Bevezető A funkcióleírás célja, hogy a felhasználó megismerje a Beszállítói számla készítési folyamatának különböző variációit. Továbbá betekintést nyerhet abba is, hogy mely esetekben mely variációt célszerű választania a munkavégzés során. Szállítószámla rögzítési képernyő leírásaFunkció gombokA funkciógombok a képernyő felső részén helyezkednek el és az adott bizonylattal kapcsolatos műveletek elvégzésére szolgálnak.
 Image Modified
Beszállítói számla funkciógombok
 Image Modified
| A megkezdett bizonylattal további munkavégzés nem fog történni és a képernyőt be szeretnénk zárni. |  Image Modified
| A megkezdett bizonylattal eddig elvégzett munkát menteni szükséges, de továbbra is a bizonylaton szükséges dolgozni. |  Image Modified
| A bizonylattal további teendő nincs, így bekerülhet a könyvelésbe és az áfá-ba is. A lezárás fogja kiosztani a rendszerben használatos egyedi iktatószámát a bizonylatnak. |  Image Modified
| A le nem zárt státuszú Beszállítói számla törlése |  Image Modified
| A Beszállítói végszámlán előleg felhasználás tétel létrehozására szolgáló funkciógomb. |  Image Modified
| Meglévő számla adatai alapján egy új számla adatainak előtöltésére szolgáló funkció. Áruszámlák esetén a használat nem ajánlott! |  Image Modified
| A gomb segítségével lezárt státuszból mentett státuszba való visszaléptetésre szolgál. Ekkor a számla kikerül a főkönyvből is és az áfából is. |  Image Modified
| A bizonylaton elvégzett módosítások érvénybe léptetése |
Altabok
 Image Modified
Beszállítói számla képernyő altabjai
- Tételek: A beszállítói számla tételeinek felrögzítésére szolgáló felület.
- Kapcsolódó bizonylatok: Amennyiben a beszállítói számla más bizonylatból lett elkészítve, akkor a bizonylatok között kapcsolat jön létre és ezen a felületen ez a kapcsolatrendszer tekinthető meg.
- Csatolt fájlok: A beszállítói számlához Iratként kapcsolt nyomtatványkép megtekintése
- Történet: A beszállítói számla objektumon elvégzett módosítások historikus listázása.
- Kifizetések: A beszállítói számlához tartozó kifizetések megtekintése. Amennyiben technikai kifizetést (nem bank és pénztár) szeretnénk a számlához kapcsolni, az itt tehető meg.
- Kontírtételek: Lezárt státuszú számla Naplókönyvelésének tételei tekinthetők meg.
- Áfa analitika: A lezárt státuszú számla áfa tartalmának megtekintésére szolgáló felület.
Szállítószámla rögzítés folyamat lehetséges variánsaiAz árut vagy az árut és szolgáltatást vegyesen tartalmazó beszállítói számla rögzítésénél három különböző esetet különböztetünk meg, attól függően, hogy a beszerzést megelőzte-e beszállítói rendelés felvétele, illetve, hogy a beszállítói számlát rögzítő felhasználónak mely képernyőkhöz van a rendszerben hozzáférés jogosultsága: - (Beszerzési rendelés) > Raktárbevét > Beszállítói számla
- (Beszerzési rendelés) > Raktárbevétek > Beszállítói számla
- Raktári kiadás (visszáru) -> Jóváíró számla
Áruszámla rögzítésének folyamatához használható Jogosultságok/ funkció jogosultságokJogosultság | Funkció jogosultság | Működés/ Tanács | Pénzügy/ Beszállítói számla | Könyvelés módosítás | Csak könyvelőnek adjuk meg. | Pénzügy/ Beszállítói számla | Módosítás | Visszanyitott számlán történt módosítás érvénybe léptetése. Kizárólag könyvelőknek ajánlott. | Pénzügy/ Beszállítói számla | Beszállítói számla lezárás | Ha van könyvelés, akkor a könyvelőnek adjuk meg, egyéb esetben pénzügyi vezetőnek | Pénzügy/ Beszállítói számla | Beszállítói számla visszanyitás | Ha van könyvelés, akkor a könyvelőnek adjuk meg, egyéb esetben pénzügyi vezetőnek | Pénzügy/ Beszállítói számla | Beszállítói számla könyvelési dimenziók módosítása | Kontrollingnak adjuk meg. | Pénzügy/ Beszállítói számla | Beszállítói visszáru készítése | Logisztikának adjuk meg. | Pénzügy/ Beszállítói számla | Beszállítói számla kifizetések fül | Csak a pénzügynek, esetleg könyvelésnek adjuk meg. | Pénzügy/ Beszállítói számla | Előleg tétel áfa szerkesztése | Könyvelésnek adjuk meg. | Pénzügy/ Beszállítói számla | Közösségi áfa | Könyvelésnek adjuk meg. |
Szállítószámla rögzítéseSzállítószámla rögzítése raktárbevétbőlEsettanulmány(ok): - A beszállító egy szállítólevélen szállítja le a megrendelt árukészletet, amely szállítólevélről egy darab számlát állít ki.
