dokumentumok típus Workflow típus megfeleltetés: Lényege, hogy melyik típust akarjuk majd iktatni.
|
...
Az“Új” gombra kattintva felugró szerkesztő képernyőn a következő mezőket kell kötelezően megadni:
Nem kötelező mezők:
Továbbá lehetőség van alapértelmezett értéknek beállítani a jelenleg szerkesztett workflow típust, ekkor automatikusan ezt jeleníti meg egy új irat iktatásakor. A beállított értékek a “Mentés” gomb megnyomására tárolódnak el. Az iktatószámhoz kapcsolódó adatok (Bizonylatszámok rész) az Adminisztrációs alapadatok > Bizonylatszámok fülére is bekerülnek.
Mentést követően a meglévő workflow típus esetében a típusra duplán kattintva, vagy az Adminisztrációs alapadatok > Bizonylatszámok fülön érhető el a szerkesztő felület és végezhetőek el az esetleges módosítások. Amennyiben a SMART ERP-ben több céggel rendelkezik az ügyfél, ekkor van mód a cégenkénti eltérítésre a Workflow típusok esetében. |
...
|
...
Amennyiben a beállítás a több céges működést képezi le, abban az esetben a Workflow típus felületen megjelenik az “Engedélyezett cégek”fül, ahol ki lehet választani, hogy az egyes típusok melyik cégben legyenek elérhetőek.
2. ábra: Több céges működés engedélyezése Amennyiben mindegyik cégben használni akarjuk a felvett típust, akkor mindegyik lehetőséget be kell pipálni. Viszont ha valamelyik cégnél meg akarjuk szüntetni ezt a típust, akkor csak ki kell venni a pipát, majd a változásokat a Mentés gombbal tudjuk rögzíteni a rendszerben. |
...
Workflow státuszok kialakítása |
...
MenüpontA típusok kialakítása után rögzíteni kell a rendszerben az iratkezelési folyamatban előforduló státuszokat az Irat és Workflow kezelés > Konfiguráció > Workflow státusz menüpontban. Ezeket az előre beállított státuszokat fogja később a rendszer használni az egyes átmeneteknél. Pl: Ha a kezdő státusz az új, akkor az irat “Új” státuszban jön létre.
3. ábra: Workflow státusz megjelenítése az iktatás során
|
...
|
...
Státusz felvételeÚj Workflow státusz felvételét az “Új” gombra kattintva lehet megtenni. Az“Új” gombra kattintva felugró szerkesztő képernyőn a következő mezőket kell kötelezően megadni:
Nem kötelező mezők:
A változtatások a “Mentés” gomb megnyomására hajtódnak végre. Meglévő workflow státusz esetében a státuszra dupla kattintással elérhető a szerkesztő felület és végezhetők el az esetleges módosítások.
|
...
|
...
5. ábra: Státusz inaktiválva |
...
Státusz újra aktiválásaInaktív státusz ismét aktívvá tehető, szerkesztésre megnyitva a státuszt, kattintsunk az “Aktiválás“ gombra a képernyő bal oldalán.
6. ábra: Státusz újra aktiválása |
...
Workflow paraméterezés |
...
MenüpontA típusok, státuszok kialakítása után következhet a munkafolyamat összeállítása az Irat és Workflow kezelés > Workflow paraméterezés menüpontban. Elsőként ki kell választani a képernyő felső részében lévő legördülő mezőből “Típus”-t és azon belül a “Dokumentum típus”-át, amelyhez be szeretnénk állítani az egyes státuszok esetében elvégezhető tevékenységeket, és a mezők láthatóságát, szerkeszthetőségét, kötelezőségét.
7. ábra: Első lépés: Típus és Dokumentum típus kiválasztása A státuszoknál a Kezdő típusúra állított státusz automatikusan megjelenik mindegyik dokumentum típusnál. Ez után az egyes státuszokhoz tartozó tevékenyésgeket és validációkat kell felparaméterezni. Második lépésként a kezdő státuszra kell kattintani, hogy a további paraméterezést el lehessen végezni. (Esetünkben az “Új” státusz a kezdő státusz)
8. ábra: Második lépés: Kattints a kezdő státuszra, hogy a további paraméterezést el tudd végezni (A kép illusztráció, itt már egy teljesen felparaméterezett Workflow látható. Először csak a kezdő státusz jelenik meg.) |
...
Tevékenységek felvételeAz egyes státuszokban végezhető tevékenységek funkciógombként jelennek meg az Workflow kezelés / Iratkezelőmenüpontban, az irat szerkesztési képernyőjén, vagy további funkciókat engedélyeznek a felhasználóknak. Harmadik lépésként a kiválasztott státusz során állva (jelen esetben az “Új”), a Tevékenységek fülön az |
...
9. ábra: Harmadik lépés: Új tevékenység megadása Adatbeviteli mezők:
|
...
Tevékenység-típusok:
|
...