- A beszállító egy szállítólevélen szállítja le a megrendelt árukészletet, amely szállítólevél tételeiről több szállítószámlát fog kiállítani.
| Warning |
|---|
| Időben először a megrendelt árukészlet raktárba bevételezése történik meg, amelynek a bizonylata a Raktárbevét. Amikor a bevételezés befejeződött, a logisztika lezárt állapotra állítja a raktárbevétet. A lezárt állapotú raktárbevétből a Logisztika/Pénzügy/Könyvelés két különböző ablakból is el tudja indítani a beszállítói számla rögzítését jogosultságtól függően. Fontos megjegyezni, hogy a Beszállítói számla készletet semmilyen formában nem mozgat! |
Jogosultságkezelés szempontjából eldöntendő, hogy mely területen dolgozó kolléga fogja megkezdeni a számla rögzítését. Amennyiben a pénzügy érkezteti a postát, veszi fel az Iratok közé a nyomtatványt, akkor ő fogja a szállítólevél szám alapján megkeresni (ha az feltüntetésre került a számlán) a raktárbevétet. Jogosultság hiányában értesítést küld az ERP Feladatkezelő rendszerével a Logisztika számára, hogy készítse el a számla piszkozatát.
Jogosultság kezelés két lehetséges esete:
- Pénzügy nem kap hozzáférést a Készlet modulhoz. A Logisztika kap korlátozott hozzáférést a Beszállítói számla funkcióhoz. A Logisztika felvételi joggal rendelkezik, de Lezárási jogosultságot nem kap.
- A Pénzügy kap jogosultságot a Készlet modulhoz, ő indítja el a Számla készítést.
Az alábbi kép szemlélteti azt, hogy a Raktárbevét képernyőről az adott raktári bevétet kikeresve és megnyitva az ott található funkciógombok közül a Beszállítói számla készítése gomb segítségével indítható el a Beszállítói számla rögzítése:
 Image Modified
Számla készítése a raktárbevét objektumból
Az alábbi kép pedig azt szemlélteti, hogy a Raktárbevét listanézetről a lista szűrései segítségével az adott raktári bevétet kikeresve a Számla funkciógomb segítségével indítható el a Beszállítói számla rögzítése:
 Image Modified
Számla készítése a Raktárbevét listanézetből
A számla készítése gomb után az ERP megnyitja a Beszállítói számla szerkesztése képernyőt és a Raktárbevét rendelkezésre álló adatai alapján előtölti azt adatokkal:
- Teljesítés dátuma a raktárbevét dátuma lesz.
- Árfolyam: devizaszámla esetén a teljesítéskor érvényes árfolyam.
- Tételek és azok egységára, nettó, bruttó értéke és áfája.
- Kontrolling használata esetén a könyvelési dimenziók.
 Image Modified
Új státuszú Beszállítói számla
A fej adatok kitöltése után a tételeknél további műveletek végezhetők el:
- Amennyiben a számla a raktárbevét egy részéről szól, akkor a nem számlázott tételek kijelölés után törölhetők a Tételek altabon található Törlés gombbal.