Tevékenységekhez értesítések és jogosultságok beállításaMiután felvettük az adott státuszhoz tartozó tevékenységeket, negyedik lépésként a tevékenységekhez meg kell adni a jogosultságokat. Ez azt jelenti, hogy meg tudjuk határozni szerepkör, illetve Felelős szinten, hogy kinek legyen joga az adott tevékenységekhez, továbbá az értesítéseket is itt tudjuk beállítani. |
...
A státuszra történő dupla kattintás után a következő felület érhető el:
10. ábra: Értesítések és jogosultságok szerkesztése |
...
Értesítések paraméterezéseÉrtesítéseket csak státuszváltás esetén lehet paraméterezni. Értesítések alatt lehetőség van a “Hozzáadás” gomb megnyomásával azt a felhasználót, vagy szerepkört kiválasztani, akitől a következő státusz ellenőrzését várja a felhasználó, illetve a Dokumentum szerepének beállítására is lehetősége van (Felelős/Jóváhagyó/Létrehozó). Egyszerre több szerepkör is megadható.
11. ábra: Értesítések paraméterezése
Amennyiben nincs szükség az értesítésre a továbbiakban, akkor a “Törlés” gombbal meg tudjuk szüntetni azt. |
...
Jogosultságok paraméterezéseAz itt megadott jogosultságokkal lehet szabályozni, hogy a kiválasztott tevékenységhez ki férhet hozzá, vagy láthatja a funkciógombot. Ezt meg lehet határozni szerepkör szinten, és felelős szinten is egy személyben. Amennyiben a felelős jelölőnégyzetet bepipáljuk, (a szerepkör mező inaktív lesz) majd a Hozzáadás gombot megnyomjuk az összes rendszerben lévő felhasználót az Iratkezelőben az iktatás során a “Felelős” mezőben ki fogjuk tudni választani, de a mezőben egyszerre csak egy felhasználó szerepelhet, ami azt eredményezi, hogy egy emberhez tudjuk hozzárendelni a tevékenységet. (Pl. az adott ember aki a Felelős mezőben van, csak ő hagyhatja jóvá a dokumentumot.)
Ha hozzáadtuk a Felelőst a kiválasztott tevékenységhez a következőképp fog megjelenni a felületen:
12. ábra: Felelős hozzáadva Ha szerepkört adunk hozzá a tevékenységhez, akkor csak azok a felhasználók fogják látni / használni az előbbiekben felvett tevékenységhez tartozó funkciókat, akik ehhez a szerepkörhöz vannak rendelve. Minden egyes státuszt felelőshöz és / vagy szerepkörhöz kell rendelni, ahhoz, hogy megadjuk, hogy kik kezelik az iktatás adott folyamatát. Egyszerre több szerepkör is megadható. Tevékenység felvétele / mentése után, újra dupla kattintással megnyílik a tevékenység szerkesztő ablak és a képernyőn a Jogosultság alatt “Hozzáadás” gombbal van lehetőség kiválasztani a kívánt szerepkört.
Ha hozzáadtuk a szerepkört a következőképp fog megjelenni a felületen:
13. ábra: Szerepkör hozzáadva Van lehetőség Felelőst és Szerepkört is hozzáadni az adott tevékenységhez, ebben az esetben a Felelős mezőbe beállított személy és a szerepkörbe rendelt személyek is megtekinthetik és iktathatják a dokumentumot. Amennyiben nincs szükség már a felvett értesítésre, vagy jogosultságra, akkor mind a két panelben megjelenik a “Törlés” gomb, amellyel el lehet távolítani a nem kívánt sorokat. A panel jobb alsó sarkában található “Mentés” gombbal tudjuk elmenteni a tevékenységre vonatkozó változásokat. A mentést követően módosításra úgy van lehetőség, hogy az adott tevékenység sorára duplán kattintva, ugyanez a szerkesztő felület jön fel. A megfelelő módosítások elvégzés után “Mentés” szükséges. |
...
Validációk felvételeA “Validációk” fülön az adott státuszokban megjelenő mezőket tudjuk paraméterezni, ezen felül is azt, hogy mely mezők legyenek láthatóak, szerkeszthetőek, vagy kötelezőek. |
...
Az új validáció gombbal van lehetőség felvenni az iktatás során használni kívánt mezőket. Ekkor a következő ablak jelenik meg:
15. ábra: Új mező választó ablak Fülek:
A változtatás a “Mentés” gomb megnyomásával tárolódik el. Amennyiben valamely, már beállított validáción módosítani kell, akkor az adott validáció sorára duplán kattintva, ugyanez a szerkesztő felület jön fel a megfelelő módosítások elvégzése után “Mentés” szükséges.
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
A validáció fülön beállított mezők a következőképp jelennek meg:
16. ábra: Validációk (mezők) |
...
A fenti képen látható mezők, a következőképpen jelennek meg az iktatás során:
17. ábra: Iktatás során rögzített validációk (mezők) |
...