- Amennyiben a számla szolgáltatást, pl. szállítást, raktározást is tartalmaz, akkor a Hozzáadás gombbal új tétel vehető fel.
 Image Modified
Tételek törlése és hozzáadása a beszállítói számlán
- A tételek módosítása után a számla végösszege újraszámolódik.
| Warning |
|---|
| Amennyiben a számlán található egységárak nem egyeznek meg a raktárbevéten használt egységárakkal, akkor a program a számla lezárásakor a raktárbevéten használt egységárat felülírja. |
Szállítószámla rögzítése több raktárbevétbőlA Raktárbevét listanézeten a szűrések segítségével a Számlázott bizonylatokat egy képernyőre hozzuk. A sorok elején található pipák segítségével kijelöljük őket és a Számla gomb megnyomásával elindítjuk a számla rögzítési folyamatot. A számla ebben az esetben nem gyűjtőszámla lesz, egy teljesítési dátummal fog rendelkezni, időben az utolsó bevételezés dátumát fogja átvenni a Teljesítés dátumba.
 Image Modified
Beszállítói számla több raktárbevétből
Egy raktárbevéthez kapcsolódó több Beszállítói számlaElőfordulhat olyan eset, amikor a Beszerzési rendelésen szereplő tételek maradéktalanul megérkeznek a raktárba, és bevételezésre kerülnek, azonban a Beszállítói számla nem arról a mennyiségről szól, amit bevételeztünk. Ebben az esetben van lehetőség a Raktárbevétből készített Beszállítói számla felületén a mennyiséget változtatni. Egy raktárbevétre mindaddig lehet Beszállítói számlákat készíteni, amíg a raktárbevéten szereplő mennyiség rendelkezésre áll. A soron következő számlánál már csak a fennmaradó mennyiséget fogja hozni a rendszer. Példa: - lépés : Beszerzési rendelésünk 10 db-ról szól
 Image Added
Beszerzési rendelés felület
2. lépés: Készítünk egy raktárbevétet a 10 db-ról:
 Image Added
Raktárbevét felület
3. lépés : Készítünk a raktárbevétből egy beszállítói számlát, de csak 3 db tételről majd zárjuk le a számlát.  Image AddedSzámla tételen darabszám módosítása
4. lépés: A raktárbevétből készítendő következő Beszállítói számlán már csak 7 db látszik:
 Image Added
Több beszerzési rendelés - egy raktárbevét - egy számlaAmennyiben több beszerzési rendelést érintő tételek érkeznek meg egyszerre a raktárba, van lehetőségünk arra, hogy egy olyan Új normál bevétet készítsünk - a Tételek alfülön a Tétel hozzáadás BR-ről gombot megnyomva - amely több beszerzési rendelést tartalmaz. Ebből a raktárbevétből a korábban bemutatott módon is készíthető 1 db számla.
Készletre adott előleg felhasználása Beszállítói számlánA készletekre adott előleg felhasználása az Új státuszban lévő Beszállítói számlán az Előlegfelhasználás funkciógomb segítségével történik.
 Image Modified
Készletre adott előleg felhasználása
A számla nyomtatványképének a Beszállítói számlához kapcsolásaA Csatolmányok altabon a Hozzáadás gombbal lehetőség van az Iratok közé korábban már felvett dokumentumot/számlaképet csatolni.
Amennyiben az Iratok közé nem lett felvéve a számlakép, akkor a tallózás majd Feltöltés gombbal ezen a felületen is lehetőség van feltölteni.
 Image ModifiedIrat és Beszállítói számla összerendelése
RiportokRendelt és számlázott mennyiségA megrendelt és számlázott mennyiség összehasonlítására a Beszerzés -> Beszerzés rendelés tételek lista „Mennyiség" és „Számlázott mennyiség" oszlopainak összehasonlítása szolgál.
 Image Modified
Berendelt készletek
Beszerzési árak, szállítói árajánlatok, beszerzési rendelés árainak ellenőrzése | 