...
Iratok kezelése |
...
MenüpontAz Irat és Workflow kezelés > Iratkezelő menüpontban van lehetőség az iratok feltöltésére, és a beállított folyamaton való végigvezetésére. A menüpontba lépve lista jelleggel jelennek meg a már feltöltött iratok. A képernyő felső részén lehetőség van szűrni a megjelenítendő iratok körére, természetesen azon iratok közül, amiknek a megtekintéséhez van jogosultsága az aktuális felhasználónak.
18. ábra: Iratkezelő listanézet |
...
Új irat feltöltéseAz Iratkezelő menüpontban az “Új” gombra kattintva megjelenő szerkesztő felületen lehet feltölteni az iratot, és rögzíteni a hozzá tartozó adatokat. Legelőször a Dokumentum típusát kell kiválasztani a legördülő mezőből. (pl.: Szolgáltatási számla, Beszállítói számla, Általános működési számla, Szerződés stb.). A dokumentum feltöltését a “Tallózás” gombra kattintva a Számítógépről a Fájl kiválasztásával lehet megtenni.
Ez után kell kitölteni a többi releváns adatmezőt, majd a változtatások a Mentés gomb megnyomására tárolódnak el. A mentést követően három beépített funkciógomb jelenik meg:
Ezen túl azok a funkciógombok jelennek meg a felületen, amelyet a paraméterezés során beállításra kerültek.
19. ábra: Dokumentum feldolgozása – státusz módosítások
A folyamatban lehetőség van Beszállítói számlát készíteni a rendszerben a Beszállítói számla készítés gombbal. Ekkor az Iratkezelőben megadott beviteli mezőkben rögzített adatokat a rendszer automatikusan átmásolja a Beszállítói számla fej |
...
adataiba.
|
...
|
| Warning | ||
|---|---|---|
| ||
A BR szám mezőbe csak azok a partnerhez tartozó beszerzési rendelések jelennek meg, amelyeknél a beszállított mennyiség (raktárbevét) és a számlázott mennyiség különbsége nagyobb nullánál. Tehát még van nem számlázott tétel a beszerzési rendelésen. |
Ezután a Beszállítói számla készítése funkció gombra kattintva átkerül a felhasználó a Beszállítói számla készítése felületre, melyen már automatikusan megjelennek az Iratkezelőben kitöltött mezők adatai és azok a tételek, mik a beszerzési rendelésen rögzítésre kerültek és nem
...
számlázottak. Iratkezelés folyamata a Beszerzési rendeléstől a Beszállító számláig
Fülek:
|
...
Megjegyzés (Belső megjegyzések) Az iratokhoz hozzáférő személyek részére kialakítottunk egy kommunikációs platform[4]ot, amelyet a felület jobb oldaláról lehet megnyitni. A kis nyílra kattintva megjelenik a megjegyzés panel.
20. ábra: Dokumentum megjegyzések Megjeleníti az Irat képernyő Megjegyzés panelben gépelt üzeneteket ( |
...
szabad szöveges mező), valamint, hogy ki, mikor rögzítette. A @NÉV begépelésével lehetőség van a megnevezett személy részére üzenni, egyedi üzenetet létrehozni. A belső Megjegyzésekrőlautomatikusan egységes értesítést kapnak az érdekeltek. Ez az üzenet a megszólított felhasználónál az értesítések (Felhasználói beállítások > Értesítések menüpont) alatt, vagy a jobb felső sarokban a felhasználó piktogramjára [5]kattintva jelenik meg ( |
...
Beállítható a felhasználói profilnál, hogy az értesítésekről e-mailt is küldjön a rendszer, valamint egyénenként is fel lehet iratkozni adott irathoz, hogy értesítést kapjon a változásokról. További leírás az Értesítések kezelése |
...
részben. |
...
Jogosultságok beállítása |
...
MenüpontAz Iratkezeléssel kapcsolatos funkció-jogokat az Adminisztráció > Szerepkörök menüpontban lehet elérni, és beállítani. Itt az adott szerepkört kiválasztva dupla kattintással tudjuk megtenni. |
...
JogosultságokAmennyiben az adott szerepkörnek engedélyezni szeretnénk a menüpontot, akkor a képernyőn ki kell pipálni, ha nem, ebben az esetben üresen kell hagyni a jelölőnégyzetet. A Jogosultságok fülön lehet szabályozni, hogy az adott szerepkör milyen képernyőket lásson.
|
...
Funkció-jogosultság A Funkció-jogosultság fülön lehet szabályozni, hogy az adott szerepkör milyen jogosultságokkal rendelkezzen. Amennyiben az adott szerepkörnek engedélyezni szeretnénk a funkciót, akkor a képernyőn ki kell pipálni, ha nem, ebben az esetben üresen kell hagyni a jelölőnégyzetet. A következő funkciók érhetők el a termék esetében:
|